A Contum Kft. 2004-es megalakulása óta kifejezetten nagyvállalati tartalommenedzsment rendszerek (Enterprise Content Management – ECM) szállítására, integrálására, bevezetésére, illetve támogatására szakosodott. Maroknyi csapatával, mintegy 15 fővel és több mint 10 évnyi nagyvállalati környezetben szerzett szakmai tapasztalatával Magyarország legrégebbi, kimondottan ECM rendszerek bevezetésével és támogatásával foglalkozó gárdájának számít. Ügyfelei a telekommunikáció, az autóipar, a pénzügyi szektor, az energia szektor, a gyártás és a média területéről kerülnek ki.

Nem csak a papírt kell kiváltani

Jól példázza a dokumentumkezelésben felmerülő üzleti problémák megoldását egy pénzügyi szolgáltatónál sikerrel befejezett projekt. Az ügyfélnél alapvetően papíralapú iktatás zajlott, amely számos problémát okozott. Még az egyébként elektronikusan keletkező dokumentumok is nyomtatásra kerültek, és papír alapon lettek eltárolva. Ily módon követhetetlenek és alacsony hatékonyságúak voltak az üzleti folyamatok, a dokumentumok tárolásából adódóan állandóan keresési problémák léptek fel, és ez elfogadhatatlanul hosszú válaszidőket eredményezett az ügyfélkiszolgálásban.

Ezek a tarthatatlan állapotok vezettek oda, hogy a pénzintézet meg tudott fogalmazni jól artikulált üzleti célokat:

● A dokumentumok legyenek elektronikus rendszerben kezelve.
● Az így rendszerezett dokumentumokra épüljön egy egyszerűbb munkafolyamat.
● Kevesebb emberi erőforrás felhasználásával legyen hatékonyabb a napi munka.
● Csökkenjen az ügyintézésre fordított idő.
● Gyorsan és egyszerűen lehessen keresni az immáron elektronikusan tárolt információk között.
● Megnyíljon az út az elektronikus folyamatvezérlés előtt.

A Contum szakemberei ezekre a kihívásokra az IBM FileNet Content Manager rendszerét javasolták bevezetésre, melynek során az üzleti problémákra megfelelő megoldást kaphatott az ügyfél.

Teljes szervezetet átfogó projekt

A projekt részeként először felmérték a belső ügyviteli folyamatokat. Szolgáltatásorientált architektúra (SOA) alapú dokumentummenedzsment rendszert javasoltak, amely alapjául szolgált a későbbi elektronikus üzleti folyamatvezérléshez.

Az IBM Datacap segítségével a papír alapú állományokat digitalizálták. Az egyszerű és gyors visszakereshetőség érdekében bevezették az IBM Content Navigatort, a dokumentumok regisztrációs és nyilvántartási folyamataira pedig az IBM Business Process Manager lett a megoldás. Végül a dokumentumokat – részben visszamenőlegesen is – betöltötték az IBM FileNet-alapú dokumetumtárba.

Természetesen ez az egyszerűen hangzó folyamat egy több fázisra osztott, éven túli átfutású projekt keretében zajlott, melynek során az ügyfél oldalról és a Contum oldaláról is projektmenedzserek, fejlesztők és vezetők dolgoztak közösen a siker érdekében. Az ilyen teljes szervezetet átfogó, hosszú átfutású projektekhez hasonlóan itt is felmerültek előre nem látható, magasabb prioritású projektek, amikkel az együttműködés az agilis projektvezetés, és a rendszerintegrációs megközelítés eredményképp sikeres volt, így a projektet sikeresen zárták.

Az eredmények pedig magukért beszélnek.

