Széles körben hódít a dokumentumkezelési és nyomtatási folyamatok teljes körű vagy részleges kiszervezése. Bár a gyártók érdekeltek ebben, a cégeknek alaposan meg kell gondolniuk, hogy mikor bízzák külsősökre a nyomtatási feladatokat.
Jó néhányszor átböngészte már oda-vissza az ez évi IT költségvetést egy jól menő pénzügyi tanácsadó cég informatikai vezetője, ugyanis a főnöke, racionalizálás címén, további 30 százalékos megtakarítást vár tőle. A beruházásokat már 2008 őszén befagyasztotta, így most azon töri a fejét, hogy régi és nagyon drágán szervizelhető, festékkazetta-faló, és a lapokat sokszor begyűrő nyomtatói helyett például sokkal olcsóbb, havidíjas konstrukcióban, külső szolgáltatóval oldják-e meg az informatikai költségek mintegy feléért felelős céges nyomtatást.

Az elmúlt másfél-két évben nagyon sok cégnél adták ki sürgős feladatként a nyomtatási terület optimalizálását – számol be Érdi-Krausz Gábor, az OKI Printing Solutions magyarországi leányvállalatának ügyvezető igazgatója. Hiszen ez az a terület, ahol előre látni a sikert, s látványos megtakarítást lehet elérni. „A munkafolyamatok összevonása, a színes nyomtatás privát használatának visszaszorítása és egy hatékony felügyelő rendszer-menedzsment alkalmazása megállíthatja a pazarlást” – mutat rá az OKI magyar vezetője.

Bár nyilván az OKI és tucatnyi más nyomtatással foglalkozó világcég érdeke, hogy termékeit népszerűsítse, e megoldással a felhasználók is egyértelműen jól járhatnak. Az angol Quocirca nemzetközi kutató-elemző cég a Xeroxszal karöltve tavaly júniusában végzett átfogó kutatása is a számottevő költségfaragási lehetőségre mutat rá.

A kutatás során az Egyesült Államok, Németország, Franciaország és az Egyesült Királyság 200 multinacionális cégének és nagyvállalatának IT vezetőjét, vagy informatikai igazgatóját kérdezték. Mintegy 70 százalékuk nyilatkozott úgy, hogy a dokumentumkezelési és nyomtatási folyamatok optimalizálása kiemelt terület egy vállalat költségcsökkentése során. Pedig a bevont óriáscégek köre széles volt, érintette egyebek mellett a pénzügyi szektort, a gyógyszeripart, a kormányzati szektort, a telekommunikáció és az informatika területét is.

Hosszú távra kell tervezni |
Rakonczai Kamilla, a Xerox Magyarország Kft. marketingkommunikációs menedzsere szerint pár évvel korábban még úgy vélték a cégvezetők, hogy csak a nagyobb cégeknek érheti meg a kihelyezés. Pedig ez nem a cég méretétől, hanem a használt nyomtatók számától függ, ami tevékenységi területenként erősen eltérő. Ha évente néhány milliós oldalszámot produkál egy cég, akkor megéri a nyomtatás, másolás teljes kiszervezése. Ennél kisebb nyomatszámú vállalat esetében pedig minősített partnerrel együtt lehet a szolgáltatást megvalósítani. Ez a teljes nyomtatási költségekből akár 15–20 százalékos megtakarítást is hozhat, igaz nem azonnal. Miskei Gábor, a HP üzletág igazgatója szerint ugyanis egy több telephellyel és leányvállalatokkal rendelkező cégnél a tervezéstől számítva akár egy-két év is eltelhet a megvalósításig.

Moravcsik László, a Canon ügyvezető igazgatója továbbmegy, szerinte a kihelyezés olyan kis- és középvállalkozások esetében is megéri, ahol nem tudnak fenntartani informatikai csapatot. Nagyvállalatok esetében, ahol nagy a dokumentumkezelési igény – azaz nagy a nyomtatási volumen és komplexek a folyamatok –, a menedzselt nyomtatási szolgáltatás (managed printing solutions – MPS) már rövidtávon is költséghatékony megoldásnak bizonyulhat. „Az MPS az outsourcing legfejlettebb szintjét képviseli” – ismerteti a Canon ügyvezető igazgatója.

Mégis házon belül? | Az adatszivárgás elleni védelem, az adatok sérülésének megelőzése az egyik fő oka annak, hogy az elsősorban a pénzügyi, a kormányzati, az oktatásügyi és az egészségügyi szektorban működő szervezetek házon belül végzik szinte minden nyomtatási feladatukat.

A hivatalos iratok egy részét már ma is valamilyen azonosítóval látják el, az automatizált olvasó rendszerek felhasználása érdekében rendszerint vonalkóddal – derül ki Mészöly Imre szavaiból. A vonalkód-nyomtató gyártó Citizen Systems Europe közép- és kelet-európai vezetője szerint a jelenlegi modern dokumentummenedzsment rendszerek keretében a speciális címkére nyomtatott, vonalkódokkal történő iratazonosítás terjedt el.

