Régebben egy irodai munkahely felépítése igen egyszerű volt - egy átlagos asztalon csak a munkakörnek leginkább megfelelő eszközök és információforrások voltak megtalálhatók, a telefonmellék csak akkor csörgött, ha valóban arra az adott munkafázisra vagy kollégára volt szükség. Az e-mailek, közösségi oldalak, vagy akár a más részlegekre tartozó, cégen belüli információk sem vonták el a figyelmet attól, amit elvben csinálnunk kell(ene). Persze ez a cikk nem arról szól, hogy az ideális megoldás az alkalmazottak bármilyen korlátozása, az internet, magánlevelezés, telefonhasználat tiltása - inkább mindenkinek magában kell eljutnia odáig, hogy ráébredjen: az ember nem multitask-képes gépezet.

Az agy nem processzor | Az 1980-as évek elején a számítógépek és egyéb informatikai eszközök terjedni kezdtek az irodákban - egyértelműen azért, mert mindenki bizonyos volt abban, hogy így gyorsabban megoldódnak az addigi eszközökkel még gyakran lassú, körülményes feladatok. Ám leginkább a Windows rendszereknek köszönhetően felbukkant a multitasking fogalma, és ez a folyamat manapság már nem is csupán a számítógépre, hanem a minket körülvevő többi eszközre is kiterjed.

Munkavégzésünk közben felbukkan egy e-mail értesítő, a levélben rákattintunk egy hivatkozásra, majd fél óra múlva ébredünk rá, hogy ott ragadtunk az interneten. Onnan is csak a telefon csörgése von el, a beszélgetés után ezt egy SMS-ben is közölnünk kell valaki mással, miközben elkezdődik egy online meeting... A folyamat a végtelenségbe nyúlhat, és igen egyszerű magyarázata van. Az emberi agy ugyanis teljesen máshogy működik, mint a számítógépek, és nem alkalmas több, komplex funkció egy idejű ellátására. Míg egy gép képes egyszerre e-maileket fogadni az egyik ablakban, a másikban fájlokat másolni, a harmadikban szöveges dokumentumokat kezelni és a többi, maga a felhasználó csak úgy tud egy újabb feladatra váltani, hogy az előző tevékenységét befejezi vagy felfüggeszti.

Túl sok a lehetőség | A munkahelyi hatékonyságot vizsgáló felméréseknek se szeri, se száma, ám az eddigi, bevált elképzelések helyett másfajta megoldások körvonalazódnak az eredmények alapján. Eddig ugyebár az volt a divatos javaslat, hogy a vezetőknek le kell korlátoznia az alkalmazottak lehetőségeit, letiltani a felesleges levelezést, az internet használatát csupán a munkához szükséges oldalakra szűkíteni, és egyébként is folyamatosan figyelni mindenkit.

Ez azonban a végeredményt tekintve nem jó módszer. Az alkalmazottak ebből csak a kényelmetlenséget, a bizalmatlanságot érzik, és a tapasztalat is azt mutatja, hogy külső korlátok között a morál csökkenése szintén a hatékonyság csökkenéséhez vezet. A vezetők pedig szintén nem túl produktívak, ha idejük egy részében mást sem tesznek, mint a kollégák tevékenységét figyelik.

A megoldást a legújabb kutatások fényében a saját munkakörünk szerinti időszervezés, és az erre irányuló képzések, tréningek jelentik. Az amerikai Basex piackutató vállalat vezető elemzője, Jonathan Spira szerint a hatékonyság a legtöbbször saját magunkon és a koncentráláson, fókuszáláson múlik. Példaként az egyik kutatási alanyt, egy adminisztrátor hölgyet említette, aki próbaképpen egyszerre telefonált, foglalkozott egy személyesen jelen lévő ügyféllel és számítógépen rögzítette a szükséges információkat. Így egy óráig is eltartott a folyamat, míg ha egymás után oldott meg egy ugyanilyen helyzetet - tehát először megoldotta a telefonos problémát, utána a személyes megbeszélést, majd pedig a számítógépes adatkezelést - mindössze 13 percét vette igénybe a három munkafázis együttese.

Az agy lassan bootol újra | Spira szerint az emberi multitask problematikája nem csupán annyi, hogy egyszerre csak egy témával tudunk foglalkozni. Sokkal nagyobb időrabló, hogy ha egy feladat közben megszakítanak, és áttérünk valami másra, mivel a megszakítás végeztével jóval több idő visszaállítani a fókuszunkat az eredeti munkánkra. "Arra jöttünk rá, hogy az így kieső aktív idő akár tízszerese is lehet a megszakítás idejének. Egy munka közben beeső telefonhívás például tarthat akár csupán 30 másodpercig, mégis átlagosan 5 perc szükséges ahhoz, hogy az agyunk teljes egészében visszaálljon a hívás előtti munkamenetre.

A Basex felmérései azt mutatták, hogy egy irodai dolgozó idejének átlagosan 28 százalékát vesztegeti el mindennap a megszakításokra és az ezeket követő visszaállásra.

A legnagyobb időrablóknak éppen ezért nem is feltétlenül a közismerteket (közösségi oldalak, Farmville, chatelés) kiáltotta ki a kutatás - ezek Spira szerint már csak következmények, amikbe azért kezdünk bele, mert elvesztjük a fókuszt és az energiát a sikertelen multitask kísérletek közepette.