A dokumentumok, táblázatok és egyéb információforrások egyre kevésbé kezelhetők ad-hoc módon egy versenyképes, költséghatékony módon működő vállalat esetében. Amint arra előző cikkeinkben rávilágítottunk, a vállalati tartalomkezelő megoldások alapvető szerepet játszanak a káosz elkerülésében; az ECM-ek jobb üzletmenetet és hatékonyabb csoportmunkavégzést biztosítanak.

De változóban van maga a tartalomkezelés is, négy olyan trend van kibontakozóban napjainkban, melyek miatt az évtized végére a legjobb rendszerek már jelentősen el fognak térni attól, mint amire az évtized elején képesek voltak. Ennek okait a munkavégzés változásában, a vállalatok egyre szorosabb együttműködésében, a digitális tartalom mennyiségének továbbra is robbanásszerű növekedésében és az új IT-infrastruktúra megjelenésében lehet keresni.

Vizsgáljuk meg, miként hatnak ezek az ECM-rendszerekre, és, hogy milyen jövő vár a tartalomkezelés piacára!

Új szokások

Unalomig ismételt tény, hogy ez az évtized nemcsak a munkavégzés helyét változtatja meg jelentősen a mobil eszközöknek köszönhetően, hanem annak módját is. Az IDC felmérése szerint az év végére a világ munkaerejének 37 százaléka(!) mobil lesz, azaz mobil eszközöket is fog munkavégzésre használni.

Mindez egyben azt is jelenti, hogy az alkalmazottaknak és a vezetőknek nem csupán bárhol rendelkezésre kell állniuk szükség esetén, de erre egyre inkább platformfüggetlenül kell képesnek lenniük. Ehhez azonban elengedhetetlen, hogy a vállalati dokumentumokhoz ugyanolyan könnyen hozzáférhessenek – akár többedmagukkal együtt –, mintha csak az irodában ülnének.

Ráadásul azok a felhasználók már nem ezek a felhasználók. Napjaink ECM megoldásait többnyire az 1980-as és 1990-es években születettek használják, akik egyre inkább az olyan appokon szocializálódtak, mint a Snapchat vagy az Instagram. Ehhez pedig nem csupán kezelői felület tekintetében, hanem használhatóságot illetően is igazodniuk kell a tartalomkezelő rendszereknek.

Vállalat-hálózatok

A globalizáció hatásai alól senki sem tudja kivonni magát, az ebből adódó egymásra utaltság egészen alacsony szinten is jelentkezik. Együttműködő vállalatok érzékeny hálózata van kialakulóban, ahol az üzleti szereplők egyre kevésbé különálló szervezetekként, hanem vállalatok, vállalkozók, viszonteladók, alkalmazottak és ügyfelek között formálódó összeköttetés mind szorosabb hálójában képesek hatékony működésre.

A tartalom megosztása és feldolgozása ebben a környezetben új kihívást jelent az ECM-ek számára. Többek között azért, mert immár nem lehet „elrejteni” az információt a vállalati tűzfal mögött anélkül, hogy az ne vetné vissza a hatékonyságot jelentős mértékben. Ugyanakkor fenn is kell tartani az ellenőrzést az érzékeny adatok felett, aközben, hogy egyre inkább kibővül a céges információkat elérők köre és a "vállalatmagtól" való távolsága.

Adatrobbanás

Józan ésszel szinte felfoghatatlan tempóban, ráadásul gyorsulva bővül a digitális adatok köre. Emellett a strukturálatlan információk köre is kitágul; nem csupán könnyen kezelhető dokumentumokkal és táblázatokkal kell a jelen tartalomkezelő rendszereinek sikeresen és hatékonyan együtt dolgoznia, egyre inkább van élet a PDF-en túl is.

Emellett ott van a közösségi média által generált információhalom, ahol talán egy fokkal még nehezebb a zajból kiválogatni a fontos adatokat. Egy versenytárs által a termékéről feltett fényképre és az arra érkező kommentekre vagy egy hibajelentéssel együtt járó földrajzi információkra érzékeny vállalat nyilván jobban meg tudja állni a helyét a 21. században.

A környezeti adatok gazdagságának (contextual richness) kezelése tehát lassan megkerülhetetlenné válik. A legsikeresebb vállalatok arra használják ezeket az információkat, hogy a tartalom rögtön a megfelelő emberhez kerüljön a megfelelő időben és a megfelelő üzleti alkalmazás keretei között.

Na de hol van a tartalom?

Természetesen, ahogy az IT szinte minden szegmense, úgy az ECM sem tudja kivonni magát a felhő hatása alól. Hamarosan olyan hibrid vállalati tartalomkezelő rendszerek segítik a felhasználók munkáját, melyek jobban támogatják a mobil alkalmazottakat és külső partnereket a felhő révén. Az adatok egy része ugyan továbbra is helyben marad, de jelentős hányaduk a felhőbe kerül, a két közeg között pedig tökéletes szinkronizációt várnak el a vállalatok.

Mindez magával hozza az adatok feletti ellenőrzés felhő előtti korszakban nagyjából letisztult szabályainak újragondolását, olyan tényezők figyelembevételével, mint a megfelelőség. A hibrid ECM-eknek tehát kellően rugalmasnak kell lenniük, hogy a hagyományos, helyszínen telepített rendszerek mellett a virtualizált környezeteket, magánfelhős megoldásokat és nyilvános SaaS telepítéseket egyaránt támogassák.

Az IDC becslése szerint az évtized végére az emberiség (és eszközei) által előállított összes adat 13 százalékát már a felhőben tárolják, további 26 százalékát pedig „megérinti” a felhő. Az EMC szintén 40 százalékos értéket becsül az évtized végére – az öt év múlva piacon levő vállalati tartalomkezelő rendszerek tehát biztosan „cloud-ready” minősítéssel bírnak majd.

A mobil mukavégzés változásai az utóbbi években

Forrás: IDC