Sok részletre kiterjedő felmérést készíttetett nemrégiben a magyar vállalatok körében egy hazai kutatócéggel a Canon Hungária. (A felmérést a kkv-k és a nagyvállalatok körében végezték el, a mikrovállalkozásokra nem terjedt ki.)

Még nem nagyon használják az innovatív megoldásokat a hazai cégek

A kutatók nemcsak azt vizsgálták, hogy nőtt vagy csökkent a nyomtatópapír-fogyasztás, hanem arra is, hogy mennyire és milyen módon szabályozzák az irodagépek használatát, és milyen mértékben terjedtek el itthon a dokumentumkezelő rendszerek.

Kroó Győző ügyvezető igazgató a felmérés kapcsán megjegyezte, a hazai cégek még nem igazán tudtak elszakadni az árközpontú megközelítéstől, a tendereken még mindig ez a legfontosabb döntési tényező. A vállalkozások nem nagyon vannak tisztában az irodatechnika innovatív megoldásaival, így például az üzleti adatok biztonságát fokozottan szolgáló digitális vízjeles nyomtatással.

Egy tipikus magyar vállalkozásnál jelenleg nincs papírhasználat-nyilvántartás, így az alkalmazottak szabadon nyomtathatnak, az elhasznált papírok mennyiségét pedig dobozos kiszerelésben mérik. A vállalkozások háromnegyede így dolgozik, pedig a hálózati nyomtatókkal könnyen megoldható lenne a papírhasználat monitorozása, és még csak többletberuházás sem kell hozzá, mert van rá felhőalapú megoldás.

A cégek felénél havonta jellemzően 2-10 doboz papírt használnak fel, ami ezer-ötezer darab kinyomtatott papírt jelent, 18 százalékuknál ennél több, 11-50 doboz papír fogy, tehát akár havi huszonötezer lapot is felhasználnak egy átlagos hónapban.
Összességében ugyanakkor nem nőtt az üzleti szférában – sem a kkv-knál, sem a nagyvállalatoknál – a nyomtatott oldalak száma.

A cégek 28 százaléka spórolt a nyomtatással, indoklásuk szerint azért, mert a dokumentumok egy jelentős részét már elektronikusan tárolják. Azok aránya viszont, amelyek többet nyomtatnak a korábbinál még mindig eléri a 17 százalékot.

Kevesen használják a belépőkártyás azonosítást

Minél nagyobb a vállalkozás mérete – és minél több nyomtatója van –, annál tudatosabban ellenőrzik a nyomtatások számát. Közel felüknél ez persze csupán azt jelenti, hogy nyomon követik a printerek beépített lapszámlálóját. A tudatosabb vállalatoknak is csupán a harmada kötelezi alkalmazottait arra, hogy a belépőkártyáikkal azonosítsák magukat a nyomtató használatához.

Összességében a cégek 86 százalékánál próbálják valamilyen módon csökkenteni papírfogyasztást. A legnépszerűbb módszernek a kétoldalas nyomtatás számít, a vállalkozások 70 százalékánál pedig a másolás helyett inkább szkennelik a dokumentumokat. A még takarékosabb vállalkozások a rontott lapok hátoldalát is hasznosítják, van, ahol jegyzetelésre használják, de olyan is előfordul, hogy az üzleti adatok biztonságára nem ügyelve továbbadják firkapapírnak az óvodákba, így az is előfordulhat, hogy egy a nyomtatóban felejtett árajánlat vagy bizalmas szerződés kerülhet nyilvánosságra.

A vállalatok lézerrel dolgoznak

A magyar cégek körében a tintasugaras nyomtatók nem népszerűek, csupán 7 százalékuk használ ilyen technológiát. A háromnegyedüknél viszont alapfelszereltség az A/3-as méretű, monokróm nyomtatásra alkalmas lézernyomtató, és ugyanennyien rendelkeznek színes nyomatok készítésére is alkalmas típussal. 65 százalékuknál van  A/4-es monokróm lézernyomtató, 35 százalékuknál pedig színes.

A szakértők komoloy problémának tartják, hogy a megkérdezett hazai vállalkozások 59 százalékánál nem használnak semmilyen dokumentumkezelő rendszert, és a többségük nem is tervezi a bevezetését. A cégek többségének nincs is kellő információja sem a dokumentumkezelő, sem folyamatkezelő szoftverekről, nem tudják, hogy ezeket mire lehet használni.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszert már használók 40 százaléka öt évnél régebben vezette be a rendszerét, negyedük pedig 3-5 éve. Sokak nem is tudja, hogy milyen típusú rendszert használnak, akik a kérdésre tudtak válaszolni, szinte mindegyikük másfajta rendszert említett. Ebből a kutatók arra következtettek, hogy a dokumentumkezelők hazai piaca meglehetősen széttagolt.

Kátai Csaba marketingigazgató a felmérés apropóján beszélt a Canon átalakulásáról is. A társaság a korábbi eszközgyártóból egyre inkább megoldásszállítóvá kíván válni, egyebek mellett épp a dokumentumkezelő rendszerek piacán. A társaságnak világszerte már több ezer ilyen ügyfele van, ráadásul ezek egy részének klasszikus hardvert nem is szállít.