A Gmail mindenképpen több lehet, mint egy cégné[email protected] e-mail cím - kinézhet profibban, működhet automatizáltabban és hatékonyabban: íme pár alapvető tipp és trükk a testreszabáshoz!

Saját domain = profi megítélés | Bár nem feltétlenül jelzi egy cég értékét a munkatársai által küldött levelekben szereplő e-mail cím, sokan mégis komolyabban vesznek egy valami@cégnév.hu feladójú üzenetet egy cégné[email protected]-nál. A Google Apps akár ingyen is lehetővé teszi, hogy saját domainhez köthessük a levelezőszolgáltatást - a prémium csomag extráiért (99,9% rendelkezésre állás, 25 gigabájt e-mail fiók felhasználónként, BlackBerry / Outlook szinkronizáció stb.) pedig csupán évi 50 dollárt kell fizetni.

Automatikus aláírás | A Gmailben beállíthatjuk, hogy minden üzenetünkben automatikusan szerepeljen az aláírásunk, ezt a Gmail beállításai között könnyen és gyorsan megtehetjük. Akik szívesen molyolnak többfajta, előre definiált aláírással, amelyeket egy gombnyomásra lehet a levél végére biggyszeteni, a külső fejlesztők által készített WiseStamp használatával könnyíthatik meg saját dolgukat.

Több fiók egy helyen | Egy kisvállalatnál gyakori, hogy mi vagyunk egy személyben az ügyvezetők, a tartalomelőállítók, a kereskedők és a takarítónők is - ilyenkor persze nehéz a főnök@, a kereskedo@ és a többi fiókot kezelni, alapértelmezésben a belogolok, levelezek, kilépek, másikba logolok, levelezek, kilépek (...) ciklust kellene ismételgetni. A leggyakrabban használt Gmail fiókban azonban beállíthatjuk, hogy pop3 vagy imap módon lehalásszuk más fiókjaink levelezését.

Én vagyok ők | Ha a fenti fiókösszevonást megejtettük, még akkor is érezhetjük néha szükségét annak, hogy átlépjünk egy másik fiókba, ha mondjuk a kereskedelmi részleg nevében akarunk levelet küldeni valakinek, úgy, hogy a sales@ cím látszik feladóként. Az összevont fiókban azonban ugyancsak beállíthatjuk azt, hogy a többi fiók nevében levelezhessünk, ehhez egy egyszeri engedélyezés kell, onnantól levélíráskor a küldő mezőben egyszerűen kiválaszthatjuk, épp melyik e-mail cím szerepeljen feladóként.

Cimkék az átláthatóságért | Akik megszokták a hagyományos levelezőprogramok mappákba rendezhető leveleit, elsőre kissé furcsállják, hogy a Gmailben ilyesmire nincs lehetőség. Ám gyorsan megkedvelhető az ezt kiváltó cimkézési funkció: szűrőkkel beállíthatjuk, hogy bizonyos kiritériumoknak megfelelő levelek automatikusan egy szép, színes, informatív cimkét kapjanak, amely jelzi, milyen "csoportba" tartoznak - ez lehet a küldőkre lebontva, vagy akár a levél címében, esetleg a levéltörzsben szereplő szavakra vagy kifejezésekre hangolva is.

Videós csevegés - mondjam ÉS mutassam? | A Gmail főablak mellett kinyíló chatablakocskában már bizonyára sokan próbálták a szöveges csevegést, ám egy egyszerűen és gyorsan telepíthető plugin segítségével akár videós chat is indítható bármelyik levelezőpartnerünkkel - a notebookokon már szinte alapértelmezésként található beépített kamerákkal vagy a PC-khez csatlakoztatott külső eszközökkel is gyorsan megtalálja a közös nevezőt a rendszer, így a videós chat indítása egyáltalán nem különbözik a hagyományos csevegésre való felhívástól.

Tádámm, látom a tudúm! | A beállítások között azt is megadhatjuk, hogy egy, a főablakba "belógó" to-do lista figyelmeztessen minket folyamatosan az aktuális feladatainkra. A könnyen elrejthető vagy visszanyitható ablakocskába egyetlen kattintással beírhatjuk tennivalóinkat, fontosság szerint rendezhetjük őket, pontos lejárati dátumokat adhatunk meg hozzájuk, és "kicsekkolhatjuk" az elvégzetteket.

Nincs net, de van Gmail! | Téves elmélet, hogy a Gmail, mivel "internetes levelező", csupán élő netkapcsolat esetén működik. Alapértelmezésben így van, ám könnyen beállíthatjuk, hogy útközben, vagy bármilyen "nettelen" helyen is megnézhessük a leveleket. A beállítások között keressük meg az offline üzemmód lehetőséget - ekkor a levelek másolatai máris saját gépünkre kerülnek, a Gmail pedig automatikusan frissíti a fiókunk tartalmát, bármikor kerülünk újra webközelbe.

Automata válasz, nem csak lustáknak | Ha olyan jellegű a levelezésünk, amikor sokszor ugyanazokat az üzeneteket kell elküldenünk, nem kell többé kódexmásolóként újra meg újra bepötyögni mindent, vagy külső textfájlból másolgatni. A Labs menüpontban szerepel a "canned responses" mód, amelyet bekapcsolva egy újabb kattintható almenü jelenik meg levélíráskor: ide felvihetjük a gyakran használt szövegeket vagy szövegrészleteket, melyek egyetlen kattintással a levélbe másolódnak. Ezentúl az olyan levelek, mint a "Tisztelt Megrendelőnk, az ön által rendelt áru megérkezett raktárunkba" egyetlen kattintással elkészíthetők, a repetitív munka bosszúságait a múltba száműzve.

Labs megoldások emberi hibák ellen | Ugye, már mindenkivel előfordult, hogy "a másik Kovácsnak" küldte a levelet, esetleg az "íme a csatolás" szöveg beírása után úgy nyomott rá a küldésre, hogy a csatolmányt már elfelejtette hozzáfűzni? A Labs több, ilyen problémákra szakosodott bővítményt kínál, érdemes végignézni a folyamatosan bővülő menüt - például kaphatunk figyelmeztetést, ha nem annak a Kovácsnak címeztük a levelet, akinek általában szoktuk, és ez sok esetben "üzletileg életmentő" is lehet.