Az SAP licencelési rendszerének bonyolultságára egy ideje még az elkötelezett felhasználók is panaszkodtak. Az SAP azonban a kritikákra is reagálva idén két fordulóban egyszerűsítette az árlistáját, amelyről Ablonczy Balázs, az SAP Hungary ügyvezető igazgatója lapunknak azt nyilatkozta, hogy elsősorban az új ügyfeleknek jelent előnyt. A változások lényegét az  IPR-Insights License Consulting tanácsadója, Auerhammer Nóra SAP-licenc szakértő foglalta össze a Bitport olvasóinak.

Egyszerűbb, de nem egyszerű!

Az SAP licencmodellje igen bonyolult, összetett; a gyártó által kínált több száz termék és konstrukció között nehéz eligazodni; és ha túl is vagyunk a licencbeszerzésen, nem lélegezhetünk fel: a szoftver használata mintegy szükségessé teszi a követés-támogatás igénybevételét, így a tényleges használat és a licencelési adatok naprakész ismerete elengedhetetlen ahhoz, hogy a felhasználót ne érje meglepetés a gyártóval való kommunikáció során.

Ahogy az sokfelé olvasható, az SAP egy sor licencelési változást vezetett be az elmúlt időszakban, azonban bármennyire is hangsúlyozzák az egyszerűsítést, a termékportfólió összetettsége miatt a jogszerű szoftverhasználat és a költséghatékony licencelés továbbra is kihívás marad.  Épp ezért a változások ismertetése előtt érdemes röviden áttekinteni az SAP licencelés alapjait.

Az SAP licencelés alapjai

Az SAP alapvetően örökös licencet kínál, melynek díját előre, a vétel időpontjában kell megfizetni, és a licencdíjon felül karbantartási és támogatási szolgáltatás is rendelhető. Ez tipikusan éves díj, melynek mértéke a licencszerződés meghatározott százaléka: Enterprise Support esetén 22 százalék, Standard Support esetén 19 százalék. Az örökös licencek mellett az SAP felhős megoldásokat (felhőszolgáltatás) is kínál előfizetéses alapon.

Auerhammer Nóra
szoftverlicenc-szakértő, tanácsadó, IPR-Insights License Consulting

Az SAP licencvételi alapelve két elemből áll. Az adott szoftvercsomag használatához egyaránt szükséges egy csomaglicenc és egy nevesített felhasználó licenc.

Nevesített felhasználó licenc szükséges valamennyi személy számára, aki a szoftvercsomagokhoz hozzáfér, független attól, hogy ez közvetlenül vagy közvetetten valósul meg. Továbbá az adott nevesített felhasználó licencnek meg kell határoznia, hogy a felhasználó milyen mértékben jogosult a szoftvercsomag használatára. Viszont a nevesített felhasználó licencek általában nem kötődnek konkrét szoftvercsomaghoz, így valamennyi licencbe adott csomaghoz való hozzáférés céljából használhatók. (Léteznek olyan szoftvercsomagok is, melyekhez nem szükséges nevesített felhasználó licenc beszerzése; ilyen például az SAP CRM Sales vagy az SAP Sales and Order Management.)

Az új árlista a korábbiakhoz képest már jóval kevesebb felhasználó-kategóriát kínál, de túlzott egyszerűsítés haszonélvezőivé továbbra sem váltunk, hiszen ma is több mint 20-féle nevesített felhasználó-kategória közül kell választanunk (például az üzletágtól független kategóriák esetén létezik SAP Developer User, SAP Professional User, SAP Project User,  SAP Learning User és SAP Manager Self-Service User).

A nevesített felhasználás személyhez rendelt, a licencek egy másik személyre történő átruházásának az SAP Software Use Rights dokumentumában rögzített szabályok szerint kell történnie. A dokumentum szerint csak abban esetben ruházható át nevesített felhasználó licenc egy másik személyre, ha az átadó szabadságon van; betegség miatt távol van; munkaviszonya megszűnt; új munkakörbe került, amely többé nem követeli meg bármilyen szoftvercsomag használatát; vagy bármilyen egyéb, az SAP számára e tekintetben elfogadható helyzetben van.

Nézzük meg a másik szükséges licencelési formát, a csomaglicencet! Az adott szoftvercsomag használatához nemcsak a fent bemutatott nevesített felhasználó licencre van szükség, hanem minden esetben irányadó a megadott üzleti mérőszám is, ez a csomaglicenc. Azaz minden csomag használatba vétele a rá vonatkozó üzleti mérőszámon alapul, ilyen mérőszám lehet például az adatbázis mérete, az alkalmazottak száma, a bevételek, a tonnaforgalom vagy a tranzakciók száma.

Egy adott csomag használata semmi esetre sem lépheti túl a hozzá kapcsolódó mérőszámot. Például az SAP Learning Solution csomag esetében 500 tanuló (belső alkalmazott és külső felhasználó együtt) a határérték, az SAP Sales and Service Order Processing esetében pedig 1000 rendelés ez az érték. Ha az engedélyezett mértéknél magasabb a felhasználás, akkor kiegészítő díj ellenében bővíteni kell a licencet.

