Hosszú utat tettek meg a vállalatok a bérszámfejtés digitalizálásától a komplex HR-rendszerekig.

Ha jobban megvizsgáljuk a vállalati informatikai rendszerek evolúcióját, azt látjuk, hogy az első, a vállalati folyamatokat segítő szoftverek valamiféleképpen összefüggtek a HR-rendszerekkel. Az már 20-25 éve is kézenfekvő volt – még Magyarországon is –, hogy a vállalatok pénzügyekkel kapcsolatos tevékenységét nagyban tudják segíteni az informatikai rendszerek. A könyvelés, a bérelszámolás, a különböző juttatások és a szabadságolások kezelése szoftverekkel sokkal egyszerűbbé vált.

Innen nem is olyan hosszú út vezetett a komplex, az ERP (Enterprise Research Planing) rendszerekkel integrált HR-szoftverekeig, melyek a vállalatok egyik legfontosabb erőforrását, az embert illesztették be az üzleti folyamatokba.

A HR-rendszereket éppen ezért ma már inkább hívják humán erőforrás információs rendszereknek (Human Resources Information System – HRIS vagy Human Resources Management System – Human Resources Information System), amely a hagyományos humán erőforrás menedzsment és az információtechnológia metszéspontjaként áll elő. És mint ilyen, a vállalati erőforrás-tervezés, azaz az ERP részeként, annak speciális alrendszereként jelenik meg.

A vállalat legbonyolultabb eleme

Ha egy komplex HR-rendszert vizsgálunk, azt látjuk, hogy gyakorlatilag minden eleme összefügg a vállalat valamely kulcs folyamatával: például a bérszámfejtés és a szabadságkezelés a költségtervezéssel, a könyveléssel, a munkaidő-nyilvántartás az erőforrás-tervezéssel, a teljesítményértékelés a folyamat-menedzsmenttel és így tovább.

Mint azt Giller Tamás, az ERP blog szerzője, a Bitportnak elmondta, annak ellenére, hogy az ERP rendszerek maguk is lehetőséget nyújtanak a humán erőforrás alapszintű kezelésére, a hazai kkv-k körében viszopnylag alacsony ezeknek a rendszereknek a penetrációja. A szakértő szerint ez részben azzal függ össze, hogy a HR rendszerek egy fontos alapeleme, a bérszámfejtés (és az ahhoz tartozó egyéb elemek) sok esetben házon kívül vannak, mivel a könyvelést arra szakosodott külső könyvelő cégekre bízzák outsourcing szerződések keretében. A szakértő szerint azonban a nagyvállalatoknál – a HR-folyamatok összetettsége miatt is – ennél jobb a helyzet.

Ezt igazolja részben az IDC egy idei felmérése is, mely szerint egyfelől a magyar piac is vevő az ezen a területen megjelenő legkorszerűbb IT-alapú megoldásokra. Az outsourcing azonban jóval dinamikusabban nő, mint az alkalmazásfejlesztési piac. Ennek hátterében a kihelyezés iránt növekvő nyitottság és a mérsékelt penetráció áll. A bérügyviteli alkalmazások piacán az IDC 2012-re még szerény, 1,7 százalékos bővülést mért (mintegy 3,55 milliárd forintot költöttek erre a szervezetek), tavaly azonban már csökkent az erre fordított összeg mintegy 0,3 százalékkal. Az outsourcing piac értéke ugyanakkor 2012-ben már közelített a 9,4 milliárd forinthoz, ami 2013-ban tovább bővült 3,4 százalékkal.

Nyilvántarástól a HR-tervezésig

Ha van ERP egy vállalatnál, abba eleve több olyan folyamat is integrálható, amely alkalmas a HR-feladatok ellátására – mondta Giller. Az ERP felhasználói törzsében ugyanis felhasználónként szabályozhatók jogosultságok, beállítások. A rendszerben rögzíteni kell a munkatárs cégen belüli elhelyezkedését és feladatköreit.

Ezek a rendszerek általában arra is alkalmasak, hogy kezeljék például a munkavállalói kintlevőségeket (például fizetési előlegeket), ami már arra is lehetőséget ad, hogy kimutatásokat lehessen kinyerni belőle a dolgozó motiválásához, és fel lehet figyelni például a dolgozó személyes problémáira is, ami szintén kiindulópontja lehet a hatékony motiválásnak.

Ma már a bérszámfejtéstől a munkaidő-nyilvántartáson, a teljesítményértékelésen, a dolgozói kedvezmények nyilvántartásán át a toborzásig, a tudásmenedzsmentig, a hiánymenedzsmentig, a felvételek ütemezéségig számtalan feladat integrálható egy HR-rendszerbe. Sőt egyre divatosabbak a különböző dolgozói önkiszolgáló rendszerek és az analitika is. Ezek azonban számos további részterülettel kiegészülhetnek, például a dolgozók egészségi állapotának nyomon követése vagy a folyamatábrák.

A dolgozói kartontól a hosszú távú HR-tervezésig

Giller Tamás szerint az alapeset az, amikor a HR-rendszer tulajdonképpen egy dolgozói nyilvántartó rendszer (ez az, amire a legtöbb ERP rendszer önmagában is lehetőséget ad). Ez tartalmazhatja a dolgozó ún. „kartonját”, benne mindazokkal az információkkal, melyeket a HR a beléptetés folyamata során összegyűjtött (életrajz, motivációs levél, bérigény, képesítések, előző munkahely stb.) Ide kerülhet fel a munkaköri leírás, a szolgálati hierarchiában elfoglalt hely (ki jelent neki, kinek jelent), a jogosultságok stb.