Itt a címke és a nyomtatáshoz használt festék anyaga egyaránt alkalmas arra, hogy a nyomat hosszabb ideig (akár évekig) jól olvasható legyen és lehetőséget adjon az automatizált rendszerek által történő kezelésre. A vonalkód-olvasó rendszerek kialakításakor a cégek a dokumentumokat kezelő és adminisztráló szoftveres háttér-infrastruktúrán túl a szkennereket, a címkenyomtatókat és a speciális címkék alkalmazását is igénylik.

Tipikus nyomtatási igények és lehetséges megoldásaik
|

30 fős médiacég | Igény: Két helyen kell nyomtatót kialakítani, napi 600 oldalnyi nyomtatás az átlag, az egyik egy kisebb színes multifunkciós nyomtató (nyomtatás, másolás, szkennelés, fax, valamint ellenőrzési funkció). A nagyobb nyomtató fekete-fehér multifunkciós berendezés.
Ajánlat: Szűk irodákra és megosztott munkaterekre méretezett készülék, 700 lapos kapacitással, költségtakarékos és folyamatos nyomtatás. A beavatkozást nem igénylő automatikus dokumentumadagoló pedig a többoldalas dokumentumok beolvasását és faxolását egyszerűsíti. A modern nyomtató USB csatolófelülettel közvetlenül a számítógépre köthető. Ethernet csatlakozással viszont teljes funkcionalitással bíró hálózati eszközként használható. Egy nagyobb multifunkciós készülék (MFP) rendszerbe állításával 30 oldal/perc másolási sebességgel, alacsony energiaráfordítás és zajkibocsátás mellett láthatja el a másolási, és – opcionálisan – a nyomtatási, szkennelési, faxolási feladatokat.

Kétmilliárd forintos bevételű, 20 fős építőipari cég | Igény: Egy fekete-fehér multifunkciós (nyomtatás, másolás, szkennelés és faxolás) több tálcás nyomtató kell a vezető titkárságára. Olyan, amely alkalmas műszaki rajzok nyomtatására A4-es, A3-as, valamint A0-ás méretben is.
Ajánlat: Érintőképernyős, automatikus tálcaválasztós, poszter-készítő módban is üzemelő multifunkciós berendezés ajánlható az A3-as műszaki rajzok nyomtatására. Ez alkalmas a „2 in 1 másolásra”, automatikus kicsinyítésre/nagyításra, füzetkészítésre, sőt az azonosító kártyák másolására is. A gép nyomtatási sebessége 25 oldal/perces, és kétoldalas dokumentumadagolója is van. A „nagygéptől” független feladatokra egy kis helyen elférő fekete–fehér A4-es nyomtató ajánlható, amely havi 50 ezer oldalas terhelhetőséggel rendelkezik. A gép festéktakarékos, illetve energiatakarékos működésével, valamint több oldal egy lapra nyomtatásával papírt, tintát és pénzt spórol meg.

Ötmilliárd forintos bevételű, 50 fős pénzügyi tanácsadó cég, 10 ezer ügyféllel | Igény: Várhatóan két front office A4-es multifunkcionális fekete-fehér nyomtatóra és két back office A4-es multifunkcionális fekete-fehér nyomtatóra lesz szükség.
Ajánlat: Egy nagyobb lézernyomtató 70 ezer oldal/hónap terhelhetőségével még a legforgalmasabb munkacsoport igényeit is kielégíti. E készülékeket a megszokottnál több memóriával és gyorsabb processzorral szerelik fel. E mellé további multifunkciós nyomtató vásárolható. (Forrás: Xerox Magyarország)

A Microsoft vezére szerint is le kellene állni az MI dédelgetésével

Satya Nadella szerint mindenki előtt világossá kell tenni, hogy a mesterséges intelligencia egy eszköz, nem valamilyen emberi értelemmel rendelkező dolog.
 
Az Európai Unió kibervédelmi direktívájának való megfelelés nem annyira bonyolult feladat, mint amilyennek elsőre látszik.

a melléklet támogatója a Balasys IT Zrt.

Hirdetés

Biztonságos M2M kommunikáció nagyvállalti környezetben a Balasystól

A megnövekedett támadások miatt az API-k biztonsága erősen szabályozott és folyamatosan auditált terület, amelynek védelme a gépi kommunikáció (M2M) biztonságossá tételén múlik.

Amióta a VMware a Broadcom tulajdonába került, sebesen követik egymást a szoftvercégnél a stratégiai jelentőségű változások. Mi vár az ügyfelekre? Vincze-Berecz Tibor szoftverlicenc-szakértő (IPR-Insights) írása.

Nyílt forráskód: valóban ingyenes, de használatának szigorú szabályai vannak

Különösen az early adopter vállalatoknak lehet hasznos. De különbözik ez bármiben az amúgy is megkerülhetetlen tervezéstől és pilottól?

Sok hazai cégnek kell szorosra zárni a kiberkaput

Ön sem informatikus, de munkája során az információtechnológia is gyakran befolyásolja döntéseit? Ön is informatikus, de pénzügyi és gazdasági szempontból kell igazolnia a projektek hasznosságát? Mi közérthető módon, üzleti szemmel dolgozzuk fel az infokommunikációs híreket, trendeket, megoldásokat. A Bitport tizennegyedik éve közvetít sikeresen az informatikai piac és a technológiát hasznosító döntéshozók között.
© 2010-2024 Bitport.hu Média Kft. Minden jog fenntartva.