Jelentős mérföldkőhöz érkezett a hazai közigazgatási és állami szektor informatikai működése. 2025. december 30-án jelent meg a 467/2025. és a 468/2025. kormányrendelet, melyek alapjaiban formálják át az állami intézmények és többségi állami tulajdonú vállalatok szoftvergazdálkodási rutinját. A rendeletek célja egy átláthatóságra és a központosított beszerzési stratégiára alapozott tudatos és költséghatékony modell bevezetése.

Az alábbiakban összefoglaljuk, mely szervezeteket érintik az új szabályok, milyen konkrét kötelezettségekkel kell számolni, és ilyen határidőkre kell felkészülniük a döntéshozóknak.

Az új szabályozás elsődleges célja, hogy korlátozza a párhuzamos beszerzéseket, és optimalizálja a szoftverfelhasználást. A változások nem csak a kormány irányítása vagy felügyelete alá tartozó összes költségvetési szervet, azok területi és helyi szerveit érinti. Köteles alkalmazni minden, a Magyar Nemzeti Bank többségi befolyása alatt álló gazdasági társaság, valamint azok a cégek is, melyekben az állam többségi tulajdonnal rendelkezik, és amelyeknek a beszerzési forgalma elér egy bizonyos küszöbértéket.

A szervezeteket beszerzési volumenük alapján három kategóriába sorolták: Alap licencforgalmú kategóriába sorol minden intézményt, amely az elmúlt négy évben bármilyen szoftverlicenc beszerzést indított a rendelet által meghatározott kiemelt gyártóktól. Ha egy szervezet beszerzéseinek nettó értéke az elmúlt 4 évben meghaladta a 100 millió forintot, jelentős, ha a 400 millió forintot, akkor kiemelt licencforgalmú szervezetnek minősülnek. Minél magasabb kategóriába sorolnak egy céget, annál több feladat hárul rá a megfeleléssel kapcsolatban.

Alap, hogy tudjuk, mit vettünk

Minden érintett szervezetnek részletes és naprakész szoftverlicenc-nyilvántartást kell vezetnie, és azt évente kétszer – május 31-ig és november 30-ig – köteles jelenteni a Digitális Magyarország Ügynökségnek (DMÜ). A kiemelt és jelentős forgalmú szervezeteknek ki kell jelölniük szoftverlicenc-felelőst is, akinek személyéről tárgyév április 15-ig kell tájékoztatni az ügynökséget.

Az érintett intézményeknek a DMÜ útmutatásai alapján ki kell dolgozniuk belső gazdálkodási szabályzatukat. A szabályzatokat első alkalommal szeptember 30-ig kell benyújtani a DMÜ-nek jóváhagyásra. A kiemelt licencforgalmú szervezeteknek emellett minden év szeptember 30-áig szoftverlicenc-gazdálkodási jelentést kell készíteniük a tárgyévről a DMÜ részére. A jelentős licencforgalmú szervezetek ez alól mentesülnek.

Módosul a beszerzési folyamat is. Minden szoftverlicenc-beszerzéshez kell DMÜ jóváhagyása. Az ügynökség az igény műszaki tartalmát nyolc munkanapon belül elbírálja, és ha megfelelőnek találja, benyújtható a Digitális Kormányzati Ügynökség (DKÜ) rendszerébe.

A 468/2025. kormányrendelet egy új elemet vezet be a licencgazdálkodásba, a Nemzeti Informatikai Eszközkezelési Rendszert (NITEK). Ez egy olyan elektronikus platform, amely ellátja a csatlakozó szervezetek informatikai eszközeinek és szoftverlicenceinek egységes, teljes életút-menedzsmentjét. Az érintett szervezetek 2027. december 31-ig kötelesek regisztrálni a rendszerben, és ugyanezen határidőig fel is kell tölteniük a már használatban lévő eszközeik adatait. A 2026. február 1-je után megvalósuló beszerzések adatait azonban már a teljesítést követő 10 munkanapon belül rögzíteni kell.

A NITEK használata nem ingyenes: a szoftverlicenc-beszerzések után be kell fizetni a beszerzési érték 1,5 százalékát szoftverlicenc-gazdálkodási díj címén.
 

Ha valaki mulaszt, leállítják a beszerzéseit

Az adatszolgáltatás elmaradását a DMÜ azzal szankcionálhatja, hogy a hiányosságok pótolásáig nem hagyja jóvá a mulasztó szervezet éves informatikai beszerzési és fejlesztési terveit. Ha egy cég nem akar ilyen helyzetbe kerülni, már idén az első félévben érdemes megkezdeni a a stratégiai tervezést és a felelősök kijelölését annak ellenére, hogy bizonyos adatszolgáltatásokra 2027 végéig van türelmi idő.

Összességében a 2026. január 1-jén hatályba lépett rendelkezések a korábbiaknál rendszerezettebb és tudatosabb informatikai gazdálkodást várnak el az érintett szervezetektől. A feladat összetett, a felkészülési határidő rövid. De amiatt is érdemes mihamarabb lépni, mert a licencgazdálkodás többé nem csupán technikai kérdés, hanem szigorúan szabályozott megfelelőségi feladat is.

Az ügynökségek folyamatosan teszik közzé a segítő útmutatókat és a kiemelt gyártók listáját, így az első nagy mérföldkőhöz, a 2026. március 31-i határidőhöz közeledve már minden szükséges információ rendelkezésre fog állni a sikeres átálláshoz.

A szerző az IPR-Insights International Zrt. licencaudit-tanácsadója.