Mintha tegnap lett volna: úgy jártunk be és úgy mentünk haza a munkából, hogy az első, aki ránk köszönt, és az utolsó, aki elbúcsúzott tőlünk, a blokkolóóra volt. Középvállalati szinttől felfelé a legtöbb helyen továbbra is az a vezetői gyakorlat, hogy 9-kor az asztal mögött ülve szeretik látni az alkalmazottat, aki a pontosan kiszámolt ebédidő után 6 óra nulla nulláig marad a székén. Persze nagy kérdés, hogy mennyire produktív egy ilyen munkavállaló.

Ha alternatív munkahelyen (otthon, teleház, távmunka-központ, coworking-iroda, közlekedési eszközök stb.) zajlik a munkavégzés, akkor kihelyezett irodák kapcsolódnak a belső, központi rendszer(ek)hez, ha csak alkalmanként is.

Ezt támogatják a különböző hálózati megoldások (bérelt vonali, privát hálózatok, vagy betárcsázáson alapuló modemes, illetve szolgáltatón és tűzfalon keresztül biztosított internetes elérés), valamint az ezekhez kapcsolódó további biztonsági, titkosítási megoldások. A céges levelezést, az ügyfélkezelő (CRM) szoftvert, az archivált dokumentumokat és minden egyéb hozzávalót valamilyen belső szerver vagy megosztott virtuális hely biztosítja. 

Virtuális megbeszélés | - Egy otthon dolgozó kolléga akár egy teljesen egyszerű – PC-n, webkamerán és mikrofonon alapuló – rendszer segítségével megteheti, hogy pillanatok alatt virtuálisan bemegy az irodába az aktuális megbeszélésre, ám ehhez fel sem kell állnia a székéből. A vállalat számára eközben gyorsan megtérülhet a rendszer bevezetése, mivel jóval kisebb irodaterületet kell bérelnie, s értelemszerűen a kapcsolódó költségek (fűtés, világítás stb.) is csökkennek - sorolja Mészáros Attila, a Cisco magyarországi marketingvezetője.

Az otthonról dolgozó kollégának bőven elegendő lehet a saját számítógépe vagy noteszgépe is, amennyiben az egy-két évnél nem régebbi, így alkalmas a céges feladatok elvégzésére. Ha nem rendelkezik ilyen eszközzel, vagy fontos, hogy a céges munkáját külön gépen végezze, olyan konfigurációt kell választani, amely biztosan elég erős a mindennapi távmunkához.

A vállalati rendszerhez való kapcsolódás szintén sarkalatos pont. Ha nincs dedikált szerver vagy belső CRM rendszer, a kérdés jóval egyszerűbb: ilyen esetekben a kolléga otthon gyártja a dokumentumokat vagy kezeli az adatokat munkaköre szerint. Ilyenkor a levelezés sem a vállalati szerveren, hanem külső szolgáltatókon keresztül valósulhat meg.

Nem kell mindig csúcstechnika | Több tucat olyan munkakör létezik az újságírótól a marketingesen át a fordítóig, amelyhez elég egy egyszerű „netre kész” gép. Egy fordító például eddig az irodában, ott is e-mailen kapta meg a fordítandó szövegeket. Ezekkel asztali gépen dolgozott, majd az eredményt visszaküldte ellenőrzésre, és az esetleges javítási kérelmek után már készen is állt egy újabb szöveg átrágására. Neki csak egy otthoni számítógépre lesz szüksége, akár egy olcsóbb asztali PC is megteszi. Nem kell ugyanis bonyolult grafikai feladatokat ellátnia vagy óriási adatmennyiségeket számolnia.

A gépen akár a legegyszerűbb Windows XP is futhat, a dokumentumkezelő szoftver Microsoft Word lehet, mert a kompatibilitásra azért érdemes figyelni (Nyár elejétől a legolcsóbb előretelepített verzióban is kapható lesz a Microsoft Office 2010). Ezenkívül csak egy olyan e-mail címre lesz szükség, amelyet a kolléga otthon is tud használni, célszerű Gmail, Yahoo! vagy Hotmail fiókot létrehozni.

E kollégának elegendő egy átlagos sávszélességű szolgáltatás. A szolgáltatók általában biztosítják is az előfizetés mellé a hardvereket: a routert és a kábelezést a számítógépig. Jó ötlet valamilyen biztonsági szoftvercsomag beszerzése, mert az e-mailekben vagy a fogadott dokumentumokban olyan rosszindulatú kódok bújhatnak meg, amelyek a távmunkás gépét, vagy közvetve akár az irodai hálózatot is megfertőzhetik.

Teljes értékű munkahely | A távmunka jóval gondosabb technikai előkészítést igényel, ha teljes értékű otthoni munkahelyet tervezünk. Cél, hogy a kolléga az összes erőforrást használhassa, mindenhez hozzáférjen. Az előző példában szereplő fordító ugyanis bajban lenne, ha valaki azt mondaná neki, hogy a céges szerveren keresse a forrásfájlokat.

Egy kereskedő szintén nem tudná kezelni a belső hálózaton futó készletnyilvántartó rendszert vagy partnernyilvántartót, ha csupán egy fapados, netre kötött otthoni gépéről kellene ezeket elérnie. Ilyen esetekben úgynevezett virtuális magánhálózat (virtual private network – VPN) megoldást kell találni.

Kapcsolódó cikkünk | Munkavégzés a strandról?

(A cikk a Figyelő IT Trend 2010. májusi számában jelent meg.)