Bár sokak szerint a legfontosabb (legtitkosabb) dokumentumokat papíron kell tárolni, ez a cégeknek komoly költségeket jelenthet. És ah még digitálisan tárolt adatokkal is összhangba kell hozni, még összetettebbé válik az adatkezelés és annak biztonsági kérdései.

A vállalatok bizalmas, kritikus információi gyakran a nyomtatókban pihenő lapokon találhatóak. Ezek az oldalak tartalmazhatnak szerződéseket, megállapodásokat, stratégiai és pénzügyi terveket, üzleti titkokat, személyes adatokat stb. Eközben azonban a nyomtatott dokumentumok sok kockázatot vetnek fel, elég ha csak arra gondolunk, hogy könnyedén sokszorosíthatóak, másolhatóak és megoszthatóak anélkül, hogy mindez nyomon követhető lenne – írta a Biztonságportál.

Az adatokat elektronikusan könnyebb követni és kontrollálni, azaz a digitalizáció a vállalati biztonság előnyére válhat. Persze kockázat így is akad bőven, de az Ovum elemzőcég szerint a vállalatok 25 százalékkal csökkenthetik a jogi költségeiket, büntetéseiket és a károkat, ha a legjobb iratkezelési, biztonsági és felülvizsgálati eljárásokat, gyakorlatokat alkalmazzák. A digitalizáció nemcsak abban segít, hogy érvényesítsék a jogi vagy a biztonsági követelményeket, előírásokat, hanem egyebek mellett az információk keresésében, ellenőrzésében, felügyeletében és megosztásában is. Megfelelő adatszivárgás-megelőző technológiákkal pedig nagyobb valószínűséggel gátolható meg az adatok illetéktelen kezekbe kerülése, mintha azokat papíron kellene nyomon követni.

Ennek ellenére a nyomtatógyártók szerint a papír alapú dokumentumok még egy jó darabig biztosan az üzleti élet részét képezik majd. A digitális folyamatokra való folyamatos és jól átgondolt áttéréssel a hatékonyság és a környezettudatosság mellett a biztonság is fokozhatóvá válhat. Természetesen ehhez minden szervezetnek szüksége van olyan adatbiztonsági és adatvédelmi szabályzatokra, amelyek az érzékeny adatok összegyűjtésére, tárolására, kezelésére vonatkoznak.