Egy New York-i székhelyű globális kutatási szervezet, a Conference Board júniusban kiadott C-Suite Outlook Mid-Year című jelentése szerint a vállalatvezetők közel négyötöde készül recesszióra az elkövetkező egy-másfél évben. Sőt a válaszadók 15 százaléka szerint már nyakunkon is van az általános gazdasági visszaesés.

Azzal tehát a többség egyetért, hogy a recesszió elkerülhetetlen. A nehézséget az okozza, hogy nem tudja senki, pontosan mikor következik be. Ha egy vezető rossz ütembe fékez, azt kockáztatja, hogy vállalata jó piaci lehetőségeket szalaszt el. Ha viszont későn lép, és a korábbi szinten tartja a beruházásokat, miközben a gazdaság bezuhan, veszteségbe viheti a céget, mondta az amerikai CIO.com-nak egy tanácsadó cég elnöke.

Ez értelemszerűen az IT-vezetők helyzetére is hat. Ráadásul már sok helyütt meg is kopott a válságkezelési rutin, hiszen a 2008-ban feltámadó gazdasági viharok elülte után egyre ritkábban hangzott el a "költségcsökkentés" kifejezés. Pedig érdemes lesz fellapozni az akkori terveket ötletekért, mert az üzlet valószínűleg ismét az IT-től várja a lehetetlent: a költségek csökkentésével növelni a hatékonyságot.

Az informatikai vezetők persze szeretnek azzal érvelni, hogy most kell nyomni a gázt, merthogy az IT-beruházás olyan, mint a tőzsdézés: akkor kell venni, amikor mindenki elad, ezért minden olcsóbb. Egy digitalizációs vezető például úgy érvelt az InformationWeeknek, hogy a recesszió átlagos hossza mindössze 13 hónap, tehát most kell befektetni, hogy bő egy év múlva lehessen tarolni.

Ehhez a stratégiához tartalékok kellenek. Azoknak a vállalatoknak viszont, melyek a bőség korát nem használták ki hatékonyságnövelő technológiai fejlesztésekre és/vagy tartalékképzésre, most marad a túlélő üzemmód. Az informatikai költségek ugyanis jelentős részét teszik ki a működési költségeknek, így a megszorítások is ott a leglátványosabbak.

Legyen egy jó terv

Ahhoz, hogy az IT alacsonyabb költség mellett is hatékonyan támogathassa az üzletet, jó terv kell, mondják a tanácsadók. Általános megoldás nincs, de olyan fogások vannak, melyek szektortól és az IT fejlettségétől függetlenül nagyobb mozgásteret adnak a CIO-knak.

1. Állandó költségek helyett dinamikus költségek. Recesszióban még fontosabbá válik az üzlet likviditása, azaz hogy legyen elég készpénze a vállalatnak. Ezt az IT azzal támogathatja, ha a fix tőkeköltségek egy részét az üzleti teljesítményhez dinamikusabb illeszkedő – le és fel is gyorsan skálázható – működési költségekké alakítja. Ebben persze sokat segíthet, ha egy szervezet már a recesszió előtt megkezdte a felhős átállást (recessziós időszakban belefogni egy átállási projektbe merész vállalás, mert egyszeri költsége jelentős lehet).

2. IT-szolgáltatási szerződések revíziója. Amikor pénzbőség van, sokszor egyszerűbb megújítani egy szolgáltatási szerződést, mint alaposan átvizsgálni, hogy adott helyzetre valóban optimális-e. Recessziós időszakban azonban elkerülhetetlen az IT-outsourcing alá eső portfólió alapos átvizsgálása. Nem csak azt kell vizsgálni, hogy adott szolgáltatás hol helyezkedik el a kell – mennyi kell – nem kell koordinátarendszerben, hanem a szolgáltatók válságállóságát, pénzügyi stabilitását is. Utóbbi ugyanis fontos előfeltétele annak, hogy ne romoljon a szolgáltatás minősége.

