Szinte egyetlen cégnél sem lehet csak úgy, kontroll nélkül használni a fénymásolót, de számos esetben hagyják felügyelet, ellenőrzés nélkül a nyomtatókat, amiket viszont bárki használhat szinte bármikor. Mi több, sok helyütt nincs semmilyen nyomtatási stratégia, és olykor bizony legfeljebb a számlák alapján tudják megbecsülni, hogy az adott hónapban mennyit költöttek printerekre, kellékekre, szervizre.

Ilyen esetekben bizonyos, hogy burjánzanak a költségek, a munkaanyagok mellett meglepő mennyiségben termelődnek a lézernyomtatóval készült családi fotók és szakácskönyvek is. Ha a nyomtatóflottánk menedzselt, azaz nyomon követhető, hogy mely felhasználó, illetve részleg mennyit és milyen költségeket generálva nyomtatott, akkor nagyon könnyen képbe kerülhetünk a helyzetet illetően. A jelentésekből kiszúrhatók a csúcsragadozók, az alkalmi papírvitézek és a gazdaságtalanul üzemeltetett készülékek is. Ezek ismeretében egy átlátható stratégia érvényesítésével, illetve néhány intézkedéssel úrrá lehetünk a káoszon.

Következzen nyolc tanács, amivel biztosan pénzt takaríthat meg!

1. Megfelelő eszköz(park) nélkül nem megy. Legjobb, ha eső előtt veszünk köpönyeget, tehát előbb felmérjük, felméretjük nyomtatási igényeinket és azután választunk megoldást. Ez éppúgy igaz otthon és az irodában is. Hogy a legalapvetőbb szinten tisztában legyünk a helyzetünkkel, érdemes a nyomtatás várható mennyisége (volumen) mellett egyéb szempontokat is figyelembe venni (ezzel kapcsolatban lásd előző cikkünket).

Olykor a legmegfelelőbb, ha a nyomtatás üzemeltetésével nem magunk bajlódunk, hanem szolgáltatásként vesszük igénybe azt, hiszen számos cég kínál már kihelyezett, menedzselt megoldásokat. Ennek előnye, hogy pontosan tervezhetők a költségek, és nem kell foglalkoznunk a részletekkel, azaz szervizt intézni, embereket képezni, szállítást, beszerzést szervezni.

2. Asztali printerek haza! Otthoni követelményekhez megfelelhet egy kisméretű, húszezer forintos lézernyomtató, LED-nyomtató vagy egy tintasugaras is – ha elég keveset nyomtatunk. Ugyanakkor egy vállalkozásban már két-három kis printert is érdemes lehet kiváltani egy nagyobbal.

Egy hálózatos vállalati készülék kihasználtsága jobb lehet, költségei alacsonyabban tarthatók, menedzselni is egyszerűbb, és valószínűleg szolgáltatásokban is többet nyújt egy belépő modellnél.

3. Elhamarkodott nyomtatás helyett. Nem ritka, hogy akkor jut eszünkbe még egy ötlet, javítanivaló, mikor épp rákattintottunk a Print ikonra, így feleslegesen nyomtattunk. Más esetekben pedig csak egyszerűen kiderül, hogy nincs szükség az anyagra, és el sem megyünk érte. Az ilyen elhamarkodott munkák sosem kerülnek papírra, ha be van vezetve az ún. pull printing funkció.

A pull printig alkalmazása esetén az akár utólag kiválasztott nyomtató csak akkor készíti el a dokumentumot, mikor mellette állva azonosítjuk magunkat, és a várósorból kiválasztjuk a kívánt jobot.

Éredmes rászánni azt a pár kattintást.
Pénzt kereshetünk vele.

4. Alapértelmezett duplex. Nem csak a tintával, a papírral is lehet takarékoskodni, leginkább úgy, ha a lap mindkét oldalát használjuk nyomtatásra. Ehhez egy automatikus lapfordítóval (duplex) felszerelt készülékre lesz szükségünk, ami a nagyobb masináknál alaptartozék. A legtöbb esetben érdemes alapértelmezettként beállítani a kétoldalas nyomtatást.

