■ Az Önök esetében mi indokolta a kiszervezést?
– A bérügyviteli feladatokat korábban saját csapattal, az igényeink szerint fejlesztett bérszámfejtő szoftverrel oldottuk meg. Velünk szemben is elvárás azonban az anyacég felöl, hogy a színvonal megtartása mellett az erőforrások és a költségek csökkentésével járuljunk hozzá az eredményekhez. Ezért döntöttünk az SAP HR moduljának bevezetése mellett, ekkor azonban kiderült, hogy a korábban használt rendszerrel az nem szinkronizálható. Így végül a bérügyvitel kiszervezése mellett döntöttünk.

■ Hogyan választottak szolgáltatót?
– Az igények pontos felmérését követően a payroll outsourcing szinte minden részletét érintő meghívásos tendert írtunk ki, de mivel egy hatékony munkaidő-nyilvántartó szoftvert is be akartunk vezetni, ennek a területnek az informatikai támogatását is vizsgáltuk. A pályázat során a NEXON több szempontból is az élre került. A bérügyviteli feladatokra, a beléptető- és munkaidő nyilvántartó rendszerre kínált saját szoftveres megoldás, az interfészek területén szerzett tapasztalat és a közelben lévő regionális iroda mellett fontosak voltak természetesen a szerződésben vállalt garanciák is. Szeretném megjegyezni, hogy a döntés meghozatala előtt több, a NEXON-nal már aktívan együttműködő cég HR-es munkatársával is felvettük a kapcsolatot, és kizárólag pozitív visszajelzéseket kaptunk. Emellett végül az ajánlati ár is fontos tényező volt.

■ Hogyan zajlott az átállás?
– A szolgáltatási szerződést 2009 februárjában írtuk alá, a szolgáltatás megkezdésének időpontjaként pedig április 1-jét jelöltük meg. Miközben minderről az idő szorításában sikerült megegyeznünk, a két cég szakemberei már gőzerővel dolgoztak a háttérben, előkészítve a szerződésekben foglalt szolgáltatások és kötelezettségek teljesítéséhez szükséges feltételeket. A két fél előkészítő munkáját minősíti, hogy sokkal magabiztosabb volt az indulás, mint vártuk. Már az elején sikerült minimális szinten tartani a hibák számát, ami a legmesszemenőbb elképzeléseinket is felülmúlta.

■ A vállalatirányítási rendszerrel történő összekapcsolás is sikeres volt?
– A kiszervezéssel egy időben vezettük be az SAP HR modulját is, így két viszonylag rövid ideje használt programot kellett összhangba hozni. Ráadásul a kiszervezésben szintén érintett két partnerünk közül az egyik más HR rendszert használt, amire külön megoldást kellett találnunk. Fontosnak tartom, hogy az interfész megalkotása során a mindennapi kooperáció nyelve mindvégig az angol volt, és a NEXON által delegált kolléga ebben is a helyzet magaslatán állt.

■ A tapasztalatok alapján mennyire elégedettek a kiszervezéssel?
– A bérügyviteli folyamatokkal kapcsolatos adminisztrációból csupán a munkaidőadatok exportálása, valamint a megkapott utalási fájlokkal történő munka maradt házon belül, a köztes folyamatot a NEXON végzi. Így mind a költségek, mind az idő szempontjából hatékonyabbak lettünk. A NEXON munkatársaival remek a kapcsolat, gördülékeny az együttműködés, kölcsönösen segítjük egymás munkáját. Mind szakmailag, mind költségoldalról teljes mértékben azt kaptuk a projekttől, amit vártunk. (x)