A múltban a közös projekteken dolgozó csapatok általában egy irodán osztoztak, ám az internetes lehetőségek és a távmunka előretörésével a projektvezetőknek a távolsággal is meg kell birkózniuk.
Egy projekt vezetőjének eddig megannyi olyan előnyös lehetősége volt, amelyek áldásával talán nem is volt tisztában. A személyes kontaktus, a bármikor könnyedén felülvizsgálható munkafolyamatok megkönnyítették a feladatok hatékony levezénylését. Most azonban egyre több csapat dolgozik teljesen különálló helyeken: más irodákban, vagy akár más városokban is, ezért teljesen újfajta kommunikációs és irányítási szempontok lettek fontosak a kollégák és munkafázisok koordinálása során.

A kollégák az internetes kapcsolatok "másik végein" dolgoznak: rendelkezésükre áll az összes olyan technológia, amellyel szinte teljesen úgy végezhetik el feladataikat, mintha egy légtérben lennének: de ez csak akkor működhet igazán hatékonyan, ha a projekt vezetője szem előtt tartja a következő alapvető kérdéseket.

1. Fontos az eltökéltség Ha egy projekten dolgozó csapat egy helyen dolgozik, nem nehéz figyelni arra, hogy senki se "essen ki a ritmusból". Ha azonban a kollégák egyedül dolgoznak egy távoli gép előtt, könnyen érezhetik magukat elszigeteltnek - a projektvezetőtől, a csapat többi tagjától vagy akár a feladat lényegétől. Fontos a folyamatos kapcsolattartás, a figyelem ébren tartása, így a csapat egyik tagja sem marad le, nem kalandozik el a figyelmük, és nem csökken a lelkesedésük.


2. Szemtől szemben Az előző pont továbbfűzése sztintén egyfajta pszichológiai jellegű probléma: a munkatársak a távolság ellenére magabiztosabban, nyugodtabban dolgoznak, ha folyamatosan időt szánunk, élőszóban vagy videókonferencia segítségével megvalósított beszélgetésekre. Bármennyire is könnyű egy kérdést e-mailben vagy akár chat-üzenetben feltenni, még mindig komfortosabb érzés személyesen feltenni, így a metakommunikáció, valamint a visszakérdezések, pontosítások lehetősége jóval hatékonyabbá teszi az információk átadását és hasznosítását.

10 tipp vállalkozásoknak a Gmail felturbózására
5 tipp: a CIO-k kommunikációs hibái
5 tipp kisvállalatoknak: spórolás informatikával

3. Megtervezett munkafázisok Egy közös irodában egyszerű szóban jelezni, ha a csapat egyik tagjára rábízott részfeladat elkészül. Innen azonnal átveheti a következő fázisra ráállított kolléga, így a projekt szünet nélkül menetel az elkészülés felé. De mi a helyzet akkor, ha különböző helyeken ülnek a munkatársak - akár különböző időzónákban? Szerencsére egyre több olyan csoportmunkát segítő eszköz áll rendelkezésre, ahol a naptár és a kommunikációs lehetőségek, logok helyes kezelésével könnyen megtervezhető a feladatok átadásának, átvételének folyamata.

4. Mindenki felkészült?
Az emberi faktor mellett persze nem szabad elsiklani a technikai felkészültség felett sem. A távmunkások mindegyikének rendelkezésére áll minden hardveres és szoftveres feltétel a közös munkához? Elég gyors az internetkapcsolat? Mindenkinél telepítve vannak a projekt során használandó alkalmazások? Netán ezeknek más és más verzióival rendelkeznek, amelyből később kompatibilitási problémák származhatnak? Érdemes még a munka megkezdése előtt tisztázni a műszaki háttér esetleges problémáit, távolról már nehézkesen működik a gyorssegély.


5. Használjuk a technikát Szinte naponta jelennek meg csoportmunkával kapcsolatos szoftverek, hardvereszközök, újabb technológiák. Ne habozzunk kipróbálni ezeket (ha lehet, még a konkrét munka megkezdése előtt), és ismertessük meg az előnyöket a munkatársakkal. Videókonferencia, közös dokumentumkezelés, időmenedzsment, megosztott adatbázisok és egyéb megoldások egyre növekvő számban, funkciók széles választékával állnak rendelkezésre: van miből kiválasztani a számunkra legmegfelelőbbet.

Persze ezek csupán alapvető tanácsok, melyek személyre, illetve munkacsoportra szabottan speciális problémákkal is kibővülhetnek, ám a távolság, az ebből adódó elszigeteltség, kontroll, esetleges informatikai kérdések minden bizonnyal a legtöbb távmunkás csoportmunka során előkerülnek: nem árt előre felkészülni, hogy nem minden működik majd úgy, mint amikor még a szomszéd asztalhoz kellett átszólni...

MI-vel védenék a britek az internetre szabadított óvodásokat

Az illetékes hatóság felmérése szerint egyre több kisgyerek jelenik meg a világhálón, akiknek a szülei is egyre nagyobb szabadságot engednek a digitális térben.
 
Hirdetés

Adathelyreállítás pillanatok alatt

A vírus- és végpontvédelmet hatékonyan kiegészítő Zerto, a Hewlett Packard Enterprise Company platformfüggetlen, könnyen használható adatmentési és katasztrófaelhárítási megoldása.

Hol, milyen adatokat és hányszorosan tároljunk ahhoz, hogy biztonságban tudhassuk szervezetünk működését egy nem várt adatvesztési incidens esetén is?

a melléklet támogatója az EURO ONE Számítástechnikai Zrt.

CIO KUTATÁS

TECHNOLÓGIÁK ÉS/VAGY KOMPETENCIÁK?

Az Ön véleményére is számítunk a Corvinus Egyetem Adatelemzés és Informatika Intézetével közös kutatásunkban »

Kérjük, segítse munkánkat egy 10-15 perces kérdőív megválaszolásával!

LÁSSUNK NEKI!

Amióta a VMware a Broadcom tulajdonába került, sebesen követik egymást a szoftvercégnél a stratégiai jelentőségű változások. Mi vár az ügyfelekre? Vincze-Berecz Tibor szoftverlicenc-szakértő (IPR-Insights) írása.

Nyílt forráskód: valóban ingyenes, de használatának szigorú szabályai vannak

Különösen az early adopter vállalatoknak lehet hasznos. De különbözik ez bármiben az amúgy is megkerülhetetlen tervezéstől és pilottól?

Sok hazai cégnek kell szorosra zárni a kiberkaput

Ön sem informatikus, de munkája során az információtechnológia is gyakran befolyásolja döntéseit? Ön is informatikus, de pénzügyi és gazdasági szempontból kell igazolnia a projektek hasznosságát? Mi közérthető módon, üzleti szemmel dolgozzuk fel az infokommunikációs híreket, trendeket, megoldásokat. A Bitport tizennegyedik éve közvetít sikeresen az informatikai piac és a technológiát hasznosító döntéshozók között.
© 2010-2024 Bitport.hu Média Kft. Minden jog fenntartva.