Jó néhányszor átböngészte már oda-vissza az ez évi IT költségvetést egy jól menő pénzügyi tanácsadó cég informatikai vezetője, ugyanis a főnöke, racionalizálás címén, további 30 százalékos megtakarítást vár tőle. A beruházásokat már 2008 őszén befagyasztotta, így most azon töri a fejét, hogy régi és nagyon drágán szervizelhető, festékkazetta-faló, és a lapokat sokszor begyűrő nyomtatói helyett például sokkal olcsóbb, havidíjas konstrukcióban, külső szolgáltatóval oldják-e meg az informatikai költségek mintegy feléért felelős céges nyomtatást.

Az elmúlt másfél-két évben nagyon sok cégnél adták ki sürgős feladatként a nyomtatási terület optimalizálását – számol be Érdi-Krausz Gábor, az OKI Printing Solutions magyarországi leányvállalatának ügyvezető igazgatója. Hiszen ez az a terület, ahol előre látni a sikert, s látványos megtakarítást lehet elérni. „A munkafolyamatok összevonása, a színes nyomtatás privát használatának visszaszorítása és egy hatékony felügyelő rendszer-menedzsment alkalmazása megállíthatja a pazarlást” – mutat rá az OKI magyar vezetője.

Bár nyilván az OKI és tucatnyi más nyomtatással foglalkozó világcég érdeke, hogy termékeit népszerűsítse, e megoldással a felhasználók is egyértelműen jól járhatnak. Az angol Quocirca nemzetközi kutató-elemző cég a Xeroxszal karöltve tavaly júniusában végzett átfogó kutatása is a számottevő költségfaragási lehetőségre mutat rá.

A kutatás során az Egyesült Államok, Németország, Franciaország és az Egyesült Királyság 200 multinacionális cégének és nagyvállalatának IT vezetőjét, vagy informatikai igazgatóját kérdezték. Mintegy 70 százalékuk nyilatkozott úgy, hogy a dokumentumkezelési és nyomtatási folyamatok optimalizálása kiemelt terület egy vállalat költségcsökkentése során. Pedig a bevont óriáscégek köre széles volt, érintette egyebek mellett a pénzügyi szektort, a gyógyszeripart, a kormányzati szektort, a telekommunikáció és az informatika területét is.

Hosszú távra kell tervezni | Rakonczai Kamilla, a Xerox Magyarország Kft. marketingkommunikációs menedzsere szerint pár évvel korábban még úgy vélték a cégvezetők, hogy csak a nagyobb cégeknek érheti meg a kihelyezés. Pedig ez nem a cég méretétől, hanem a használt nyomtatók számától függ, ami tevékenységi területenként erősen eltérő. Ha évente néhány milliós oldalszámot produkál egy cég, akkor megéri a nyomtatás, másolás teljes kiszervezése. Ennél kisebb nyomatszámú vállalat esetében pedig minősített partnerrel együtt lehet a szolgáltatást megvalósítani. Ez a teljes nyomtatási költségekből akár 15–20 százalékos megtakarítást is hozhat, igaz nem azonnal. Miskei Gábor, a HP üzletág igazgatója szerint ugyanis egy több telephellyel és leányvállalatokkal rendelkező cégnél a tervezéstől számítva akár egy-két év is eltelhet a megvalósításig.

Moravcsik László, a Canon ügyvezető igazgatója továbbmegy, szerinte a kihelyezés olyan kis- és középvállalkozások esetében is megéri, ahol nem tudnak fenntartani informatikai csapatot. Nagyvállalatok esetében, ahol nagy a dokumentumkezelési igény – azaz nagy a nyomtatási volumen és komplexek a folyamatok –, a menedzselt nyomtatási szolgáltatás (managed printing solutions – MPS) már rövidtávon is költséghatékony megoldásnak bizonyulhat. „Az MPS az outsourcing legfejlettebb szintjét képviseli” – ismerteti a Canon ügyvezető igazgatója.

Mégis házon belül? | Az adatszivárgás elleni védelem, az adatok sérülésének megelőzése az egyik fő oka annak, hogy az elsősorban a pénzügyi, a kormányzati, az oktatásügyi és az egészségügyi szektorban működő szervezetek házon belül végzik szinte minden nyomtatási feladatukat.