A korábbi, még aktív papíralapú dokumentumok digitalizálásra kerültek, és az összes kapcsolódó hivatalos adat regisztrálásra került. Az immáron elektronikus dokumentumokat strukturáltan osztályozták, és a megfelelően kialakított dokumentumtárakba tárolták le. Ezzel elérték, hogy a megfelelő információ a megfelelő helyen került tárolásra, de ami még fontosabb, a visszakeresés, és az ügyintézés is lényegesen leegyszerűsödött. A különféle szerződéses anyagok mozgása transzparens módon követhetővé vált, nem lehetett többé beszélni eltűnt mellékletekről, hiányzó adatlapokról. Az új rendszer képességeit kihasználva – egységes IBM környezetről lévén szó, amelyben integrált egységet képez a Datacap, a FileNet, és a Business Process Manager – az üzleti folyamatokat optimalizálták, ezáltal az ügyintézés egyszerűbbé, gyorsabbá vált.

A megrendelő és a szállító együttműködésére épít

Természetes hogy egy ilyen élő rendszer az átadása után is igényli a folyamatos támogatást. A Contum Kft. gyártói és rendszerspecifikus üzemeltetési támogatást (például IBM Filenet esetén közvetlen gyártói támogatás nyújtására való hivatalos jogosultság) biztosít ügyfelei részére. A Contum nagyvállalati ügyfeleivel – mint az iménti esettanulmányban szereplő pénzintézet – kialakított bizalmi együttműködés során „elsődlegesen a feladatra koncentrál és utána találja ki a pénzügyi feltételeket” szemléletmód szerint dolgozik. Az üzemeltetés-támogatási logikája az ITIL 3rd Level Support szinttel azonos módszertant alkalmazó, aktív ügyfél-szállító szakmai kapcsolatot építő proaktív együttműködésre épül, melynek során alapvető a a folyamatos szakmai képzés és az informáciátadás mindkét oldal tekintetében.

Az üzemeltetés-támogatás szolgáltatása 5×8, 5×10 és 7×24 órás támogatási csomagokban is elérhető attól függően, hogy az adott alkalmazás mennyire kritikus az ügyfél szempontjából. Mivel a dokumentumok gyors elérése és az ügyfelek hatékony kiszolgálása nem állhat le, és nem nyúlhat egy bizonyos időn túlra, a dokumentum-, illetve tartalomkezelés rendszerint kiemelten üzleti kritikus alkalmazásnak számít, és igényli a magas szintű rendelkezésre állást.

A Contum Kft. munkatársai évtizedes tapasztalataik és az iparági "best practice" alapján összeállított tudásbázisuk felhasználásával végzik a megelőző és az eseti támogató tevékenységeket. Az ügyfél-elégedettségi mérések azt igazolják, hogy Contum jól méri fel nagyvállalati ügyfeleinél, szem előtt tartva, hogy mi is az igazi feladat a tartalomkezelés terén, ezáltal a megfelelő szoftvereszközöket választja ki, majd ezeket jól bevált projekt-módszertana mentén bevezeti, integrálja, és támogatja.

Ennél az ügyfélnél is nyitott a lehetőség a dokumentumkezelés egy újabb lépcsőfoka felé, amely a dokumentumok hiteles elektronikus formában történő megőrzése, melyet a hazai jogszabályok is támogatnak. Ennek köszönhetően a papíralapú dokumentumok elektronikus formában is archiválhatóak úgy, hogy a hiteles, vagyis joghatás kiváltására alkalmas formában maradnak. Az ilyen módon archivált papír dokumentumok megsemmisíthetőek, így a továbbiakban nem szükséges a költséges irattárak fenntartása.

Erre ad megoldást az Ypsilon Hiteles Archiváló rendszer, amely az IBM FileNet és Datacap termékeivel, valamint elektronikus aláíró szoftver integrálásával lefedi a hiteles archiváláshoz kapcsolódó feladatok teljes egészét. A papíralapú dokumentumról hiteles másolatot készít, és archiválja; menedzseli az elektronikus dokumentumokat és elektronikus aláírást, valamint biztosítja az őrzési idő alatt a dokumentumok hitelességét.