A változás szele

Az alapfelállás nem változott! Azaz maradt a csomaglicenc és a nevesített felhasználó licenc kombinációja. Az árlista áttekinthetőbbé tételének és a feltételek egyszerűsítésének tekintetében azonban történt előrelépés.

Először is megjelentek az ún. end-to-end megoldáscsomagok. Az új szoftvercsomagokba azok a termékek kerültek, amelyeket korábban az ügyfelek gyakran együttesen szereztek be, ám azok sok esetben más-más mérőszám alapján licencelt szoftverek voltak. A termékek teljes csomagban történő beszerzése átláthatóbbá vált, a csomagban egyazon mérőszám alá kerültek, így az egyes csomagok költségei könnyebben, pontosabban tervezhetők.

A másik nagy változás az ár- és terméklistát érintette. A jobb áttekinthetőség érdekében eltávolították az árlistából azokat a termékeket, amelyekre korábban nem volt kereslet. A jövőbeni megrendelők számára ugyanakkor kedvezőtlen változás lehet viszont, hogy megszűnt néhány nevesített felhasználó típus, többek között a népszerű Limited Professional User licenc is, amellyel korábban jelentős költségmegtakarítást érhettek el az ügyfelek a jóval drágább Professional User licenchez képest.

Az egyszerűsítés ellenére sem maradunk le az újdonságokról: új nevesített felhasználó licenc például a SAP Industry Portfolio User licenc, amely az iparági csomagokhoz nyújt hozzáférést; vagy szintén új elem a Worker User licenc is, amely a korábbi Shop Floor és Maintenance Worker kombinációjából született.

Új megoldások

Számos más változást is publikált az SAP az elmúlt időszakban. Idén tavasszal jelentette be a HANA Cloud platform "feldarabolását". Így már nemcsak egységes csomagként, hanem az ügyfelek igényeihez igazodva havi előfizetéses konstrukcióban, három megoldásként (Infrastructure Sercies, DB Services, App Services) is igénybe vehető a szolgáltatás.

Ilyenformán már nem szükséges megvásárolni a teljes csomagot, lehetőség van például csak az adatbázis előfizetésére is.

Másik változás – melyet júniusban jelentett be az SAP –, hogy a Fiori mobil alkalmazás és a Screen Personas is az SAP licencek részévé vált. Ezáltal az SAP ingyenessé tette az eddig külön számlázott, magasabb felhasználói élményt biztosító megoldásait. A Fiori az SAP alkalmazásokat futtató eszközökhöz (pl. okostelefon, tablet stb.) biztosít egységes és könnyen kezelhető felhasználói felületet; a Screen Person pedig a képernyőn megjelenő felület testreszabását teszi lehetővé az egy rendszerrel, de eltérő feladatokkal dolgozó munkavállalóknak.

Összefoglalva látszik tehát, hogy elindult a változás az SAP háza táján, amely részben egyszerűsítés, részben a kínálat naprakésszé tétele. Az ügyfelek keze azonban sok esetben továbbra is meg van kötve, sok a homályos pont, így egy-egy beszerzés nem valósulhat meg előzetes konzultációk nélkül, még ha a gyártó weboldalán közzé is tette az irányadó (frissített) szerződéses feltételeket.

A meglévő ügyfeleknek érdemes figyelembe venniük, hogy egy-egy változás mennyiben érintheti a már beszerzett licenceiket, még annak ellenére is, hogy nekik érvényben maradt a korábbi kínálat – a már megkötött szerződéseket ugyanis nem érinti a változás. Egy új csomag megjelenése azonban akár kihatással lehet a régi licencekre is, ugyanis ha az ügyfél igénybe kívánja venni az új lehetőségeket, akkor a már meglévő termékei licencelését is átkonvertálhatja az új konstrukciókba.

Továbbra sem változik viszont az SAP felhasználók számára az egyik legnagyobb kihívást jelentő helyzet: a közvetett felhasználás kézben tartása és licencelése. A gyártói éves audit mindig is komoly hangsúlyt helyezett az indirekt felhasználás feltérképezésére, amely az ügyfél számára sok esetben nem várt licencbeszerzést tett szükségessé.

Így ezek után is érdemes az auditot megelőzően pontosan áttekinteni a SAP szoftverhasználat mértékét, ide értve azon eszközök, alkalmazások, technikai rendszerek azonosítását, amelyek információt cserélnek az SAP rendszerrel, és megvizsgálni, hogy ezek szükségszerűek-e, licencelendők-e, és ha igen, a felhasználók rendelkeznek-e a megfelelő nevesített felhasználó licenccel.

A szoftverhasználati adatok mellett elengedhetetlen az általános szerződési feltételek ismerete is. Ez kell ahhoz, hogy gyártói konzulensektől függetlenül is pontosan meg lehessen határozni a licencszükségletet, és hogy ki lehessen alakítani a költséghatékony szoftvergazdálkodást.