Második lépésként megjelenhet a szabadságnyilvántartás. Ebben sokféle lehetőség van. Szerepet kaphatnak a különböző dolgozói önkiszolgáló rendszerek is, amelyben a dolgozó maga írhatja be a szabadságkérelmét, ami automatikusan megjelenik az engedélyező postafiókjában. Giller Tamás szerint ezen a téren nagy népszerűségnek örvendenek azok az intelligens rendszerek, amelyek kezelik a „szabadszavas” válaszokat. Ezeknél ugyanis amikor az engedélyező postafiókjában megjelenik egy levél a dolgozó szabadságkérelmével, amire annak elegendő egy „OK”, vagy „engedélyezem”, „rendben” stb. tartalmű válaszlevelet küldeni, amit a rendszer automatikusan értelmez és feldolgoz, azaz engedélyezi a szabadságot, és automatikusan jelenti minden szükséges félnek (bérszámfejtés stb.).

A legfejlettebb lépcsőfok az, amikor a HR-rendszerbe a toborzás – kiválasztás – belső képzés – belső karrierút folyamatot is leképezik. Giller szerint manapság egyre fontosabb az is, hogy a jól működő HR-osztály ne csak a felvett dolgozókat, illetve egy aktuális pozícióra jelentkezőket tartsa nyilván, hanem távlatilag is tervezzen. Azaz mint egy jó CRM rendszerben a lehetséges ügyfeleket, úgy tartsák nyilván a lehetséges dolgozókat. Azokat, akikkel ha adott pillanatban nem is, távlatilag – később megnyíló pozícióknál – a HR számolni kíván.

Ezen a szinten jó, ha egy vizsgáztatási rendszer is integrálható a HR-rendszerbe, amely már a több köröben történő kiválasztást is segíti. Mint Giller Tamás elmondta, egyre jellemzőbb, hogy több körben történik a megfelelő munkatárs kiválasztása egy adott pozícióra. A folyamat az önéletrajzok begyűjtésével és előszűrésével indul, amelyet egy online kérdőív kitöltése követi. Ezt egy telefonos vagy skype-os, majd pedig személyes interjúk követhetik, míg a végső kiválasztás megtörténik.

A potenciális munkavállalókról történő adatok tárolása azonban nem csak technikai kérdés. Az ezzel kapcsolatos feladatokról, valamint a munkavállaló szervezeten belüli életének a belépéstől a kiléptetésig történő nyomon követéséről Erre figyeljenek, amikor a dolgozó munkába áll! című cikkünkben olvashatnak áttekintést.

Közösség & HR

Rugalmasan korlátos csomagokra váltott a Telenor

Az új kézbe került szolgáltatónál a vezetőség után a terifacsomagoknál is frissítenek. A korlátlan adatforgalmat jó áron biztosító Hello Data megy, helyébe rugalmasabb, de drágább konstrukciók lépnek.
 
Hirdetés

Az ipar digitalizációja a munkaerőpiacot is átformálja

A digitalizáció, amely hamarosan az élet minden területét áthatja, a legelsők között az ipar újabb forradalmát indította el. A folyamat újfajta tudással felvértezett szakembereket igényel. Őket várja folyamatosan bővülő budapesti Industry X.0 csapatába az Accenture is.

Hirdetés

Gépek között, avagy az API kommunikáció rejtett buktatói

Az API kommunikáció biztonsági aspektusaira egyelőre nincsenek egzakt válaszok, de a Balasys megoldása segít a kikerülhetetlenné váló, API-k által jelentett biztonsági kockázatok kezelésében.

A fintech vállalkozásokat helyzetbe hozó európai uniós direktíva általánosságban nem ront a biztonsági helyzeten a bankok szerint. Bizonyos támadási formák azonban elszaporodhatnak, ha nem vigyázunk.

a melléklet támogatója a Balasys

A VISZ éves INFOHajó rendezvényén az agilitás nagyvállalati alkalmazhatósága és tanulhatósága volt az egyik kerekasztal témája. Az ott elhangzottakat gondolta tovább Both András (Idomsoft), a kerekasztal egyik résztvevője.

Ez a nyolc technológia alakítja át a gyártást

a Bitport
a Vezető Informatikusok Szövetségének
médiapartnere

Hogyan forradalmasítja a számítástechnikát a nanotechnológia? Majzik Zsolt kutató (IBM Research-Zürich) írása. Vigyázat, mély víz! Ha elakadt, kattintson a linkekre magyarázatért.
Ön sem informatikus, de munkája során az információtechnológia is gyakran befolyásolja döntéseit? Ön is informatikus, de pénzügyi és gazdasági szempontból kell igazolnia a projektek hasznosságát? Mi közérthetően, üzleti szemmel dolgozzuk fel az infokommunikációs híreket, trendeket, megoldásokat. A Bitport kilencedik éve közvetít sikeresen az informatikai piac és a technológiát hasznosító döntéshozók között.
© 2010-2018 Bitport.hu Média Kft. Minden jog fenntartva.