Egy kutatás világított rá arra, hogy mekkora potenciális kiadásmegtakarítási lehetőség rejlik a szoftvervagyon-gazdálkodás tekintetében. A 1E Benchmarking Report szerint a brit és az amerikai vállalatok számára kihívást jelent az általuk használt programok eszközéletciklus-kezelése, és hasonló nehézségeik adódnak a már megvásárolt, de nem (ki)használt licencek újra hasznosításával is.

Cégmérettől független túlköltés

Az emiatt bekövetkező, tulajdonképpen szükségtelen kiadások az éves, szoftverekre szánt költségvetési keret akár 15 százalékát is elvihetik. De akár az összes, szoftverhez kötődő költések 36 százaléka is felesleges lehet; a tanulmány szerint 10 ezer asztali munkaállomáson átlagosan 2,1 millió dollárt lehetne megspórolni. Ez alkalmazottakra vetítve 224 dollárnyi / 153 fontnyi szükségtelen kiadást jelent.

Mégis, tíz átlagos, közepes méretű vállalatból hét nem rendelkezik ahhoz szükséges eszközökkel, hogy bármennyit is megtakarítson ebből a kiadásból. A mintegy 1,8 millió felhasználót érintő, 74 cég részvételével két éven keresztül zajlott kutatás szerint még csak nem is a legnagyobb szervezetek vannak leginkább kitéve a szükségtelen kiadások elszaladásának.

A 20 ezer főnél többet foglalkoztató megavállalatok esetében „mindössze” 30-34 százalékra rúgott a ki nem használt szoftverek aránya (ami tehát még mindig bőven tartogat lehetőségeket a költségek csökkentésére). Ezzel szemben az ezer fős vagy az alatti méretű cégek esetében már 50 százalékot meghaladó mértékben ment pocsékba a szoftverlicencek fizetése.

Hogyan csökkenthetők a költségek?

Amint azt már korábbi cikkünkben is említettük, először fel kell tudni mérni a vállalati szoftvervagyont. A telepített alkalmazásokról tájékoztató információ híján nem elvárható, hogy egyáltalán megközelítőleg tudni lehessen, a szoftverlicencekre fordított kiadások mekkora része megy veszendőbe. Az átláthatóság növelésébe és a kikényszerített szoftvervagyon-gazdálkodásba fektetett energia azonban hamar megtérül, különösen egy több ezer fős vállalat esetében. Egy közepes méretű vállalat esetében több mint 50 millió dollár spórolására nyílt lehetőség pusztán azáltal, hogy az Oracle partícionálási szabályait teljes mértékben sikerült megérteni és alkalmazkodni hozzá, derült ki a SoftwareONE példájából.

A felhőre való áttérés szintén óriási hatással lehet a szoftveres kiadásokra. Éppen ezért a nyílt forrású alkalmazások használatának következményeivel tisztában kell lennie a SAM-eszközökért felelősöknek, és folyamatosan fel kell mérniük az új, robosztus, olcsóbb alternatívákat jelentő lehetőségeket. Egy platformváltás esetében ugyanakkor nem csupán a bekerülési és üzemeltetési költségekre kell tekintettel lenni, hanem a migrációs kiadásokkal és a folyamat jelentette buktatókkal is számolni kell.

Zárt kódú programok használatakor is bőven akad azért mozgástér. Ennek egyik oka, hogy jellemzően nem fordítanak kellő figyelmet a verziók közötti különbségekre, a szoftverek leggyakrabban megvásárolt változata Enterprise (nagyvállalati) licenccel rendelkezik. Ez tartalmazza ugyanis az összes olyan funkciót, amire valaha is szüksége lehet az ügyfélnek.

Annak felmérése viszont elmarad, hogy vajon valóban kell-e az összes munkaállomáson az adott program csúcsváltozata. Az igazság az, hogy legtöbbször nem; a felhasználók nagyjából háromnegyede sosem használja a fejlett, nagyvállalati funkcionalitást. Viszont cége kénytelen fizetni az ehhez tartozó licencköltségeket, amik a csökkentett tudású verzióhoz képest akár háromszorosak is lehetnek.

Erre kínál megoldást a Software Metering bevezetése. Pár hónapnyi adatgyűjtést követően releváns információkat kap a vállalat, hogy felhasználói mennyit használják az adott applikációt. Így a licencszabályok ismeretében a kihasználatlan licencek átruházhatóak más felhasználókra.

Sokba kerül a részlegek túlzott autonómiája

Szintén gyakran tapasztalható – és költséges – jellemzője a közepes és nagyméretű vállalatok szoftvergazdálkodási stratégiájának, hogy az egyes részlegek beszerzései feletti központi ellenőrzés vagy laza, vagy szélsőséges esetben nem is létezik. Ennek több oka is lehet, például vagy eleve a decentralizált modellt választották, vagy az akvizíciók révén alakult ki ez a szoftvervásárlási forma.

A következmények előre sejthetők. Az ellenőrzés hiánya szinte teljesen szabad kezet ad az egyes részlegek beszerzési törekvéseinek, ami nem csak szükségtelenül drága licencek vásárlásához vezethet, de gyakran egymást átfedő, helyettesítő funkcionalitással bíró programok használatát eredményezi. Emellett a gyártóval való üzleti tárgyalások eleve rosszabb pozícióból indulnak, ha azt nem a komplett szervezet, hanem annak egyes – nyilvánvalóan kisebb érdekérvényesítő erővel bíró – részlegei kezdeményezik.

És akkor még nem is említettük a biztonsági kockázatokat, amiket pedig szintén figyelembe kell venni. Igaz, az egységes, ezáltal gyakran homogén környezetet kialakító beszerzés ugyan könnyen kivédhet bizonyos típusú sebezhetőségeket, viszont amellyel szemben védtelen, az valószínűleg az egész szervezetre hatással lesz.

Drága lehet a figyelmetlenség

2015-ben a világon telepített vállalati célú szoftverek 39 százaléka(!) nem megfelelően volt licencelve. A bevezetőben említett jelentés adatai szerint mérettől függetlenül mindegyik vállalat érintett lehet. Megfelelő szoftvergazdálkodási eszközök hiányában sokba, nagyon sokba kerülhet ez a figyelmetlenség, nemtörődömség a cégeknek. Kutatások szerint egy milliárdos bevételt termelő vállalatok esetén csupán egyetlen audit átlagosan 1,6 millió dolláros nem várt kiadással jár.

Érdemes tehát megelőzni a bajt, és fejlett SAM-eszközökre és szakemberekre támaszkodva rendszeresen felmérni a szoftvervagyont.