Melyek az elektronikus dokumentumkezelés (DMS –  Document Management System) jelenlegi főbb fókuszai, használja-e a DMS rendszerekben felgyűlő adatokat a hazai céges világ üzleti információk kinyerésére? Hol tartanak az állami intézmények a technológia alkalmazásában? Egyebek mellett ezekre a kérdésekre kerestük a választ a magyarországi piaci szereplők körében.

Van honnan visszakapaszkodnia a hazai piacnak

A válság ezen a piacon is mély nyomokat hagyott, a vállalati szektor nagymértékben visszafogta ez irányú beruházásait. Az elmúlt néhány évben jellemzően csak kisebb fejlesztések, bevezetések történnek. A közszférában tapasztalható felfutás is elült mára. Mindezek következtében előállt a "sok eszkimó – kevés fóka" helyzet, amely alapvetően az árak csökkenéséhez, sőt igen gyakran a minőség rovásához is vezetett – foglalta össze a piac állapotát Preklet István. a Montana Tudásmenedzsment Kft. ügyvezetője.

A szakember azonban optimista, szerinte mind a nagyvállalatoknál, mind az államigazgatásban újabb fellendülés várható, igaz a piaci szereplők sok esetben a nyílt forráskódú szoftvereket fogják preferálni.

Ami a technológia fókuszát és kihívásait illeti, az már egyre jobban látszik, hogy a DMS az utóbbi években a (munka)folyamatok – workflow - irányába tolódik el. "Sajnos ennek a valós terhét azonban a cégek nem mérik fel elég körültekintően. Mindenki ismeri már a fogalmat, de a jól hangzó fogalom mellé nincs meg az egyértelmű szakmai társítás. Mindenki akar workflow-t, csak pontosan nem tudja, mire is kellene használni, milyen folyamatokat akar vele támogatni” – mondja Preklet, aki szerint akkor van igazán gond, ha a rosszul vagy egyáltalán nem megszervezett, racionalizált folyamatokra akarják ráépíteni a nem megfelelő eszközt.

Fontos a folyamatok követhetősége is, ha kell grafikusan is, mivel a közép- és felsővezetők egy-egy ügy menetéről azonos időben szeretnének információt kapni, azokba betekinteni, és ha kell, akkor be is avatkozni.

Egyre nagyobb hangsúlyt kapnak az értesítési, illetve a határidő-figyelési funkciók, amelyek elősegítik, hogy a különféle vezetői szintek automatikusan, és ha kell témákra szűkítve kapjanak értesítéseket. A közép- és a felsővezetőknek automatikus heti előrejelzés és a statisztikák is kellenek.

Preklet István,
a Montana Tudásmenedzsment Kft. ügyvezetője

Fókuszterület az elektronikus adatátvétel is. "Nemcsak az iratkezelés tekintetében alap, hogy a metaadatokat az érkeztetésből átvegyék az iktatásba, hanem egyre több helyen igénylik például az elektronikusan beérkezett iratok metaadatainak automatikus kiemelését is, hiszen ezzel az adatbevitelt meg lehet spórolni" – mondta az ügyvezető.

A DMS új fogalmakat is behozott az üzleti világba, például az automatikusan változó tartalmú, úgynevezett  dinamikus űrlapot, amely jelzi, melyek a kötelezően és nem kötelezően kitöltendő mezők, hibás kitöltés esetén pedig automatikus "help" ablakok ugranak elő. Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek képesek iratok, levelek és egyéb sablonok automatikus felkínálására is, amelyeket a workflow-val integráltan alakítanak ki.

Fontos az is, hogy milyen a DMS rendszerek felhasználói felülete, hogy minél több kisebb háttér adatbázis álljon az ügyfél rendelkezésre, hogy logikus legyen az űrlapok felépítése, és hogy ne kelljen túl sokat görgetni a képernyőt.

Ami a felhasználói jogosultságot illeti, az igények egyre komplikáltabbak, a jogosultságnak egyfelől követnie kell a szervezeti  hierarchiát, másfelől a csoportmunkában részt vevő munkatársakat. Ezért ennek egy egyszerű külön felületen beállíthatónak kell lennie, hiszen a projektcsoportokhoz tartozó személyek változhatnak. Bizonyos dokumentumok esetében pedig az is elvárás, hogy a róluk felvett metaadatokból se lásson mindenki mindent.

A korszerű DMS-rendszerekkel szembeni követelmény, hogy az elektronikus dokumentumok tartalmában jogosultságtól függően, de minél egyszerűbb módon és felületen lehessen keresni.

Összességében a felhasználók nemcsak a legújabb technológiák használatát várják el, hanem a platformok átjárhatóságát  is, azt, hogy a DMS rendszerek ma már ne csak PC-n, hanem mobilon és tableten is működjenek – hangsúlyozta Preklet István.

