Egyre többen használják a Gmailt munkahelyen, céges levelezésre - bár a versenytársak szerint a Google levelezőrendszere nem igazán üzletre hangolt szolgáltatás, ezzel egyre többen vitába szállnak. Mi pedig összegyűjtöttünk pár tippet a hatékonyabb vállalati gmailezéshez.
A Gmail mindenképpen több lehet, mint egy cégné[email protected] e-mail cím - kinézhet profibban, működhet automatizáltabban és hatékonyabban: íme pár alapvető tipp és trükk a testreszabáshoz!

Saját domain = profi megítélés | Bár nem feltétlenül jelzi egy cég értékét a munkatársai által küldött levelekben szereplő e-mail cím, sokan mégis komolyabban vesznek egy valami@cégnév.hu feladójú üzenetet egy cégné[email protected]-nál. A Google Apps akár ingyen is lehetővé teszi, hogy saját domainhez köthessük a levelezőszolgáltatást - a prémium csomag extráiért (99,9% rendelkezésre állás, 25 gigabájt e-mail fiók felhasználónként, BlackBerry / Outlook szinkronizáció stb.) pedig csupán évi 50 dollárt kell fizetni.

Automatikus aláírás | A Gmailben beállíthatjuk, hogy minden üzenetünkben automatikusan szerepeljen az aláírásunk, ezt a Gmail beállításai között könnyen és gyorsan megtehetjük. Akik szívesen molyolnak többfajta, előre definiált aláírással, amelyeket egy gombnyomásra lehet a levél végére biggyszeteni, a külső fejlesztők által készített WiseStamp használatával könnyíthatik meg saját dolgukat.

Több fiók egy helyen | Egy kisvállalatnál gyakori, hogy mi vagyunk egy személyben az ügyvezetők, a tartalomelőállítók, a kereskedők és a takarítónők is - ilyenkor persze nehéz a főnök@, a kereskedo@ és a többi fiókot kezelni, alapértelmezésben a belogolok, levelezek, kilépek, másikba logolok, levelezek, kilépek (...) ciklust kellene ismételgetni. A leggyakrabban használt Gmail fiókban azonban beállíthatjuk, hogy pop3 vagy imap módon lehalásszuk más fiókjaink levelezését.

Én vagyok ők | Ha a fenti fiókösszevonást megejtettük, még akkor is érezhetjük néha szükségét annak, hogy átlépjünk egy másik fiókba, ha mondjuk a kereskedelmi részleg nevében akarunk levelet küldeni valakinek, úgy, hogy a sales@ cím látszik feladóként. Az összevont fiókban azonban ugyancsak beállíthatjuk azt, hogy a többi fiók nevében levelezhessünk, ehhez egy egyszeri engedélyezés kell, onnantól levélíráskor a küldő mezőben egyszerűen kiválaszthatjuk, épp melyik e-mail cím szerepeljen feladóként.

Cimkék az átláthatóságért | Akik megszokták a hagyományos levelezőprogramok mappákba rendezhető leveleit, elsőre kissé furcsállják, hogy a Gmailben ilyesmire nincs lehetőség. Ám gyorsan megkedvelhető az ezt kiváltó cimkézési funkció: szűrőkkel beállíthatjuk, hogy bizonyos kiritériumoknak megfelelő levelek automatikusan egy szép, színes, informatív cimkét kapjanak, amely jelzi, milyen "csoportba" tartoznak - ez lehet a küldőkre lebontva, vagy akár a levél címében, esetleg a levéltörzsben szereplő szavakra vagy kifejezésekre hangolva is.

Videós csevegés - mondjam ÉS mutassam? | A Gmail főablak mellett kinyíló chatablakocskában már bizonyára sokan próbálták a szöveges csevegést, ám egy egyszerűen és gyorsan telepíthető plugin segítségével akár videós chat is indítható bármelyik levelezőpartnerünkkel - a notebookokon már szinte alapértelmezésként található beépített kamerákkal vagy a PC-khez csatlakoztatott külső eszközökkel is gyorsan megtalálja a közös nevezőt a rendszer, így a videós chat indítása egyáltalán nem különbözik a hagyományos csevegésre való felhívástól.

