Tavaly év végén a Bitport is hírt adott egy új, magyar fejlesztésű, projektmenedzsment eszközről. Az EOS Project Controls egy olyan adatalapú eszközt ad a cégek kezébe, amellyel egy projekt haladása nem csak önmagában vizsgálható, hanem kimutatható vele a projektporfólióra, sőt a cég üzleti teljesítményére gyakorolt hatása is.

Azóta több cégnél kezdődtek pilotok a bevezetésére, sőt már a régió több országában is előrehaladott tárgyalásokat folytatnak, tudtuk meg a módszertan, az EOS Project Controls szoftver ötletgazdájától, a Nethod Kft. ügyvezetőjétől, Hornyák Lorándtól.

Nem mi találtuk fel a spanyolviaszt…

Az ügyvezető igazgató az ipar világából érkezett. Dolgozott nagy olajipari, vegyipari, építőipari, energetikai projekteken, üzlettársa pedig projektkontrollingra specializálódott. Kettejük tudásából-tapasztalataiból született a Nethod Project Controls ötlete. „A projektek közreműködőinek gyakran kell projektadatokat kezelni, ám azt láttuk, hogy mindenhol óriási nehézségeket okoz a projektcsapatnak, a projektmenedzsernek, a szakmai közreműködőknek, az ütemtervezőknek stb. az adatok összefüggő kezelése és elemzése.”

A megközelítés azonban nem új, hangsúlyozta Hornyák. Kialakultak jó gyakorlatok is, melyeket az AACE International nevezetű szervezet foglalt rendszerbe. „A Total Cost Management Framework vagy TCM azonban csak a magas szintű folyamatokkal kapcsolatos ún. recommended practice eljárásokkal foglalkozik, amiket mi gyakorlati tapasztalatainkra építve transzformáltuk egy operatív szinten megvalósítható adatkezelési módszertanba. Ez az Európai Uniós védjeggyel is azonosított Nethod Project Controls, amelyre építve a Kontron Hungary Kft.-vel közös fejlesztettünk terméket. Mi hoztuk a módszertant, az iparági tapasztalatokat, a potenciális partnerek igényeinek ismeretét, ők pedig a szoftverfejlesztési, az integrációs, a felhős, a mesterségesintelligencia-tudást.”

Az ügyvezető szerint a projektmenedzserek egyik legnagyobb frusztrációja, hogy az adatkezelési problémák miatt nem tudják megfelelően prezentálni munkájuk haladását, és irreális ráfordításokkal sem jutnak a projektirányítás magasabb fokára. „Amikor ezt elkezdtük vizsgálni, mindenhol ugyanarra a gyökér okra bukkantunk: a projekt adatait nem kontextusában és nem konzisztensen tárolják. Ha azonban egy koherens, a projekt kontextusát is figyelembe vevő adatbázisba gyűlnének – akár részben automatizálva –, azokból egyszerre lehetne automatikusan generálni projektriportokat és releváns adatokat biztosítani a vállalati kontrollingnak” – magyarázta.
 

Az EOS Project Controls működési logikája

Az EOS Project Controls nem egyetlen területre kínál megoldást, mint a nagy projektmenedzsment eszközök, például a Primavera vagy az ERP rendszerek specializált moduljai, hanem a fenti hiányterületre koncentrál. Szerves kapcsolatot teremt az ütemterv, a költségterv, az erőforrás, és a beszerzési terv között a műszaki tartalom „mint egyfajta ragasztó” segítségével.  Ezekre épülő irányítópultok (dashboard) és automatikus projekt státusz jelentések, riportok készülnek projekt/portfólió és vállalat szinten is, validált és hiteles forrásból. Hornyák szerint ebben szoftverük világszinten egyedülálló. „A különböző vállalati rendszerekkel történő integrációt sok eszköz biztosítja, de olyat nem ismerünk, amely a projektekkel kapcsolatos operatív adatokat – a státuszriportoktól, a projektportfólió-menedzsmentig –, összekapcsolja a vállalati pénzügyi adatokkal és az üzleti tervezéssel.”

Az EOS Project Controls működési elve miatt kulcsfontosságú volt az integrálhatóság más projektmenedzsment eszközökkel, például az MS Projecttel, amiből képes is MPP formátumú fájlokat importálni. De a projektek előrehaladásának követéséhez a vállalatirányítási rendszerből szintén át kell tudnia venni adatokat (pl. ténykönyvelések, megrendelés állományok). Így tudja kimutatni, hogy adott projekt hogyan hat az üzletre az üzleti évben vagy akár a teljes projektéletciklus alatt. „Szoftver automatikusan összeveti a vállalatirányítási rendszer tényadatait a tervekkel, és kimutatja a különbséget projektmenedzsernek, aki így gyorsan tudn dönteni a szükséges módosításokról. Az automatikus riportok és eltéréselemzések számtalan eddig elemzéssel és adminisztrációval töltött értékes órát szabadítanak fel a projektcsapatban, a menedzsmentnek pedig ezen keresztül megbízható adatokat biztosít projekt, valamint portfolió és vállalati szintre aggregáltan egyaránt."

A szoftver lesz a projektcsapat közös munkaterülete, a projekttagok látják a változásokat, illetve jogosultságuk függvényében bizonyos adatokat ők maguk is felvihetnek. Ehhez illeszkedik a szoftver licencelése: minden licenchez tartozik 10 korlátozott jogú hozzáférés is azok számára, akik jellemzően nem módosítják a projektet, de jó ha információhoz jutnak.. „Reményeink szerint ez javítja a projektek átláthatóságát” – mondta Hornyák.

Egy projekt hatása az üzleti eredményre

"Minden hónapban, amikor a tény adatokat beimportáljuk, a rendszer kimutatja az eltérést a korábbi terv verzióhoz képest. Ez alapján a projektmenedzser újratervezi a projektjét, és egy újabb verziót úgynevezett baseline-t ment, amivel validálja a többi érintett számára, hogy frissített és általa ellenőrzött adatok alapján halad tovább a projekt. Ezekből a baseline-okból összerakható a projektportfólió szintű előrejelzés, a portfóliók összességéből pedig vállalati szintű eredmény hatást lehet megállapítani. „Ezzel a módszerrel egy projektintenzív cég megtervezheti a működési költségeit, projektjei költségeit és árbevételét, valamint folyamatosan nyomon tudja követni azok egymásra gyakorolt hatását – összegezte az ötletgazda.

„Tapasztalatból tudom, hogy a havi boardüléseken vagy management review-kon mindig jelentős feszültségforrás, hogy a menedzsment elér kerülő riportokban más számok szerepelnek, mint amiről a projektekért felelős vezető tud. Az eltérések olykor egészen nagyok is lehetnek, aminek egyenes következménye lesz, hogy a board nem fogja tudni, hogy áll a projekt/vállalat, és hogy be kell-e avatkoznia, vagy milyen feladatot kell kiadnia. Ha csak ebben tudtunk segíteni, már megérte beletenni az energiát a módszertanba és a szoftverbe.”

Hornyák Loránd a PM Jamen is előadást tart az adatalapú projektmenedzsmentről.