Dave Donatellinek, a HP alelnökének előadása nem nyűgözte le az OpenWorld több tízezres közönségét

Az Oracle éves rendezvényének nyitónapján két HP-s vezető is lehetőséget kapott a szereplésre. Az óriásvállalat rutinos menedzserei azonban – a közönség egybehangzó véleménye szerint – csapnivalóan unalmas, régi információkkal túlzsúfolt, érdektelen prezentációt tartottak. (Egy blogger például „A nap, amikor a HP nagy nyilvánosság előtt megölte magát” címmel írt bejegyzést.)

A HP példája jól mutatja, hogy még a legkomolyabb vezetők számára is nagy kihívást jelent olyan előadást tartani, ami úgy adja át a gyakran összetett mondanivaló lényegét, hogy közben szórakoztatja és leköti a hallgatóságot. Jóllehet a prezentálás igényel némi veleszületett tehetséget, néhány alapszabály betartásával egy átlagos képességű előadó is képes lehet emlékezetes beszédet mondani.

A kevesebb, több | Fidel Castro nyilván nem ért ezzel egyet, de minél tömörebb az előadás, annál nagyobb az esély arra, hogy a közönség ne kezdjen a telefonjával játszani unalmában. Kutatások és gyakorlati tapasztalatok szerint a hallgatóság terhelhetőségi küszöbértéke tíz perc körül van.

Gyakori hiba a konferenciákon előadó vállalatok esetében, hogy minél hosszabb ideig akarják birtokolni a pódiumot. Ez a megközelítés azonban teljesen kontraproduktív. Sokkal pozitívabb üzenetet hordoz a cégről egy rövid, összeszedett előadás, mint egy egyórás monoton mantra, amiről nem győznek kiszökni a résztvevők.

Igaz, tíz perc nem feltétlenül elég minden témára, de amennyiben tovább tart a prezentáció, akkor is érdemes valamivel megtörni az előadást. Például egy húszperces beszéd közepén be lehet játszani egy rövid videót, megszólaltatni, szavaztatni a közönséget, vagy bármi egyéb módon kizökkenteni a hallgatóságot. A kis „felfrissülés” után rá lehet térni az előadás második felének témájára.

Golyó általi (agy)halál | A hagyományos PowerPoint prezentációk szint állandó eleme a bulletpoint, azaz a felsorolásjelekkel tagolt, frappánsnak szánt lista. Az angolul lövedéket is jelentő bullet azonban mára inkább megöli, mint felkelti a figyelmet.

A rutinos előadás-hallgatók számára a címből és felsorolásból álló dia annyira sablonos, hogy menten elalszanak tőle. A hibát gyakran tetézik azzal, hogy a pontok egy-két szó helyett barokkos körmondatokból állnak.

Tartózkodjunk tehát a sablonos, ugyanazt a felépítést követő oldalaktól. Próbáljuk a mondanivalót képek, ábrák, érdekes hasonlatok formájában feldobni a dián, ami után élő beszédben már következhetnek a kulcsinformációk.

Némi pluszenergiát igényel, de érdemes egyéb prezentációs megoldásokkal is kísérletezni. Ilyen például a magyar gyökerű és nagy nemzetközi sikernek örvendő Prezi.

Gyakorlat teszi | Sokan úgy gondolják, hogy a prezentációjuk akkor van kész, amikor az utolsó dia is a helyére kerül, és boldogan elmentik az anyagot. Igazából a felkészülés jó része csak ekkor következik: el kell próbálni az előadást. Nem egyszer, nem kétszer.

A Cisco vezetője, John Chambers alapvetően nem túl tehetséges előadó, ám világosan felismerte a rákészülés fontosságát. Belső források szerint rengeteg energiát fordít prezentációi begyakorlására, ami – lássanak csodát – azt eredményezi, hogy gördülékeny, könnyed stílusban képes átadni gondolatait.

Egy szakértő szerint legalább tízszer annyi időt kell szánni az előadás előzetes elpróbálásra, mint amilyen hosszú maga a prezentáció. Sokat segít az is, ha nem magányosan az üres falnak, hanem másik személynek mondjuk fel a „leckét”. Szintén hasznos lehet kamerára rögzíteni a próbát, majd visszajátszva tanulni a látványos hibákból.

Nem felolvasóest | Gyakran találkozhatunk azzal a rossz technikával is, amikor nem történik más, csak a sűrűn teleírt diákat olvassa fel az előadó. A prezentáció nem arról szól, hogy előre megírt szöveget vetítünk a terem falára, amit aztán felolvasunk. Mint ahogy az sem célravezető, ha a pulpitusra tett papírokba mélyedve tartjuk beszédünket.

Ez a fajta hozzáállás teljesen elszigeteli az előadót a közönségtől, ami önmagában gátja lehet a figyelem megtartásának. Az előző, gyakorlással kapcsolatos pont azért is nagyon fontos, mert kellő felkészültség mellett az előadás elemeit egyetlen pillantással képes az ember felidézni, majd arról folyékonyan beszélni.

Szóra sem érdemes | Nem feltétlenül köztudott, de magának a szöveg tartalmának elenyészően kevés szerepe van abban, hogy sikerül-e lekötni a hallgatóság figyelmét. Viselkedéssel kapcsolatos kutatások során kiderült, ebből a szempontból mindössze 7 százalékot jelent az, mit mondunk. A maradék 93 abból tevődik össze, hogy hogyan mondjuk mindezt, milyen a gesztikulációnk, testbeszédünk közben, de lényeges elemként szerepel például a ruházat, általános megjelenés is.

Ismét csak visszakanyarodunk az elpróbálás fontosságához. Videofelvételeken jól megfigyelhető, milyen magabiztos (vagy éppen szorongó) pózban beszélünk, próbálunk-e szemkontaktust teremteni a közönséggel, van-e olyan pont, amikor elbizonytalanodik a hangunk, vagy sok ő-vel próbáljuk kitölteni a két értelmes szó között tátongó űrt.