Számos olyan vállalat van még a világon, és így itthon is, amelyek mindenféle nemzetközi trend és divat ellenére az informatikai megoldások terén a jól beválthoz, a megszokotthoz ragaszkodnak. Az alkalmazottak egy része persze magáncélokra használ olyan funkciókat is, amit a szigorú céges előírások nem engedélyeznek, és ezért a vállalaton belül használt alkalmazásokban szeretnék látni az “odakint” tapasztalt funkciókat. Az Outlook esetében több ilyen módosításra van lehetőség, ezek közül mutatunk most be ötöt.

Adjunk elsőbbséget | A Gmail legújabb fejlesztése az elsőbbségi levelek megkülönböztetése. A ClearContext Pro Outlook-plugin hasonló képességekkel ruházza fel a Microsoft levelezőjét: “viselkedésbeli” mintákat, levelezési szokásokat keres a fiókunk adatai között, majd pedig ez alapján fontossági sorrendbe rendezi az e-maileket, és arra is javaslatokat tesz, mely mappákba helyezzük át az egyes leveleket. Az algoritmus, mint ahogy a Gmail esetében, itt sem rögtön tökéletes, ám egy bizonyos összeszoktatási időszakot követően hatékony segítséget nyújthat a napi levélözön hatékonyabb rendezéséhez, a felesleges e-mailek gyors “lerendezéséhez”.

A ClearContext Pro 30 napig ingyenesen kipróbálható, egyébként 89,95 dollárba kerül; a kiegészítő már az Outlook 2010-hez is elérhető.

Megkeresem, rendbe teszem | A Xobni többfunkciós kiegészítő. Az Outlook alapból nem rendelkezik túl kifinomult keresési funkciókkal, a plugin használatával azonban villámgyors és pontos kereséseket bonyolíthatunk le a levelek tartalmán kívül a csatolmányokban és a levelezőpartnerek adatain belül is. Ehhez már csupán ráadás, hogy outlookos kontaktjainkról adatokat kereshetünk Facebookon vagy akár a LinkedIn szolgáltatásban. Az alapfunkciók ingyenesen is elérhetők, míg a teljes verzió 29,95 dollárért vásárolható meg.

Keresés egyszerűen | Ha az Outlook keresési szolgáltatásánál jobbat szeretnénk, ám a Xobni plusz funkcionalitására - például a közösségi kiegészítőkre - nincs szükségünk, a Lookeen lehet az igazi megoldás. Ebben a pluginben minden a keresésről szól: egyszerűen vagy akár részletes adatok alapján, saját levelek között vagy egy régebben elmentett külső pst archívumban szeretnénk megtalálni leveleket vagy csatolt fájlokat, ez a kiegészítő gyorsan és hatékonyan dolgozik. Extra funkcióként pedig vállalati levelezőrendszerek központi indexelését és keresési funkcióit is ellátja. A plugin 14 napig próbálható ki, utána 34,90 euróért lehet megvenni.

Kitekintés belülről | Bár sok munkahelyen eleve tiltják a közösségi oldalak használatát, mert a vezetés szerint nem tartozik a kollégák munkaköréhez és elvonja idejüket, figyelmüket a munkáról, más helyeken már a céges tevékenység része a Facebook vagy a Twitter. Nem árt tudni, mit ad hírül egy közösségi oldalon a konkurens vállalat, miről csiripelnek a piac egyéb szereplői... De még ebben az esetben is sokszor gondot okoz, hogy a céges szoftverektől elkülönülve egy másik ablakba kell váltani minden egyes ilyen oldal meglátogatásához.

Az ingyenesen elérhető Outlook Social Connector gyakorlatilag a levelezőprogramon belülre varázsolja a közösségi funkciókat. Nem kell másik programra váltanunk ahhoz, hogy megtudjuk, mit osztott meg legutoljára a kontaktlistánkban szereplő valamelyik üzleti partnerünk, vagy épp milyen Twitter üzenetet tesznek közzé saját vállalatunk más részlegének dolgozói.

Majd holnap... de tényleg! | Szinte mindenkinek volt már olyan e-mailje, amelyre gyorsan csak annyit válaszolt: “Holnap visszatérünk rá”. Aztán eljött a holnap, és vele együtt megannyi újabb e-mail és feladat, a sebtében megválaszolt levél pedig feledésbe merült. A Baydin kiegészítője, a Boomerang egy trükkös és praktikus módszerrel segít. Ha egy beérkező e-mail fontos, ám tudjuk, hogy a benne foglaltakkal csak pár nap múlva tudunk foglalkozni, a 14 napos próba után 14,95 dollárért megvehető plugin segítségével megjelölt e-mailt az általunk megadott időpontig időszakosan kitöröljük a fiókunkból.

Maga a levél persze nem törlődik igazából, csupán várakozik: az előjegyzett időpontban aztán “újból megkapjuk”, így a köztes időben nem terheli az e-mailek (és így a feladatok) listáját, de elfelejteni sem fogjuk. A szolgáltatáson hamar rajta is ragadt egy frappáns meghatározás: a Boomerang “az Outlook szundi-gombja”.