Érdemes időt szánni a szerződés újratárgyalására – közösen keresve a költségcsökkentési lehetőségeket. Az előrelátó szolgáltató partner lesz egy ilyen tárgyalásban, hiszen neki is az az érdeke, hogy hosszabb távon megtartsa megbízható ügyfeleit (melyekből válság idején szintén szűkösebb a kínálat). A CIO.com-nak nyilatkozó szakértők szerint az ilyen tárgyalások az ügyfelektől is konstruktív hozzáállást igényelnek (pl. olyan észszerű javaslatokat, amelyek figyelembe veszik, hogy recesszió  idején a szolgáltató helyzete sem lesz egyszerűbb a növekvő költségek és kockázatok miatt). Holisztikusan kell kezelni a teljes költségoldalt, és ebben nem a legolcsóbb szolgáltatási díj a cél, hanem a IT (illetve a vállalat) költségszintjének a csökkentése. Ilyen helyzetben például felértékelődik a szoftverlicencek optimalizálása, amely egy magyar nagyvállalat esetében is milliárdos nagyságrendű megtakarítást hozhat.

3. A redundancia csökkentése. És ha már szoftverlicencek: érdemes revízió alá venni a teljes szoftver- és hardverállományt. A legnagyobb konszolidációs potenciál a nyugdíjazásra érett redundás rendszerekben van. Egy tanácsadó szerint a bevállalós CIO-k sokszor külön figyelmeztetés nélkül állítanak le ilyen rendszereket, és figyelik, hogy panaszkodik-e valaki. Persze mielőtt ezt meglépné az IT, meg kell nézni, hogy adott eszköz értékcsökkenése hol áll. Ha ugyanis még nem futott nullára, akkor a leállítása is pénzügyi veszteséget okoz a vállalatnak.

A redundaciát persze minden esetben érdemes felszámolni, ha másért nem, az amúgy is egyre komplexebb IT-infrastruktúra egyszerűsítése miatt. Ugyanakkor bizonyos esetekben lehet értelme legacy rendszerek fenntartásának, akár magasabb üzemeltetési költség mellett is.

4. Alacsony prioritású projektek felfüggesztése. Az informatikai vezetőknek ki kell értékelniük minden futó IT-projektet, hogy azok mennyire igazodnak az aktuális üzleti stratégiához. A projektek proirizálása nem történhet önbevallásos alapon (ne a projektgazda mondja meg, mennyire fontos az adott projekt), ezért az informatikai vezetőknek itt kemény harcokra kell készülniük. Ezért sokat segít, ha a felső vezetéssel el tudják fogadtatni a felülvizsgálat szükségességét és szempontjait.

5. A toborzási tempó csökkentése. Az informatikai vezetők többsége folyamatosan embert keres. De most érdemes követniük a nagy IT-vállalatok gyakorlatát, melyek legfeljebb kulcsterületekre vesznek fel új embert (az Apple olyan radikálisan visszafogta a toborzását, hogy pár napja 100 toborzóját küldte el HR-részlegéről).

+1 Óvatósabban kísérletezni. A pilot projektek fontosak, de fajlagosan drágák. Ezeket felül kell vizsgálni. Azokra a kísérletekre kell koncentrálni, amiket gyorsan lehet és érdemes is bevezetni. A bizonytalan jövőjű pilotokat alaposan meg kell rostálni.

Éves büdzsé, havi felülvizsgálat

Bárhonnan is fogja meg a vállalat a költségcsökkentést, a legfontosabb a tervezettség. Az átgondolatlan lépések ugyanis az üzleti tevékenység romlását okozzák. Az alap továbbra is az üzleti célokhoz igazodó éves IT-költségvetés, amit az üzleti vezetéssel közösen havonta ki kell értékelni és a körülmények változásához igazítani.

A terv felülvizsgálatakor azonban figyelembe kell venni azt, hogy ma már az IT stratégiai szerepbe került. Tehát az informatikai vezetőknek úgy kell a költségeket kezelniük, hívja fel a figyelmet a CDP nevű tanácsadó cég vezetője, Brian Carlson, hogy közben a kulcsterületek (meglévő adatok üzleti értéket teremtő hasznosítása, jövőbe mutató technológiai beruházások, felhős migrációs stb.) ne sérüljenek.