Sokan két ünnep között vidéken, esetleg külföldön töltik az év végi, ünnepi időszakot. Ha ezt valaki megteheti, elsősorban örül a lehetőségnek, de azon is el kell gondolkodnia, hogyan tarthatja mégis fél szemét az üzleten, nehogy bosszúsan induljon az újév.
A szabadságolások alatti üzletfolytonosságra többen többféle okosságokat is kitaláltak már. A legújabb tippcsokrot
Jordan Cohen, a PA Consulting Group munkahelyi produktivitásért felelős szakértője foglalta össze
az IT Business Edge írásában, de a kissé általános ajánlásokat mi igyekeztünk gyakorlati ötletekkel kiegészíteni.
Felkészülni, vigyázz ■ A "termelékenységi szakértő" tippjei kissé általánosak, de ezzel együtt megfontolandó pár ötlete. Cohen egyrészt fontosnak tartja, hogy az ünnepi időszak előtt egy célzott megbeszélésen osszuk ki a szerepeket, akár napokra lebontva, ne legyen olyan tevékenységi kör vagy munkafázis, aminek egy adott napon nincs felelőse. Érdekes megközelítés az is, hogy tartsunk a konkrét ünnepi szabadságolások előtt egy pár napos próbaidőszakot, amikor ugyanúgy távmunkában, a várható ünnepi körülmények között kell dolgoznia a munkatársaknak: egy ilyen teszt után könnyen össze lehet gyűjteni azokat a pontokat, ahol javítani kell a szervezésen vagy a kommunikáción.
A többi tipp már kissé nagy vonalakban gondolkozik (például megemlíti, hogy mindvégig gondolkodjunk nagyobb időtávban, tehát ünnepek alatt is azt tartsuk szem előtt, mit akarunk elérni január végére, és arról is beszél, hogy már az ünnepi időszakot jóval megelőzve tartsunk megbeszéléseket, ahol tisztázzuk a munkarendet). Ezek azonban kissé már a "józan ész" kérdéskörébe tartoznak, ezért inkább rátérnénk pár hasznos, gyakorlati ötletre.
Hasznos, ha nem csak mi tudjuk, hogy házon kívül vagyunk...Ha az ünnepek alatt senki nincs az irodában, tervezzük meg előre, milyen szolgáltatásokra, fájlokra van szükségünk a benti gépekről - a lehető legkellemetlenebb ugyanis, ha vidékről vagy netán külföldről kell egy fontos szerződésért visszautazni. Ezt elkerülhetjük, ha a legfontosabb dokumentumokat, munkafájlokat valamilyen felhő alapú tárhelyre másoljuk, ahol lehetőség szerint többen is elérik.
Fontos a levelezés kezelése is. Ha a cégnek vannak központi e-mail címei (tipikusan ilyenek az info@, cegnev@ vagy sales@ jellegű fiókok), ezek elérhetőségét biztosítsuk az aktuális ügyeletesek felé. Ha ezeket az irodában valamilyen levelezőprogrammal kezeljük, állítsuk be úgy, hogy hagyjon a levelekből másolatot a szerveren, majd pedig a távmunkában ügyelő kollégáknál is telepítsünk klienst, ahol hasonló beállítások mellett látszanak majd a közös címre érkező üzenetek. Még egyszerűbb a megoldás, ha a fiókunkat mobil eszközről is elérhetővé tudjuk tenni, vagy valamilyen felhő alapú rendszert (Gmail, Outlook Web Access stb.) használunk, ebben az esetben az egyetlen feladatunk, hogy ne felejtsünk el bizonyos időközönként ránézni a fiókokra.
Irányított félgőz ■ Ha mi meg is tehetjük, hogy év végére félig leengedjük a rolót, partnereink, ügyfeleink vagy épp megrendelőink egy része ennek ellenére végigdolgozhatja az ünnepeket. Ha ebben az időszakban keresnek minket, az üzenetrögzítő vagy egy hetek múlva megválaszolt e-mail könnyel elbukott üzletet, elszalasztott bevételt "eredményezhet". Fontos tehát, hogy minden beérkező megkeresést automatikusan is lekezeljünk, tájékoztatva mindenkit a lehetőségekről.
A céges telefonokra állítsunk be automata választ, amely közli, hogy bár az irodában most nem tudjuk fogadni a hívást, de egy adott telefonszámon elérhetik az ügyeletes kapcsolattartót. Minden munkatárs e-mail fiókjában érdemes hasonló értesítőt (szép kifejezéssel out-of-office replyt) beállítani, ahol pár rövid mondatban jelezzük, hogy mi meddig nem vagyunk elérhetőek, és milyen egyéb e-mail címeken, telefonszámokon próbálkozhat a partner sikeresen.
Biztonságos távollét ■ Ahhoz, hogy január első napjaiban nyugodtan ülhessünk vissza a gépeink elé, fontos az is, hogy még legyenek gépeink. Közvetlen környezetünkben is láttunk már példát arra, hogy a hetekig elhagyott irodákat illetéktelenek látogatták meg, és vittek mindent, ami mozdítható... Fontos tehát, hogy az alapszintű megoldások (zár, riasztó) mellett legyenek egyéb módok is arra, hogy időközönként meggyőződhessünk arról, hogy az épületben minden a legnagyobb rendben van.
Egy olcsó IP-kamera és egy okostelefon - máris kész a "betörőfigyelő"A drága, felvételek rögzítésére is képes biztonsági kamerák mellett pár ezer forintért például beszerezhetünk olyan IP-kamerákat is, amelyeket akár bekapcsolt számítógép, sőt akár vezetékes kapcsolat nélkül csatlakoztathatunk közvetlenül a céges routerhez. Ezeket pont a vezeték-nélküliség miatt olyan helyekre is elrejthetjük, ahol kevésbé észrevehetők, ám segítségükkel távolról is belátható az iroda. Több gyártó rendelkezik az ilyen kamerákhoz olyan ingyenes szolgáltatással, amelynek segítségével böngészőből, vagy akár okostelefonos alkalmazáson keresztül bármikor bekukkanthatunk a megfigyelt területre.
