A vállalati tartalomkezelés nem csupán dokumentumok, táblázatok összességét jelenti, hanem mindazokat a stratégiákat, eljárásokat és eszközöket, melyekkel létrehozható, kezelhető, tárolható és prezentálható az összes olyan információ, ami a szervezeti folyamatokkal kapcsolatban születik vagy született.

Egy jól kitalált és megfelelően alkalmazott rendszer nélkül számos, vállalati folyamatokat érintő probléma konzerválódhat. Komoly gondot okozhat például a dokumentumok különböző verzióinak használata. Kezdetben "csak" inkonzisztenssé válik a vállalati információkészítés és -kezelés, ami belső, kommunikációs problémákat okozhat, ám a helyzet eszkalálódásával az ügyfelek is megtapasztalhatják, hogy valami nem megy rendben a cégnél.

A tartalmak kezelése tehát világosan definiált szabályok alapján, átláthatóan, az érintettek számára egyszerűen hozzáférhetően kell, hogy történjen

Dokumentumkezeléstől a komplex megoldásokig

Napjaink kiforrott ECM rendszereinek is kezdenie kellett valahol, ez a "valahol" pedig a dokumentumkezelő eszközök születésénél keresendő. Az 1980-as évek végén, az 1990-es évek elején jöttek létre az első ilyen elektronikus fejlesztések (EDMS), amikor mindenki azt hitte, hogy a papíralapú világot az új évezredre már magunk mögött hagyjuk.

Az eredeti elektronikus dokumentumkezelő rendszerek önálló termékek voltak, lefedve a munkafolyamatok, a kép- és a dokumentumkezelés valamint a vállalati kapcsolatkezelés témakörének valamelyikét. Hatékonyabb felügyeletet ígértek a dokumentumok és az azokkal kapcsolatos eljárások felett, felgyorsítva az egyébként időrabló feladatok elvégzését. Ezzel párhuzamosan biztonságosabbá is váltak a folyamatok, (jobban) mérhetővé a termelékenység és azonosíthatóvá a hatékonyság.

Felismerve a benne rejlő előnyöket, egyre több vállalat fordult az EDMS felé, stabilan növekvő piacot generálva az ezredforduló előtt. Ekkorra kiderült, hogy a különböző folyamatokat lefedő rendszerek között átjárást biztosítva tovább fokozható azok hatékonysága. Ma már természetesnek hangzik, de csak akkor ismerték fel annak hatékonyságát, ha a táblázatkezelő, szövegszerkesztő és prezentációkészítő alkalmazások kompatibilisek egymással, funkcionálisan kiegészítik egymást.

A fentieken túl még egy trend bontakozott ki ebben az időszakban. Terjedni kezdett az internet, pontosabban a Web, ami magával hozta a webes tartalmak kezelésének igényét, majd szükségét is.

Koncentrálódik a piac

Ahogy az lenni szokott, egy piac felnövésével a kisebb-nagyobb szereplők java összeáll vagy felvásárolják, csak kevesen jutnak saját erőből a piac csúcsa közelébe. Igaz volt ez az ECM-re is, mely a konszolidációs szintet a 2000-es évek közepére kezdte elérni. A Microsoft 2001-ben indította útjára SharePoint megoldását, mások akvizíció révén kerültek meghatározó szerepbe. Az IBM például 2006-ban jutott a FileNet birtokába; a felvásárlás 1,6 milliárd dolláros összege jól mutatja, mennyire komolyan vették már akkor is a vállalati tartalomkezelésben rejlő lehetőségeket. Természetesen nem csak a zárt szellemi tulajdonú megoldásoknak áll(t) a zászló, máig fontos szereplő például az Alfresco nyílt forrású, nyitott standardokra alapuló fejlesztés, ahogyan a Sense/Net is.

A Gartner becslése szerint 2008-ra nagyjából 3,3 milliárd dollárosra nőtt az ECM-piac értéke. Eddigre már a világ kétezer legnagyobb vállalatának 75 százalékánál teljesített szolgálatot valamilyen tartalomkezelő rendszer.

Noha a gazdasági világválság okozott némi döccenést a szegmensben, 2013-ban 5,1 milliárd dollárt ért a globális ECM-piac, szintén a Gartner összegzése szerint. A MarketsandMarkets pedig friss elemzésében rámutatott, hogy a tavalyi, mintegy 6,78 milliárd dolláros szegmens 2019-re várhatóan 12 milliárd dolláros értékre fújódik fel.

Ez az éves átlagosan 12,7 százalékos bővülés azt jelzi, hogy noha a piac egyértelműen felnőtt, még mindig van tere a fejlődésnek. Cikksorozatunk további részeiben azt vizsgáljuk meg, merre tart a vállalati tartalomkezelés világa, milyen lehetőségeket kínál most az ECM és milyen trendek bontakoznak ki a közeljövőben a szegmensben.