Ma már nem kétséges, hogy az elektronikus dokumentumkezelés időtakarékosabb és gazdaságosabb, mint a papíralapú. A módszer terjedésének azonban fontos feltétele, hogy például az elektronikus számla használatát a különböző, adózással összefüggő törvények is támogassák. Két éve még meglehetősen kevesen használták a számlázásnak ezt a kétségtelenül egyszerűbb és kötségkímélő formáját, tavaly azonban már némileg nőtt a népszerűsége.

Az elektronikus számlázás bevezetésének lehetőségét először 2004-ben tette lehetővé a pénzügyminisztérium egy rendelete, majd a 2007-es áfatörvény szabályozta. Ezt módosította a kormány november végén. A november 29-én kihirdetett törvénymódosítás célja, amint az a Nemzetgazdasági Minisztérium egy a törvényjavaslathoz készített háttéranyagban olvasható, az elektronikus számlázás és a számlázással kapcsolatos egyéb szabályok egyértelműsítése és egyszerűsítése, „EU szinten történő egységesítése az egységes piac működésének fejlesztése érdekében” – olvasható a kormany.hu oldalon elérhető dokumentumból (.pdf).



Nem véletlen, hogy az Unió is szorgalmazza e téren az előrelépést. Egy 2010-es uniós becslés szerint évi 238 milliárd eurót lehetne megtakarítani azzal, ha az EU-ban évente kibocsátott 30 milliárd papírszámla mindegyikét elektronikusra cserélnék. Ezért is kiemelt cél, hogy megszűnjön a papíralapú és elektronikus számlák közötti különbség, könnyebb legyen az elektronikus számlák használatára való átállás, 2020-ra pedig legalább 20 százalékosra emelkedjen az e-számla penetráció.

Könnyített elektronizálás ■ A törvény újradefiniálja az elektronikus számlát, és pontos előírásokat fogalmaz meg az e-számlázás – vagyis a központi elektronikus szolgáltató rendszeren keresztül történő egyszerűsített fizetés, a hozzáférés, a kézbesítés, a rendelkezésre bocsátás, az ellenőrzés és nem utolsósorban a megőrzés gyakorlatára vonatkozóan.

Elektronikus számlának minősül az a számla, amely tartalmazza az áfa-szabályozásban kötelezően előírt adatokat, és amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be. A formátumot az adóalany választja meg: például elektronikus számlának minősülhet az e-mail pdf vagy .xls (Excel) melléklettel is. Fontos, hogy az elektronikus számlázás alkalmazhatóságának továbbra is feltétele a számlát befogadó beleegyezése, hiszen a számla befogadásának a számlát befogadó részéről technikai feltételei vannak.

Nagyon fontos feltétel ugyanis, hogy a számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzési idejének végéig biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, azaz hogy az eladó és a számlában akként feltüntetett személy azonos; az adattartalmának sértetlenségét, azaz hogy a számla tartalmát nem változtatták meg, valamint olvashatóságát. (Az olvashatóság kapcsán természetesen ismét felmerül a formátumok problémája, melynek első lépése volt, hogy a kormány az államigazgatásban ha nem is kötelezővé, de elfogadhatóvá tette az ODF formátumot.)


Arra vonatkozóan nincs kötelező előírás, hogy az adóalanyoknak milyen módon kell megfelelniük ezeknek a követelményeknek. Azt azonban a törvény konkretizálja, hogy ha az adóalany minősített elektronikus aláírással ellátott számlát, vagy EDI (Electronic Data Interchange – elektronikus adatcsere) rendszerben továbbított számlát alkalmaz, az eleve megfelel az adattartalom sértetlensége és az eredet hitelessége követelményének.

Eldobhatjuk a lefűzőket? ■ A november végén elfogadott törvény más módon is támogatja a dokumentumkezelés elektronizálását. A jövőben a dokumentumokra vonatkozó megőrzési kötelezettség akkor is teljesíthető elektronikus eszközzel, ha az adott dokumentumot eredetileg papír alapon bocsátották ki. Elektronikus okirat viszont kizárólag elektronikus formában őrizhető meg. Természetesen mindkét esetben az adóalanynak kell biztosítania, hogy igazolható legyen a dokumentum eredetének hitelessége, valamint adattartalmának sértetlensége.