Az a cég cselekszik helyesen, amelyik nem várja meg a fájdalomküszöböt...

Szolgáltatáskatalógus ■ Ez minden informatika alapja, ezért ezzel érdemes kezdeni. Ha nem volt szolgáltatáskatalógusunk, akkor épp ideje elkészíteni. Aki összeállítja meg fog lepődni, mennyi alkalmazás van a vállalatnál. Ha a költségeket is mellé állítja jön a következő meglepődés, hogy mennyibe kerülnek. Biztos mindegyikre szükség van? Ennyiért? 

Az a cég cselekszik helyesen, amelyik nem várja meg a fájdalomküszöböt, amikor már a törzsgárda is utcára kényszerül, hanem előveszi és ár/szolgáltatás érték alapon szelektál a szolgáltatáskatalógusból. Ami nem kell, nem éri meg, fel kell mondani, meg kell szüntetni. Ami kiváltható többfunkciós olcsóbbra két évnél rövidebb megtérüléssel, máris javasolni kell a vezetésnek.

Hardverek ■ Eddig elhittük, hogy három évente cserélni kell az asztali számítógépeket és a szervereket. Ideje javításban, alkatrészcserékben és teljes bekerülési költségben (total cost of ownership - TCO) gondolkodni. Egyrészt a legtöbb cégnél egyszerűen nem adnak pénzt újra, de ha lenne, akkor sem feltétlenül éri meg a naptár szerinti csere. Állapot szerinti üzemeltetéssel meg lehet nyújtani az élettartamot. 

Ha mégis vásárolni kell, odafigyeléssel lehet venni olcsón jót. Feleslegeset semmiképp ne vegyünk kényelemből, megszokásból, vagy mert a usernek az tetszik. Közhely, de igaz, hogy a homogén géppark olcsóbban üzemeltethető. 

Az adatbiztonságra még visszatérünk, de a PC üzemeltetési költségekre jótékony hatással van a rendszergazda jogosultságok drasztikus visszafogása. Népszerűtlen lépés, de kikerülhetetlen.

Telefonköltségek ■ Meglepő, hogy a vállalatoknál milyen sok felesleges ADSL bekötés, SIM-re rakott mobilnet csomag, ISDN csomagok, nem használt/nem kihasznált vezetékes számok stb. vannak. És mindegyikért fizetünk! A megoldás egyszerű. Egy hónapon keresztül olvassunk el alaposan (!) minden telefon és adatkommunikációs számlát. Nehéz olvasmány, de megéri. Nem fogadható el a „ez régóta így van” érvelés. Amire nincs feltétlenül szükség, le kell mondani.

Licensz költségek ■ A licensz követési díjak nem tudnak a válságról és ugyanazon a szinten vannak évek óta. Hozzuk le. Ma már nem utópia használt szoftvert eladni és venni sem. Az egyébként teljesen legális gyakorlatot a minap erősítette meg az Európai Bíróság. Alaposan ellenőrizzük, valóban szükség van-e annyi userre, méghozzá értékalapon. A persze, hogy szükség van rá" válaszoktól ne ijedjünk meg. XY tízezer Ft/db/hó költségért is szükség van rá? 

Gondoljuk végig lehet-e ugyanannak a szoftvernek olcsóbb verzióját megvenni, csökkentett, de még megfelelő szolgáltatási szintet választani. Nem mindig lehet váltani nyílt forráskódra, de tény hogy egyre több alkalmazás kapható, illetve fejleszthető olcsón. Érdemes előítéletektől mentesen végiggondolni a lehetőségeket. Sok vállalatnál érdemes profi szoftvergazdálkodó segítségét hívni, aki speciális szoftverrel méri föl a valós szoftverállományt. Pontos nyilvántartással lehetőség van a nem használt szoftverek kivezetésére, lemondására. Ugyanis jellemzően a felhasználó csak az igényt jelzi, ha már nem használ egy alkalmazást, arról nem.

Adatbiztonság ■ Nehéz kérdés, mert ezen a fénysebességgel fejlődő területen veszélyes spórolásról és régi technológiák megtartásáról érvelni. Az egyetlen felelős lépés üzletfolytonosság-menedzsment (business continuity managemen - BCM) elvek alapján végiggondolni a szükségletet és a cél érdekében esetenként átlépni a megszokásokat, tabukat. 

Igen, el kell venni a felesleges admin jogokat ahogy már megbeszéltük. Igen, változtatni kell mostantól mindenkinek a jelszavakat 1-3 havonta. Igen, visszaveszünk a kiadott hozzáférésekből akkor is, ha rontja a komfortérzetet. Igen, megteszünk minden olyan lépést, ami önmérséklet és fegyelem árán megtehető, és cserében a kívánt biztonsági szint eléréséhez nem kell drága rendszert venni.

