A magyar közép- és nagyvállalatok mindössze egynegyede használ dokumentumkezelő rendszert, a beérkező dokumentumokat jellemzően még papír iktatókönyvben tartják nyilván, míg az iratok cégen belüli megosztását elsősorban fénymásolással és szkenneléssel oldják meg – derült ki a DMSONE és a GKIeNET közös kutatásából, amely a 2,5 milliárd forint feletti árbevételű vállalatokat vizsgálta.

 

Kockás füzet ■ A vizsgált cégeknél hetente átlagosan 200 irat képződik, ennek ellenére a cégek szűk kétharmada még jellemzően papír iktatókönyvben vagy táblázatkezelő programban tartja nyilván a beérkező dokumentumokat. Az árbevételi szintet figyelembe véve meglehetősen riasztó, hogy a kérdésre adott válaszokban még a „kockás füzet” is előfordul dokumentumkezelő rendszerként. A megkérdezettek jellemzően az iratok cégen belüli megosztására sem használnak külön szoftvert: a dokumentumokat többnyire fénymásolják vagy szkennelés után emailben, illetve intraneten küldik el egymásnak a munkatársak.

A dokumentumkezeléssel kapcsolatos jogszabályoknak való megfelelés hiánya közel minden tizedik vállalatnál okozott már fejfájást. Az adatbiztonság még ennél is kényesebb terület: a cégek 18 százalékánál veszett már el és 13 százalékánál rongálódott meg irat.

Dokumentumkezelő rendszert mindössze a kutatásban részt vevő 115 vállalat egynegyede használ, és csupán további 17 százalék tervezi annak bevezetését. Ennél ugyanakkor sokkal több cégnél, a megkérdezettek egyharmadánál jelentkezik igény a dokumentumkezelés hatékonyabbá tételére, amitól elsősorban a folyamatok felgyorsítását, a határidők pontos kezelését várják, de a megnövekedett mennyiségű irat kezelésének egyszerűsítését is kiemelték. Érdekesség, hogy a dokumentumkezelés csökkenő költségeit mindössze 25 százalék jegyezte meg.

Érdemes megjegyezni, hogy a dokumentummenedzsment rendszerek hazai használati arányáról egy tavasszal publikált másik kutatás lényegesen jobb eredményekre jutott. A Corvinus egyetem által megkérdezett közepes- és nagyvállalatok több mint felénél mondták azt, hogy már működik ilyen a szervezetnél, miközben további bő harmaduknál éppen bevezetés alatt állt, vagy tervben volt az implementáció.

Máshol se jobb ■ Bármennyire is elmaradottnak tűnik a fenti helyzetjelentés, a téma világviszonylatban sem mutat sokkal jobb képet. Egy irodai papírhasználatot firtató tavaly készült nemzetközi felmérésből például kiderült, hogy ugyan ötből négy válaszadó prioritásnak tartja a papírmentes iroda kialakítását, a nyomtatás mégis 75 százalékuknál napi tevékenységnek számít, és a cégek majdnem fele több dokumentumot nyomtat, mint két évvel korábban. Az említett kutatásban megkérdezett vállalatok mindössze 3 százaléka nyilatkozott úgy, hogy abban az évben jelentősen csökkentette papírfelhasználását. Sőt, nagy változásra a közeljövőben sem lehet számítani: a többség az elkövetkező években sem tervezi működésének átalakítását.