Szinte minden vállalkozás és állami szervezet tárol adatokat valamilyen felhőalapú tárhelyen – legyen az publikus megoldás, privát adatközpont vagy a kettő ötvözete. Ahogyan csökken az adatok tárolásának költsége, egyre vonzóbb ajánlatokkal állnak elő a szolgáltatók, de itt sincs ingyen ebéd.

Vannak rejtett költségek is

Amikor az adattárolás költségeit vizsgálja egy cég, közel sem elegendő csak a közvetlen költségeket, például 1 gigabájt tárolási kapacitás árát megvizsgálni. Vannak ugyanis olyan költségelemek, melyek elsőre nem nyilvánvalóak, de a végszámlában már látszanak. Ilyen rejtett költség eredhet például a szerződésekben vállalt hűségidőkből, a tranzakciós díjakból, az adatok felhőbe juttatásának majd visszakeresésének költségéből, a hálózat használati díjából és a folyamatosan növekvő tárhelyigényekből is.

További kihívást jelent a biztonsági előírásoknak és egyéb jogszabályoknak történő megfelelés, így a következő évek egyik legfontosabb vállalati feladata az adattárolás költségeinek optimalizálása. Összességében egy vállalat akkor tud jól gazdálkodni a felhős adattárolási lehetőségekkel, ha nagy figyelmet fordít az adatmenedzsmentre – aminek szintén van költsége.

A költségmegtakarítás egyik hatékony módja, ha nem fizetünk az olyan adatok tárolásáért, amelyekre már nincs szüksége a vállalatnak, és ez az a pont, ahol az adatok törlése előtérbe kerül. Nagyon sok területen azonban ez nem is olyan egyszerű a compliance miatt. A szabvány törlést (jegyzőkönyvezett felülírás, hordozó megsemmisítése) a GDPR (General Data Protection Regulation) egy nemrégiben beadott módosítása is foglalkozik, ami komoly piacot jelentene a minősített adattörléssel foglalkozó cégeknek.A Veritas elemzése szerint egy átlagos vállalatnál a tárolt adatok 15 százaléka kritikus az üzletvitel szempontjából, 33 százalék redundáns, elavult vagy triviális (RET), 52 százalék pedig kategorizálatlan (sötét) adat, amelynek tárolása nem jelent értéket. Ez azt jelenti, hogy az adatok túlnyomó többségét akár törölni lehetne annak érdekében, hogy csökkenjenek a nyilvántartáshoz és tároláshoz kapcsolódó költségek.

Itt is befigyel a GDPR

A minősített adattörléssel foglalkozó Blancco még költségkalkulátort is készített, amivel kiszámolható, hogy mennyibe kerül a fölösleges adatok tárolása. A kalkulátor szerint például 100 terabájt adat esetén évi 60 ezer dollárt, azaz több mint 16 millió forintot, 250 terabájt esetén pedig 45 millió forint takaríthat meg egy vállalat, ha törli az elavult adatokat. Persze a kalkulátor abból a feltételezésből indul ki, hogy az adatok 85 százaléka nem tartozik az üzletkritikus kategóriába, azaz amit Verizon tanulmányában RET típusúnak nevez.

A kalkulátor a nagy publikus felhőszolgáltatók ajánlatai alapján terbájtonként 38 ezer forint tárolási költséggel számol. A költségek megítélésében egyébként elég nagy a szórás: a Gartner egy tanulmánya szerint például 1 terabájt éves tárolásának költsége átlagosan 450 ezer forint körül alakul az üzemeltetés és karbantartás tárgyi és személyi költségét is beleszámítva.

A feleslegesen tárolt adatok rendszeres törlése ráadásul nem csupán a költségeket csökkenti, de a kockázatokat is, melyek kezelésének szintén vannak költségei. Éppen ezért a felhőben sem érdemes nyilvántartás nélkül, mindent tárolni – bár kétségtelen, hogy a big data terjedésével egyre inkább ez lesz az elfogadott hozzáállás.

Ugyanakkor az adatok kategorizálásával a későbbi elemzési munkát is meg lehet könnyíteni. Így ugyanis sokkal egyszerűbb kiszűrni a fölösleges adattípusokat. Emellett az adatok életciklusának menedzselése is egyszerűbbé válik, hiszen bizonyos adatok megtartására, illetve meghatározott idő utáni vagy más feltételhez kötött törlésére minden szervezet jogszabályok is köteleznek.