A hivatalos iratok egy részét már ma is valamilyen azonosítóval látják el, az automatizált olvasó rendszerek felhasználása érdekében rendszerint vonalkóddal – derül ki Mészöly Imre szavaiból. A vonalkód-nyomtató gyártó Citizen Systems Europe közép- és kelet-európai vezetője szerint a jelenlegi modern dokumentummenedzsment rendszerek keretében a speciális címkére nyomtatott, vonalkódokkal történő iratazonosítás terjedt el.

Itt a címke és a nyomtatáshoz használt festék anyaga egyaránt alkalmas arra, hogy a nyomat hosszabb ideig (akár évekig) jól olvasható legyen és lehetőséget adjon az automatizált rendszerek által történő kezelésre. A vonalkód-olvasó rendszerek kialakításakor a cégek a dokumentumokat kezelő és adminisztráló szoftveres háttér-infrastruktúrán túl a szkennereket, a címkenyomtatókat és a speciális címkék alkalmazását is igénylik.

Tipikus nyomtatási igények és lehetséges megoldásaik |

30 fős médiacég | Igény: Két helyen kell nyomtatót kialakítani, napi 600 oldalnyi nyomtatás az átlag, az egyik egy kisebb színes multifunkciós nyomtató (nyomtatás, másolás, szkennelés, fax, valamint ellenőrzési funkció). A nagyobb nyomtató fekete-fehér multifunkciós berendezés.
Ajánlat: Szűk irodákra és megosztott munkaterekre méretezett készülék, 700 lapos kapacitással, költségtakarékos és folyamatos nyomtatás. A beavatkozást nem igénylő automatikus dokumentumadagoló pedig a többoldalas dokumentumok beolvasását és faxolását egyszerűsíti. A modern nyomtató USB csatolófelülettel közvetlenül a számítógépre köthető. Ethernet csatlakozással viszont teljes funkcionalitással bíró hálózati eszközként használható. Egy nagyobb multifunkciós készülék (MFP) rendszerbe állításával 30 oldal/perc másolási sebességgel, alacsony energiaráfordítás és zajkibocsátás mellett láthatja el a másolási, és – opcionálisan – a nyomtatási, szkennelési, faxolási feladatokat.

Kétmilliárd forintos bevételű, 20 fős építőipari cég | Igény: Egy fekete-fehér multifunkciós (nyomtatás, másolás, szkennelés és faxolás) több tálcás nyomtató kell a vezető titkárságára. Olyan, amely alkalmas műszaki rajzok nyomtatására A4-es, A3-as, valamint A0-ás méretben is.
Ajánlat: Érintőképernyős, automatikus tálcaválasztós, poszter-készítő módban is üzemelő multifunkciós berendezés ajánlható az A3-as műszaki rajzok nyomtatására. Ez alkalmas a „2 in 1 másolásra”, automatikus kicsinyítésre/nagyításra, füzetkészítésre, sőt az azonosító kártyák másolására is. A gép nyomtatási sebessége 25 oldal/perces, és kétoldalas dokumentumadagolója is van. A „nagygéptől” független feladatokra egy kis helyen elférő fekete–fehér A4-es nyomtató ajánlható, amely havi 50 ezer oldalas terhelhetőséggel rendelkezik. A gép festéktakarékos, illetve energiatakarékos működésével, valamint több oldal egy lapra nyomtatásával papírt, tintát és pénzt spórol meg.

Ötmilliárd forintos bevételű, 50 fős pénzügyi tanácsadó cég, 10 ezer ügyféllel | Igény: Várhatóan két front office A4-es multifunkcionális fekete-fehér nyomtatóra és két back office A4-es multifunkcionális fekete-fehér nyomtatóra lesz szükség.
Ajánlat: Egy nagyobb lézernyomtató 70 ezer oldal/hónap terhelhetőségével még a legforgalmasabb munkacsoport igényeit is kielégíti. E készülékeket a megszokottnál több memóriával és gyorsabb processzorral szerelik fel. E mellé további multifunkciós nyomtató vásárolható. (Forrás: Xerox Magyarország)