Nehéz dolga van egy licencmenedzsernek. Intézményi keretek között ugyanis nem oktatják a szoftvereszköz-gazdálkodást, a szoftvergyártók pedig általában nem tartanak licencelési képzéseket végfelhasználóknak, ügyfeleknek. Jobb híján ezért a licencgazda/licencmenedzser saját kutatómunkájára, blogbejegyzések olvasására és értelmezésére, valamint saját – rossz esetben gyártói audit kényszere kapcsán felturbózott – tapasztalataira tud építeni, ha szűken értelmezve csak a licencekkel kapcsolatos szaktudásra gondolunk.

De ennél jóval összetettebb a feladata. Nézzük meg konkrétan, hogy milyen elvárásokkal találkozhat egy nagyvállalatnál dolgozó licencmenedzser

A 10+1 feladat

1. Meg kell alapoznia a lehetőségét annak, hogy folyamatosan elő tudja állítani az aktuális megfelelőségi jelentéseket (compliance report).
2. Nyilvántartásba kell vennie a vállalat által megvásárolt vagy használatába került szoftvereket.
3. Ki kell számolnia az új üzleti projektek generálta szoftvervásárlások optimális licencigényét.
4. Hozzá kell járulnia a beszerzési stratégiák kidolgozásához, figyelembe véve, hogy milyen megtakarítási lehetőségek lehetségesek egy új licencszerződés megkötése esetén, illetve az évfordulós szerződések megújítása során.
5. Egyeztetnie kell a szoftvergyártók képviselővel, legyen szó új beszerzésről vagy a napjainkban igencsak aktuális gyártói felülvizsgálatokról (audit).
6. Gondoskodnia kell arról, hogy a vállalaton belül csak legális forrásból származó szoftver legyen használatban, és a jogtisztaság folyamatos legyen.
7. A vállalat gazdasági érdekeit figyelembe véve kell gondoskodnia a szoftverlicencekkel kapcsolatos költségek optimalizálásáról, és egyúttal a törvényi megfelelés biztosításáról.
8. Összefoglalókat kell készítenie felettesei számára a szoftvergazdálkodással kapcsolatos problémákról, illetve azok kezeléséről, illetve javaslatokat és akcióterveket kell kidolgoznia a szoftvergazdálkodási folyamatok fejlesztésére, a minél magasabb fokú automatizáltság elérése érdekében.
9. Ki kell dolgoznia, és/vagy naprakészen kell tartania az egész vállalatra vonatkozó, a szoftverek teljes életciklusát lefedő folyamatokat.
10. Támogatnia kell az informatikai üzemeltetést az ugyanarra, vagy hasonló célra használt különböző szoftvertermékek konszolidációjában, migrációjában.
+1 (A kedvencem): folyamatosan naprakésznek kell lennie a vállalatnál megtalálható összes szoftvergyártó különböző licenckonstrukcióiban vásárolt termékei által biztosított felhasználási feltételekkel.

Szép feladat, van benne kihívás! Még szerencse, hogy a fenti feladatokkal nincs teljesen magára hagyva a licencmenedzser, ugyanis ahhoz, hogy sikeresen tudja végeznie a munkáját, együtt kell működnie az informatikai, a jogi, a számviteli, a logisztikai és pénzügyi területekkel.

A fenti felsorolásból szeretnék kiemelni egy "elvárás-csomagot", illetve megosztani az ezekkel kapcsolatos fenntartásaimat: a licencek nyilvántartásba vétele, a licencelési megfelelés megállapítása és biztosítása, illetve a beszerzési döntésekhez, audithoz megfelelő információk szolgáltatása a menedzsment számára. Ezek együttese azt gondolom, túlzott elvárás a licencmenedzserrel szemben, már csak egy-egy nagy szoftvergyártó termékeire vonatkozóan is (pl. Microsoft, IBM, Oracle, SAP).

Egy szoftvergyártó termékeinek és a termékek licencelésének mély ismerete teljes embert kíván, és itt főleg arra gondolok, hogy a változások követése, az új jelenségek megismerése (illetve azok kipróbálása a gyakorlatban) nagyon nehezen megvalósítható – vagy lehetetlen – egyetlen munkakörben dolgozva.

Egy vállalaton belül inkább abban lehet elmélyülni és lehet nagy rálátást szerezni, ami lokálisan van (ez szintén értékes, de más jellegű tudás). Az előbb említett ismeretek viszont egy "sapkában" dolgozva nem nagyon szerezhetők meg, mert ahhoz az kell(ene), hogy az ember minél több különböző környezetet és gyakorlatot lásson, többször találkozzon az adott gyártó képviselőivel, illetve tulajdonképpen sok-sok megoldandó problémával.

A belső infó nem mindig elég

Berecz Zoltán
kereskedelmi igazgató, IPR-Insights License Consulting

Szükséges tehát, hogy nagyobb mintán alapuló rálátása legyen arra, hogy mire fókuszálnak a gyártók kereskedői és auditorai; mik azok a hibák és nehézségek, amiket észre kell venni vagy megelőzni. A tudást és a tapasztalatot nem lehet úgy megszerzni és karbantartani – és ez hangsúlyozottan igaz a tapasztalatra –, hogy a licencmenedzser teljes munkaidejét kitölti a többi, szintén fontos feladata. Egyszerűen azért nem, mert nem marad rá ideje, kapacitása. Egy nagyvállalatnál a szűken vett, licencekkel kapcsolatos adminisztrációs feladatokon túl ugyanis rengeteg kapcsolódó belső folyamat, kérdés és egyéb tevékenység lehetséges.

A folyamatok működtetéséhez, a belső igények kiszolgálásához önmagában is nagy tapasztalat és szervezeti tudás kell. Emellett nagyon nehéz frissen tartani a szoftverek licencelésével kapcsolatos tudást. A tapasztalat sokat tud javítani a hatékonyságon, de évek kellenek a megszerzéséhez.

A fenti kihívások, akadályok miatt adódik a következtetés, hogy ezek hatékonyan, fenntarthatóan leginkább specializációval oldhatók meg. A mi tevékenységünk például éppen ezen elvárások mentén alakult ki, és még így is a pontosságnak csak egy viszonylagosan magas szintje vagyunk képesek elérni. Valamennyi bizonytalanság mindig marad, hiszen egy folyamatosan változó környezetre kell lőni. Itt a nagy különbség abban rejlik, hogy kinek mennyi erőfeszítésébe kerül egységnyivel csökkentenie a bizonytalanságot, és van-e rá kapacitása.