Nyomtatás ■ Ne legyenek asztali nyomtatók, csak közös használatúak a folyosón, előtérben, és a főnök szobája előtt. Ez a lépés önmagában visszaveszi a felesleges nyomtatásokat, de még tovább lehet fokozni a dolgot nyomtatásfigyelő rendszerrel. Nem csak drága rendszerek vannak, ki kell használni minden beépített szolgáltatást, vagy akár ingyenes szoftvereket. 

Iparági adat, hogy miután a kollégák (és főnökeik) számszerűen szembesülnek a havi másolási, fénymásolási mennyiségekkel, rövid időn belül 30 százalékkal esik vissza a céges nyomtatás. Mindezt úgy, hogy nem megy a munka rovására.

Dokumentumkezelés ■ Ha már túl vagyunk azon a ponton, hogy nem nyomtatunk feleslegesen, jöhet a következő lépés: amit lehet csak elektronikusan állítsunk elő, továbbítsunk, hagyjunk jóvá, küldjünk ki, fogadjunk be. Akár hiszik, akár nem, meg könnyen lehet csinálni. Technikailag. A nehézséget elsősorban nem a technikai megoldás adja. A felsoroltakat átlagos számítógépekkel és átlagos (akár ingyenes) irodai alkalmazásokkal is meg lehet csinálni. 

Aki túl van rajta, tudja, sokkal nehezebb a kedves munkatársaknak ELHINNI, hogy az elektronikus dokumentum egyenértékű a papír dokumentummal. Következő lépés ismét elhinni, hogy az elektronikus jóváhagyás egyenértékű a papíron kék (csak a kék) tollal aláírt jóváhagyással. Ne becsüljük le a feladatot, ugyanakkor mindenkit bíztatok próbáljon meg áttérni elektronikus dokumentumkezelésre, mert sok pénzt lehet megspórolni.

Adattárolás ■ Csodák az adattárolásban sincsenek, amit lementünk, az helyet foglal a tárhelyen. Ugyan nehéz megértetni a legtöbb munkatárssal, hogy ne mentsen le mindent, de nem vagyunk eszköztelenek. Határozzunk meg kvótákat a postafióknál, tárhelyen, ahol csak lehet. Csak akkor adjunk többet, ha kérik. Nem kell túl bürokratizálni, ne menjen a munka rovására, de fontos, hogy kérni kelljen, mert a felhasználónak ez már önmagában a takarékos informatika érzetét adja. 

Időnként ellenőrizzük, mi foglalja a helyet a tárhelyen, erre remek programokat is lehet venni/találni. Filmek, fényképek, többszörös adatmentések a sláger helyfoglalók. Sajnos nem tudjuk megfordítani a világ rendjét, miszerint a tárhelyek folyamatosan nőnek mindenhol, sőt még mi is rásegítünk például az elektronikus adattárolással, de nem mindegy, hogy milyen mennyiségű tárhelyet kell venni évről évre.

Még vannak bőven ötletek, sőt a felsorolt területeken is tovább lehet keresgélni. Persze ne legyen illúziónk, a „remek” ötletek és költségcsökkentő intézkedések csöppet sem népszerű intézkedések. Ami azt illeti, rendesen el tudja rontani az informatika kapcsolatát a munkatársakkal, nem kizárt hogy parázs vita kerekedik a szakszervezeti vezetővel, önjelölt "aktivistákkal", sőt mindenkivel, akinek a "szerzett jogait" elvesszük.

Ha annál a cégnél dolgozunk ahol mindez történik, próbáljuk meg elviselni az informatika által okozott szenvedéseket" és gondoljunk arra, talán éppen a mi állásunkat nem kellett emiatt megszüntetni…

Utószóként egy megjegyzés, plusz egy kérdés:

Mielőtt a szállítók a fentiek végigolvasása után teljesen elkeserednek, gondolják végig, miben tudnak valódi költségcsökkentő lehetőséget nyújtani a kisebb-nagyobb cégeknek. Ezeknek az ötleteknek, szolgáltatásoknak egyre erősödő piaca van.

És a kérdés: Az Önök vállalatánál milyen lépéseket tesz az informatikai vezető a költséghatékonyabb üzletmenet érdekében és mennyire elégedettek ezekkel a felhasználók? Várjuk hozzászólásaikat!

Bitport Racsmány Dömötör

Racsmány Dömötör a budapesti távhőszolgáltatást nyújtó Főtáv Zrt. informatikai osztályvezetője.