A big data hype-ja mellett eltörpül a small data ismertsége, pedig sokat segíthet a vállalatoknak – egyebek mellett – a munka hatékony megszervezésében. Napjainkban ugyanis szinte mindenkinek a zsebében ott lapul egy okos eszköz, amelyen keresztül folyamatosan, akarva-akaratlanul információt oszt meg saját magáról. Ezt a technológiát miért ne használnák a munkánkban is?

Az eljárást a szakképzett munkaerő egyre növekvő hiánya itthon különösen aktuálissá teszi. Új dolgozókat nagyon nehéz felvenni, ugyanakkor a legkorszerűbb módszerekkel mindig lehet kihasználatlan kapacitást találni. Nem az alkalmazottak kizsigerelése tehát a cél, hanem az, hogy csak olyan munkát adjunk nekik, amelyre valóban szükség van, és az egyes tevékenységeket jól hangoljuk össze.

Ehhez pontosan kell látnunk, hogy a dolgozóink mit is csinálnak egy adott időpontban, és a munkájuk hogyan kapcsolódik a szervezet működéséhez. Méréseket kell végeznünk, méghozzá úgy, hogy a dolgozókat a lehető legkevésbé zavarja. Fontos az is, hogy a mérés olcsó, de egyúttal a lehető legpontosabb legyen.

A mobiltechnológia és a felhő mindig kéznél van

E problémát oldja meg a mobiltechnológia, amely ma már mindenki számára elérhető. Az emberek nagy része könnyen elboldogul az érintőképernyős kijelzővel, így kézenfekvő, hogy az adatok gyűjtésére kisméretű tableteket helyezzünk ki, amelyeken egy speciális, az adott szervezetre szabott alkalmazás rögzíti a munkavégzéshez kapcsolódó információkat.

Mivel az eszköz mobil, az sem jelent gondot, ha a munkavégzés több helyszínen zajlik. A gyors és nagy lefedettséggel rendelkező mobilinternetnek köszönhetően a dolgozók akár több száz kilométerre is lehetnek a központtól, mégis valós időben lehet követni a tevékenykedésüket.

A mérő alkalmazások interneten keresztül kapcsolódhatnak egy felhőalapú adatbázishoz, ahova folyamatosan fel tudják tölteni az aktuálisan zajló tevékenység adatait. Itt jön létre a dolgozók munkavégzéséhez kötődő small data adatbázis.

Mivel az adatok folyamatosan szinkronizálhatók a tabletek és a szerver között, valós időben lehet követni a szervezetben párhuzamosan zajló tevékenységeket. Az ilyen IoT (Internet of Things, a dolgok internete) megoldás akár azt is lehetővé teheti, hogy a mobil eszközökre központilag figyelmeztetéseket vagy utasításokat küldjünk. Így a vezetők szükség esetén azonnal be tudnak avatkozni.

Valós idejű mérési adatokat elemzünk

Az egyik legfontosabb mérőszám az idő. Pontosan kell látnunk, hogy egy-egy tevékenységünk meddig tart. Ez az információ nélkülözhetetlen ahhoz, hogy tervezni lehessen a kapacitásokat és a munkafolyamatokat. Statisztikai alapon, a big data világában bevált módszerekkel elemezhetjük a begyűjtött adathalmazt.

Predikciós módszerek segítségével pontos becslést adhatunk arra, hogy a tevékenységeink mennyi időt fognak igénybe venni az elkövetkezendő időszakban. Felismerhetjük, melyek a felesleges tevékenységek, s így ezeket elhagyhatjuk. Megtalálhatjuk azt is, hogy az egyes dolgozók miben a leghatékonyabbak, és így a munkavégzés átszervezésével kapacitást tudunk felszabadítani. Pontosíthatjuk a munkafolyamatokat, amelyek ettől tervezhetőbbek lesznek. Megnézhetjük, hogy egy-egy tevékenységnél milyen a mért idők eloszlása, és összehasonlíthatjuk, hogy ugyanazt a tevékenységet mennyi idő alatt végzik el a különböző telephelyeken. Mindez sok olyan rejtett információt hordozhat, amit más módszerekkel nehéz lenne feltárni.