Tádámm, látom a tudúm! | A beállítások között azt is megadhatjuk, hogy egy, a főablakba "belógó" to-do lista figyelmeztessen minket folyamatosan az aktuális feladatainkra. A könnyen elrejthető vagy visszanyitható ablakocskába egyetlen kattintással beírhatjuk tennivalóinkat, fontosság szerint rendezhetjük őket, pontos lejárati dátumokat adhatunk meg hozzájuk, és "kicsekkolhatjuk" az elvégzetteket.

Nincs net, de van Gmail! | Téves elmélet, hogy a Gmail, mivel "internetes levelező", csupán élő netkapcsolat esetén működik. Alapértelmezésben így van, ám könnyen beállíthatjuk, hogy útközben, vagy bármilyen "nettelen" helyen is megnézhessük a leveleket. A beállítások között keressük meg az offline üzemmód lehetőséget - ekkor a levelek másolatai máris saját gépünkre kerülnek, a Gmail pedig automatikusan frissíti a fiókunk tartalmát, bármikor kerülünk újra webközelbe.

Automata válasz, nem csak lustáknak | Ha olyan jellegű a levelezésünk, amikor sokszor ugyanazokat az üzeneteket kell elküldenünk, nem kell többé kódexmásolóként újra meg újra bepötyögni mindent, vagy külső textfájlból másolgatni. A Labs menüpontban szerepel a "canned responses" mód, amelyet bekapcsolva egy újabb kattintható almenü jelenik meg levélíráskor: ide felvihetjük a gyakran használt szövegeket vagy szövegrészleteket, melyek egyetlen kattintással a levélbe másolódnak. Ezentúl az olyan levelek, mint a "Tisztelt Megrendelőnk, az ön által rendelt áru megérkezett raktárunkba" egyetlen kattintással elkészíthetők, a repetitív munka bosszúságait a múltba száműzve.

Labs megoldások emberi hibák ellen | Ugye, már mindenkivel előfordult, hogy "a másik Kovácsnak" küldte a levelet, esetleg az "íme a csatolás" szöveg beírása után úgy nyomott rá a küldésre, hogy a csatolmányt már elfelejtette hozzáfűzni? A Labs több, ilyen problémákra szakosodott bővítményt kínál, érdemes végignézni a folyamatosan bővülő menüt - például kaphatunk figyelmeztetést, ha nem annak a Kovácsnak címeztük a levelet, akinek általában szoktuk, és ez sok esetben "üzletileg életmentő" is lehet.

A Microsoft vezére szerint is le kellene állni az MI dédelgetésével

Satya Nadella szerint mindenki előtt világossá kell tenni, hogy a mesterséges intelligencia egy eszköz, nem valamilyen emberi értelemmel rendelkező dolog.
 
Az Európai Unió kibervédelmi direktívájának való megfelelés nem annyira bonyolult feladat, mint amilyennek elsőre látszik.

a melléklet támogatója a Balasys IT Zrt.

Hirdetés

Biztonságos M2M kommunikáció nagyvállalti környezetben a Balasystól

A megnövekedett támadások miatt az API-k biztonsága erősen szabályozott és folyamatosan auditált terület, amelynek védelme a gépi kommunikáció (M2M) biztonságossá tételén múlik.

Amióta a VMware a Broadcom tulajdonába került, sebesen követik egymást a szoftvercégnél a stratégiai jelentőségű változások. Mi vár az ügyfelekre? Vincze-Berecz Tibor szoftverlicenc-szakértő (IPR-Insights) írása.

Nyílt forráskód: valóban ingyenes, de használatának szigorú szabályai vannak

Különösen az early adopter vállalatoknak lehet hasznos. De különbözik ez bármiben az amúgy is megkerülhetetlen tervezéstől és pilottól?

Sok hazai cégnek kell szorosra zárni a kiberkaput

Ön sem informatikus, de munkája során az információtechnológia is gyakran befolyásolja döntéseit? Ön is informatikus, de pénzügyi és gazdasági szempontból kell igazolnia a projektek hasznosságát? Mi közérthető módon, üzleti szemmel dolgozzuk fel az infokommunikációs híreket, trendeket, megoldásokat. A Bitport tizennegyedik éve közvetít sikeresen az informatikai piac és a technológiát hasznosító döntéshozók között.
© 2010-2024 Bitport.hu Média Kft. Minden jog fenntartva.