Feltérképeztük, az elektronikus dokumentumkezelés (Document Management System – DMS) főbb kihívásait, fejlődési irányait a hazai piac szereplői segítségével. Kérdéseinkkel megkerestük Nagyné Agárdi Györgyit, az Allianz Hungária Biztosító szervezési és fejlesztési igazgatóját is. Őt elsősorban a gyakorlatról kérdeztük egy a cégénél történt nagyobb bevezetés kapcsán.
Elvárás a gyors visszakereshetőség
A cég szervezési és fejlesztési igazgatója az elektronikus dokumentumkezelés jelenlegi legfőbb kihívásai közül a platformfüggetlen kezelhetőséget, valamint a dokumentumok hitelesített tárolását emeli ki. A DMS rendszereknek szállító- és környezetfüggetlen módon kell biztosítaniuk a vállalatok számára a hatékony dokumentumtárolást, integrálhatóságot, valamint gyors és általános módot kell kialakítani a visszakereshetőségre – nyilatkozta a Bitportnak. Így a vállalatok bármely alkalmazása integrálhatóvá válik, nem szükséges bonyolult architektúrát kialakítani a kezelhetőség érdekében.
További nagy kihívás az elektronikusan aláírt dokumentumok hitelesített módon történő tárolása. Ennek révén ugyanis nincs szükség a fizikai dokumentum tárolására, amivel hosszú távon csökkenthető az irattározási költség és az ügykezelés átfutási ideje is.
A DMS része az Allianz digitális stratégiájának, amely egyrészt az on-line értékesítés bevezetésével minimálisra csökkentette a papíralapú dokumentumok keletkezését – mondta a szakember. Az Allianz ezt minden értékesítési csatornán támogatja, legyen az ügynöki, alkuszi vagy közvetlen ügyfélportálon történi értékesítés. Másrészt digitalizálják a papíralapú dokumentumokat , amelyeket aztán a DMS rendszerben tárolnak és onnan tesznek elérhetővé.
A DMS háttérrendszerként működik
A DMS bevezetésével egy időben megvalósult a dokumentumkezelő rendszernek a vállalati irat- és ügykezelő alkalmazással való integrálása, amelyet aztán folyamatosan követett a CRM rendszer, a kár rendszerek, illetve portfóliókezelői funkciók integrálása. Az Allianznál a DMS háttérrendszerként működik: elsődleges feladata a papíralapú dokumentumok digitalizálása, a dokumentumok visszakereshető módú tárolása (mind a digitálisan keletkezett, mind a papírból digitalizált változatoknál egyaránt). Az iratokkal kapcsolatos egyéb folyamatok, workflow-k az erre kialakított szakértői rendszerben mennek végbe.
A DMS bevezetése óta megszűnt a szervezeten belül a helyi, szigetrendszerszerű dokumentumtárolás és -kezelés, az integrált alkalmazások képesek további fejlesztés nélkül elérni a más rendszerek által feltöltött dokumentumokat.
A DMS-sel kapcsolatos jövőbeni tervekkel kapcsolatban Nagyné Agárdi Györgyi elmondta: fel kell készülniük arra, hogy a technológia fejlődésével a mobil eszközök aránya és szerepe egyre nagyobb lesz és az ügyféligények is ennek megfelelően alakulnak át. "Nekünk pedig biztosítani kell ezek eszközfüggetlen kiszolgálását. Ez az alkalmazások esetében nemcsak a reszponzív dizájn fejlesztését jelenti, hanem a digitálisan bármilyen eszközzel és csatornán létrehozott dokumentumok előállításának, tárolásának és visszakereshetőségének támogatását is. Ehhez elengedhetetlen a repozitori (háttértár) típusú DMS megléte és további integrálása."
a melléklet támogatója a Clico
CIO kutatás
Merre tart a vállalati IT és annak irányítója?
Hiánypótló nagykép a hazai nagyvállalati informatikáról és az IT-vezetőkről: skillek, felelősségek, feladatkörök a múltban, a jelenben és a jövőben.
Töltse ki Ön is, hogy tisztábban lássa, hogyan építse vállalata IT-ját és saját karrierjét!
Az eredményeket május 8-án ismertetjük a 17. CIO Hungary konferencián.
Projektek O-gyűrűje. Mit tanulhat egy projektvezető a Challenger tragédiájából?
