Mindenki olyan nyomtatót szeretne, ami jól, olcsón és gyorsan nyomtat, emellett gazdaságosan és könnyen üzemeltethető. Ha ilyen készüléket kérünk az eladótól, akkor bizony további kérdésekre számíthatunk, amikre lehet, hogy nem vagyunk felkészülve. Leginkább azért nem, mert sokszor még üzleti használatra is ötletszerűen, a határidők szorításától hajtva, egy elhamarkodott „tuti” tippre hallgatva tudjuk le a vásárlást, így a beszerzés megítélése utólag sokszor legalábbis kétséges. Most tíz rossz állításon keresztül igyekszünk segíteni abban, hogy legközelebb átgondoltabban válasszunk printert otthoni általános használatra vagy irodába.

1. Csak az ár számít

Csábító ajánlatokkal szembesülünk katalógusokban, webáruházakban, de nem minden esetben egy húszezer forintos USB-s lézernyomtató a legjobb megoldás. Ezek a marketingajánlatok szükségszerűen az előnyökre szorítkoznak, ezért csak akkor engedjünk a csábításuknak, ha kifejezetten ilyen készüléket kerestünk amúgy is, mert már előre, több szempontból megfontoltuk a beszerzést.

Az ár mellett nagymértékben (sokszor többszörösen) számít az, hogy mennyit kell költeni üzemeltetés során a kellékanyagokra és a szervizre. A terhelhetőség, a szolgáltatások és bővíthetőség pedig közvetve játszanak majd szerepet abban, hogy mennyire gondolunk majd jó szívvel a készülékre. Általános elv, hogy a drágább nyomtatók jobban terhelhetők és/vagy olcsóbban üzemeltethetők. Egy olcsóbb választással így akár a berendezés árának többszörösét költhetjük évente kellékanyagra már havi pár száz oldal nyomtatása mellett is.

2. Csak a kellékanyag-költség számít

Könnyű átesni a ló túloldalára. Ilyenkor az oldalköltséget kiáltjuk ki mindennél fontosabb tényezének, majd ez alapján választunk. Pedig valójában az üzemeltetés és beszerzés együttes, mindent magába foglaló költsége (TCO – Total Cost of Ownership, teljes birtoklási költség) a fontos, ez pedig a bekerülési árat, a kiegészítők, valamennyi későbbiekben megvásárolandó kellékanyag (toner, tinta, papír) és szervizanyag (hengerek, fejek, kopóalkatrészek) árát, az áram- és a szervizköltségeket is tartalmazza. Mindent, a nyomtató teljes élettartamára vonatkozóan.

Ha csak havonta nyomtatunk három szöveges oldalt, akkor egy agyonakciózott mono lézer- vagy LED-nyomtatóval akkor is jól jövünk ki, ha a mellékelt toner csupán pár száz oldalra elegendő, és a cseréje majdnem annyiba fáj, mint maga a nyomtató. Ennek oka az, hogy ilyen minimális terhelés mellett hosszú évek alatt sem lesz szükség cserére, a magas kellékanyag-oldalköltséget kompenzálja az alacsony induló ár.

3. Létezik legjobb technológia

Ahogy a Smart motorja sem összehasonlítható a kamionéval, úgy a nyomtatóművek, technológiák között sem hirdethetünk abszolút győztest. A lézer- és LED-nyomtatók olcsó papíron is magas kontrasztot hoznak, ami marketinganyagok készítésére is alkalmassá teszi őket. Fotók nyomtatásához viszont messze jobbak a tintasugaras vagy hőszublimációs konstrukciók.

Gazdaságosság oldaláról ma már vegyes a helyzet. Egyes üzleti tintasugarasok igen takarékosak lehetnek havi 1-2 ezer oldalas terhelésig, de az ennél komolyabb volumenhez már csak vállalati lézeres és LED-es nyomtatók között találunk igazán alkalmas darabokat.

4. Bírja a kicsi is

A gyártók egy célzott feladatra, terhelésre méretezik készülékeiket. Ha a hivatalosan megadott értékeket rendszeresen túllépjük, azzal egyrészt elveszíthetjük a készülékre adott garanciát, másrészt a főalkatrészek hamar meghibásodhatnak. Az sem mellékes, hogy a túlzott kopástól megbízhatatlanná válik a nyomtató, ezzel fennakadásokat okozva a munkában.

Irodai igények mellett már mindenképpen érdemes vásárlás előtt ellenőrizni, hogy az adott modell havonta hány oldal kinyomtatására alkalmas. Sok gyártó csak a maximális terhelhetőséget adja meg, amit csak egyszer érhet el a készülék hivatalos élettartamán belül garanciavesztés nélkül, ezért nézzünk utána az ajánlott terhelésnek.

5. A szolgáltatások nem fontosak

Nem mindig elegendő a legolcsóbb, egyfunkciós printer (SFP). A multifunkciós képességek, a duplex vagy a nagy érintőképernyő, a Wi-Fi, az LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) támogatása, a beépített alkalmazások, a távoli nyomtatás, mobil hozzáférés ugyan felárat jelentenek, de előnyöket is nyújtanak.

