Az EMC és az IDC közös piackutatása számszerűen is alátámasztotta a közismert trendet, miszerint folyamatosan gyorsulva növekszik az emberiség által előállított adat mennyisége. Míg 2013-ban 4,4 zettabájt adat keletkezett, 2020-ban már a tízszerese, 44 zettabájt. Mindez azt jelenti, hogy durván kétévente megduplázódik az újonnan születő digitális információ mennyisége. Ráadásul a teljes adattömeg 85 százalékáért a vállalatoknak kell vállalniuk kötelezettséget vagy felelősséget.

Kézben tartott adatok

Könnyen belátható tehát, hogy a vállalati tartalommenedzsment feladata egyre kritikusabbá válik. Elodázhatatlannak tűnik a digitális adatok előállításának, kezelésének, tárolásának szabályozott környezetben történő feldolgozása. Kézenfekvővé válik tehát egy ECM-rendszer bevezetése, mérsékelendő az ennek hiányában fenyegetővé váló kockázatokat, például a hatékonyságcsökkenést vagy a presztízsveszteséget.

Egy tartalommenedzsment megoldás implementációja azonban nem olyan egyszerű, mint amilyennek első látásra tűnik. Sok vállalat esik abba a hibába, hogy a szervezetnél zajló fejlesztések közül ettől várja az áttörést, a hatékonyság robbanásszerű növekedését, ám az ilyen, már-már messianisztikus elvárások többnyire kudarccal, vagy legalábbis nem az elvártnak megfelelő eredménnyel záródnak.

Nem várt akadályok

Ahhoz, hogy az ECM előnyeit maradéktalanul ki lehessen aknázni, célszerű a bevezetést lépésről lépésre végrehajtani, nem pedig "egy nagy ugrással" célba érni. Érdemes a folyamatot megtervezni, az így kapott szilárd alapra pedig rá lehet építeni egy ECM megoldást, hangzik Saurabh Kumar, az IT-tanácsadással foglalkozó In2IT Technologies SA ügyvezető igazgatójának általános tanácsa.

Peter Reid szerint a vállalati tartalomkezelő rendszerek bevezetése a szoftverimplementációk egyik legnehezebb feladatának számít. A T-Systems által tavaly felvásárolt Intervate SharePoint megoldásokért felelős részlegének vezetője úgy véli, az ECM-megoldások a legsebezhetőbbek az elvárt eredmények teljesülését illetően. Ennek több oka is lehet, tekintsük át röviden, milyen buktatókra lehet számítani!

Elkötelezettség nélkül nehéz lesz

Talán mind közül a legfontosabb hiba az ECM-szolgáltatóval folytatott párbeszéd alacsony szintje. Miközben a vendor kiválasztásának folyamatára a cégek komoly energiát fordítanak, az elvárások közlését követően sokszor szinte teljes egészében a szolgáltatóra hagyják a bevezetés folyamatának levezénylését anélkül, hogy jelentősebb szerepet játszanának benne vagy felelősséget vállalnának az eljárás sikerességéért.

Ezért is lesz egyre sürgetőbb egy ECM rendszer bevezetése (forrás: IDC)

"Ugyan nem jelenti egy ECM-projekt garantált kudarcát ez a hozzáállás, kétségtelenül hozzáadódhat az amúgy is nehéz feladatot jelentő bevezetés sikerét gátló tényezők sorához" – véli Reid. Persze a szituáció kialakulásának esélyét jelentősen csökkenti, ha tapasztalt vendort választ a vállalat, és a (számára) megfelelő technológiára esik a voksa. Egy jó ECM-szolgáltató ugyanis nem hagyja magára az ügyfelét, akkor sem, ha utóbbi hajlamos a passzivitásra. Természetesen nem árt, ha a túloldal is elkötelezett; nem csak egy újabb kiadást lát a bevezetésben, hanem energiát és időt is fordít a folyamatra.

"A csúcsvezetés gyakran elegendő pénzügyi forrást tud rendelni a projekthez, de amikor személyesen arra kérik őket, hogy emellett szánjanak rá heti pár napot is az idejükből, hirtelen nehézzé válik a döntés" – ismertette tapasztalatait a SharePoint-szakértő.

A fentieken túl a testreszabás hiánya is sikertelenséget eredményezhet. Egy polcról levett tartalomkezelő megoldás önmagában biztosan nem felel meg minden vállalat egyedi igényeinek. Hiba azt gondolni, hogy az adott szervezet egy ECM-rendszer standard funkcionalitásával tökéletesen elégedett lesz. Nem a szervezeti igényeket kell hozzáigazítani egy tartalommenedzsment szoftverhez, hanem olyan megoldást kell találni, amely megfelel a vállalat elvárásainak.

Megéri az erőfeszítés

A stratégiai célok figyelembevételével implementált ECM akár az üzleti siker kritikusan fontos eszköze is lehet. Ennek eredményeként többek között az egész vállalatra kiterjedően meghatározhatók lesznek – külső és belső felhasználókra egyaránt vonatkozóan – a szolgáltatási és teljesítési szintek, hatékonyabbá válik az adatkeresés, a dokumentumkezelés auditja is profitál a bevezetésből, illetve a megfelelőségi célok elérése is könnyebb lesz.

Egy ECM bevezetés lényegében tehát egy adatra vonatkozó üzleti ökoszisztéma létrehozása, ahol az információ pénzügyileg számszerűsíthető. Ez a hozzáállás jótékony hatással van a nyereségességre és az üzleti hatékonyságra.