Fontos az integrálhatóság és a testre szabhatóság

A DMS rendszereket egyre kevésbé használják önmagukban. "Ma már egyértelmű az igény az integrációra, annak mértéke viszont szervezetenként nagyon eltérő. Senki nem akar már szigetszerűen működő rendszereket, ennek megfelelően legalább egy, de jellemezően két-három rendszerrel is kell integrálódnia egy DMS rendszernek. Az integrációk a CRM, BPM rendszerektől a speciális szakrendszereken át egészen a számlázó rendszerekig terjednek" – mondta Preklet.

A dokumentumkezelésben rejlő adatbányászatra, illetve az ennek révén kinyerhető üzleti információkra már itthon is nagy az igény, de ez a terület szakértői szinten ma még igen gyerekcipőben jár. Ennek oka, hogy az egyes szervezeteknél még nagyon kevés a olyan hozzáértő, aki globálisan át tudja látni az adat- és szövegbányászat adta lehetőségeket. Itt egyértelmű a hazai piac lemaradása, amelynek oka főleg a válságban keresendő, de a képzés hiányosságai sem javítanak a helyzeten.

"Csak példaként emelném ki az optikai karakterolvasó (OCR) technológiákat, melyek mára igen elterjedtek lettek, mert az elmúlt években szinte mindenki rájött, hogy azok mennyire hasznosak, Ám ez lassú folyamat ereménye, mert mindenki várta a tapasztalati adatokat. Láthatóan az adat- és szövegbányászatnak is át kell esnie ezen az evolúción, már ami a hazai piacot illeti" – véli a Montana szakembere. Preklet szerint egyébként a DMS-rendszerek hazai piacán nagy a verseny, de az adat- és szövegbányászat piaca még nem annyira telített.

Amúgy a potenciális hazai vevőkör számára a legjobb hívószavak az integráció, az információk elérhetősége és persze a folyamatok felgyorsítása és a monitorozhatósága is.

Ami a főbb ügyfélelvárásokat illeti, a szakember szerint az elmúlt 3-4 évben igen árérzékeny lett a piac: az esetek több, mint a 60 százalékában nem a minőség, hanem az ár a legfontosabb tényező. Ez jól látszik az utóbbi években az átadott rendszerek "ügyfél-elégedetlenségi" mutatóin is. A bevezetés gyorsaságának igénye jellemzően nem változott az elmúlt években, korábban sem ez volt a kritikus pont. Sokkal szembetűnőbb, hogy dobozos megoldások helyett mindenki testre szabott rendszert szeretne.

Állami intézményekben kulcskérdés a jogosultsági szintek beállíthatósága

Megkérdeztük a Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatalát (KEK KH), az elektronikus dokumentumkezelés szerepéről az állami szektorban. Az állami szférában az egységes irat- és dokumentumkezelésnél a DMS-t az alkalmazott iratkezelő rendszer kiegészítőjeként elsősorban a közös meghajtók kiváltására, a dokumentumok visszakereshetőségre, állapotkezelésére, valamint a feladatkövetésre és az ügykezelés támogatására használják. Kiemelt szempont a biztonság, például az, hogy testre szabható legyen, ki milyen mappához/dokumentumhoz milyen jogosultsággal férhet hozzá. Fontos az is, hogy a rendszer verziókövetéssel támogassa a csoportmunkát is.

Jogosultságkezelés, egyedi címkék... Az államigazgatásnak megvannak a speciális igényei

Elvárás, hogy a DMS a mappákon belül a fájlok kategorizálását és kereshetőségét szabadon definiáltható címkékkel segítse. Így a rendszer nemcsak egy-egy dokumentum alapadatait tarthatja nyilván (mint például a létrehozás ideje, létrehozó, utolsó módosítás, verziószám stb.), hanem a szakterület speciális igényeinek is megfeleltethető lesz.

A DMS-ben tárolt dokumentumokra is ráilleszthetők a különféle munkafolyamatok, iktathatók, vagy akár egy egyedi ügy is indítható belőlük. A technológia a dokumentumok keletkeztetését és dokumentummappához rendelését előre definiálható és mappájához rendelhető dokumentumsablonokkal is támogatja. A dokumentummappák tetszőleges mélységig felépíthető hierarchikus struktúrába is rendezhetőek.

A hazai állami intézményi  körben egyértelműen nőtt a DMS rendszerek használata. Az EKEIDR (Egységes Központi Irat- és Dokumentumkezelés megvalósítása) elnevezésű uniós forrásból finanszírozott projekt lezárásával létrejött a minisztériumok egységes irat-és dokumentumkezelési lehetősége – áll a KEKKH által küldött válaszban.

Az állami szféra is integráltan használja már ezeket a rendszereket, a Poszeidon iratkezelő rendszer részeként. Megtudtuk azt is, hogy egy-egy ilyen rendszer vásárlásánál  az állami intézmények elsősorban a funkcionalitást, a rendszer működésének gyorsaságát, valamint az árat vizsgálják.