És nem csak a duplex biztosította kényelmes, papírtakarékos nyomtatás lehet kifizetődő, közvetve a termelékenységet fokozó szolgáltatások is előbbre vihetik a céget.

A nagy képernyő nem a Tetris miatt lehet igen hasznos

6. Mellékes a szerviz, megoldjuk

Vállalati felhasználás esetében különösen fontos, hogy milyen garanciális feltételek érvényesek a nyomtatóra. Nem csak egy nagy, folyosóvégi monstrumnál lehet kívánatos, hogy a szervizszakember probléma esetén kiszálljon a helyszínre, a szervezés, a szállítás okozta költségek és kiesés miatt ez minden irodai nyomtatónál kifizetődő lehet.

Az is gyakori, hogy az adott vállalkozásnak egyáltalán nem éri meg, hogy saját maga menedzselje nyomtatóflottáját, és jobban jár, ha menedzselt nyomtatási szolgáltatásokat vesz igénybe.

7. Nem bővítjük, majd veszünk újat

Ha az üzlet beindul, meglepően hamar kinőhetjük a nyomtatónkat. Ha már eleve a növekedés fázisában vagyunk, akkor ne behatárolt megoldásokat, hanem olyan nyomtatómodellt válasszunk, melynek papírkapacitása, memóriája bővíthető és felszerelhető extra modulokkal (pl. szortírozó és kapcsozó).

Heterogén operációsrendszer-környezetben jól jöhet, ha a készülékek szabványos nyomtató és lapolvasó felületeken kezelhetők (pl. Postscript, PCL, illetve TWAIN, ISIS). Ezen felül hosszú távon érdemes lehet ragaszkodni egyazon gyártóhoz, ha megoldott az egységes készülékmenedzsment. Ezzel ugyanis sok pluszmunkától kímélhetjük meg magunkat.

8. Utángyártott, utántöltött bárhova jó

Valóban nagyságrendi különbség van az eredeti és alternatív (jó esetben felújított) kellékanyagok ára között. Ugyanakkor az utántöltött kellékanyagok irodai alkalmazása ellen szól, hogy esetükben nagyobb a meghibásodási arány, azaz maga a toner, festékpatron gyakrabban bizonyul használhatatlannak, például mert maszatol vagy szivárog.

Szélsőséges esetben a nyomtató is tönkre mehet a nem megfelelő tonertől, festéktől, és erre egyik gyártó sem nyújt garanciát.

Ahol lényeges a folyamatos ügymenet, a nyomtató azonnali rendelkezésre állása (pl. front office), ott nem éri meg kockáztatni, viszont nagyobb kapacitású kazetták vásárlásával hosszú távon itt is mérsékelhetők a költségek.

Az utántöltők olcsók, de irodai környezetben is megérik a kockázatot és pepecselést?

9. Majd valahogy elfér

Szinte mindig csak elhelyezéskor foglalkozunk a készülék méreteivel. Pedig akkor már késő. Érdemes a vásárlás előtt felmérni a rendelkezésre álló helyet, melybe bele kell számítani a megfelelő szellőzés biztosításához szükséges területet is.

A gyártók készülékenként a specifikációk között részletezik az ezzel kapcsolatos tudnivalókat. Asztali nyomtatóknál vegyük figyelembe a nyitott papírtálcákkal érvényes kiterjedést is.

10. Csak papír legyen és olcsó

Általában minden iroda a legolcsóbb másolópapírt használja, de ezzel nem feltétlenül választ jól. A másolópapírokon belül is különféle árak és minőségek közül válogathatunk. A két paraméter valójában összefügg. Érdemes az ismert, a gyártó által ajánlott márkáknál maradni.

A jó és gyengébb minőségű papír közti különbség a színben, a felület simaságában, a nyomat felbontásában is megmutatkozik. A nyomtatók élettartama és szervizigénye szempontjából azonban inkább a szennyezettség, a papírpor mértéke és a vágás minősége számít.

Rövid távon is lényeges azonban, hogy a nyomtatás céljához és technológiájához illő kellékanyagot alkalmazzunk. Ebben szintén érdemes a gyártók ajánlását követni. Marketinganyagokhoz sokszor megéri a vastagabb, 90-120 gramm/négyzetméter egységsúlyú papírt használni a fehérebb fajtából (a fehérséget CIE vagy ISO értékekkel jelzik).

Ma már a tintasugaras készülékek is elfogadhatóan dolgoznak normál papírra, de a direkt ehhez jelölt, kontrolláltabb rostelrendezésű irodai papírok minimális ártöbbletért cserébe lényegesen jobb minőséget eredményeznek. Fotónyomtatáshoz az ajánlott hordozókat vegyük igénybe, itt ugyanis kritikus lehet a minőségkülönbség.

Figyelem! Lézer- és LED-nyomtatóba soha ne helyezzünk tintasugaras nyomtatáshoz készült fotópapírokat!