5. Takarékos üzemmód. Sokat fejlődött a nyomtatók takarékos üzemmódja a lézer- és LED-nyomtatók elterjedése óta. A kezdeti idők féltónusos, darabos nyomatképe helyett ma sok készülék intelligens módon takarékoskodik. A szövegeket körvonalassá, a képeket halványabbá teszik a jobb „Economy” szűrők, melyekkel 20-30-százalékkal csökkentett telítettségű oldalak készíthetők. Ha a legtöbb dokumentum belső használatra készül, akkor érdemes alapértelmezetté tenni a gazdaságos beállítást a fent említett duplex móddal együtt.

6. Takarékoskodjunk egyszerre tintával és papírral. A kellően nagyméretű betűvel szedett anyagokat és prezentációkat sokszor felesleges teljes méretben nyomtatni. Érdemes kihasználni az N-Up funkciót, ami az oldalakat lekicsinyítve helyezi el a lapon egymás mellett (2, 4, 8 vagy akár több oldalt). A füzetnyomtatással (booklet) és kétoldalas üzemmóddal kombinálva drámai megtakarítás érhető így el tintában és papírban is. Persze csak addig érdemes a hatást fokozni, míg a végeredmény olvasható marad.

6. Így lesz szerényebb a villanyszámla. Nyomtatóválasztáskor a kellékanyag- és szervizköltségekre koncentrálunk, de a felhasznált villamosenergia ára is meglepően komoly tétel lehet az üzemeltetésben. A régebbi asztali lézernyomtatók sokszor 900 wattot is felvehetnek a fixáló henger felfűtésekor, azaz közvetlenül a nyomtatás megkezdése előtt, emellett a henger hőntartása is sokba kerül. Az alacsony olvadáspontú tonerrel és/vagy lézer helyett LED megvilágítással dolgozó nyomtatók jelentősen kevesebbet fogyasztanak, a tintasugaras megoldások pedig sokszor még kevesebbet.

Általánosan érvényes irányelv, hogy az egész konstrukciót egyben szemlélve, a felhasználás jellegét szem előtt tartva válasszunk. Ha napi kétszer nyomtatunk pár oldalt, akkor a hosszabb hőntartással dolgozó munkacsoportoknak szánt monstrumok sok energiát fognak elpazarolni, tehát jobban járunk egy kis készülékkel. Fordított esetben, hosszú és gyakori nyomtatási feladatoknál a kis készülék hiába energiatakarékos, ha belépő szintű terheléshez méretezték. Érdemes figyelembe venni készülékválasztáskor tehát a tipikus energiafelhasználást, ugyanakkor nem figyelmen kívül hagyni, hogy a gyártó milyen jellegű felhasználáshoz tervezte azt.

7. A betűkkel is takarékoskodhatunk. Ha a vállalat arculata megengedi, akkor érdemes megfontolni takarékosabb betűkészletek, méretek és dokumentumelrendezés használatát. A kövéren szedett testes betűk több mint kétszer annyi tintát is fogyaszthatnak, mint egy takarékosabb készlet, tehát már azzal is érezhetően előre lépünk, ha Arial vagy Helvetica Black helyett inkább Garamond vagy Times betűket használunk a fejezetcímekben. Mindemellett a túlzó margók, a papíralapú korrektúrához tervezett dupla sorközök és a mesekönyvekből ismerős 14 pontos betűméretek is pazarlóak lehetnek. A funkcionalitás szem előtt tartásával a következő arculattervezésnél érdemes a takarékosságra is gondolni.

Erről az oldalról tölthetők le festéktakarékos betűkészletek

Egy további lépés lehet a lyukacsos Ecofontok használata, melyek jól kiválthatják a takarékos üzemmódot.

8. Webnyomtatás. Használjuk ki a gyártók által kínált weboldalnyomtató segédprogramok  szolgáltatásait. A weboldalak fejléce, betűkészletei, színei nagyon megterhelhetik a nyomtatókat, ezek az segédeszközök azonban lehetővé teszik, hogy háttér, fejléc és egyéb pazarló elemek nélkül, olvashatóvá tördelve vethessük papírra azt, amit kell. Független, érdekes megoldás ebben a témakörben a Readability, amely más, mobil eszközökön teszi olvashatóvá az elmentett oldalakat.