A nyomtatók, szkennerek, fénymásolók olyan nélkülözhetetlen kellékei az irodai életnek, melyek gazdaságos üzemeltetésére sokszor nem fordítanak kellő figyelmet a cégek. Pedig megérné, hiszen az OKI adatai szerint a helytelen dokumentumkezelés átlagosan 19,5 százalékkal csökkentheti a vállalati teljesítményt, míg hatékony módszerekkel nemcsak kényelmesebbé és hatékonyabbá tehető a munkavégzés, de a nyomtatásra fordított kiadások 25 százaléka is megtakarítható. Az alábbiakban az iratsokszorosító berendezések nem megfelelő használatából adódó tényezőket mutatunk be, amelyek jellemzően megnehezítik a kkv-k és nagyvállalatok működését, és amelyeket kellő szervezettséggel egyszerűen ki lehet küszöbölni.

1. Ésszerűtlen készülékválasztás.Sokszor előfordul, hogy az irodai használatra szánt eszközök beszerzése nem egy előre elkészített terv szerint történik. Egy-egy felmerülő igény alapján az éppen akciós – akár különféle technológiájú – készülékeket veszik meg, a többnyire ad hoc jellegű vásárlás pedig gyakran a berendezések nem megfelelő kihasználtságát eredményezi.

Előfordul például, hogy fotónyomtatásra való eszközt használnak színes diagramok, szövegek nyomtatására. A vegyes eszközpark következménye pedig végső soron a sok esetben megnövekedett energiafogyasztásból és az eltérő üzemeltetési kiadásokból adódó magasabb költségvonzat. De az is megesik, hogy a sokféle berendezés és funkció ellenére a vállalat nem minden nyomtatási feladatot tud házon belül megoldani, és kénytelen bizonyos munkákat nyomtatószalonokba vinni.

2. Mindent a maga helyén. Mindemellett apróságnak tűnhet a nyomtatók elhelyezése, illetve az optimális helykihasználás kérdése, de ha nem foglalkozunk vele, tovább növelheti a kiadásokat és csökkentheti a hatékonyságot.

A "nyomtatót minden asztalra" és a túlságosan távoli gépek között kell megtalálni az ideális egyensúlyt. Míg előbbi érthető okokból rendkívül költséges, utóbbinak is megvannak a hátrányai. Gondoljunk bele, hogy az íróasztalunktól csak húsz lépésnyire elhelyezett készülék elérése havonta összesen 88 percet rabol el munkaidőnkből.

3. Márkakavalkád. Az átgondolatlan beszerzés egyik gyakori velejárója, hogy különböző márkájú berendezések kerülnek az irodába, ami általában üzemeltetési nehézséget von maga után. Mivel több gyártó terméke keveredik, nehezebb elsajátítani a gépek megfelelő használatát.

Számolnunk kell továbbá azzal is, hogy a különféle készülékekből adódó eltérő szervizelés megszervezése vagy a kellékanyagok beszerzése nehezen átlátható, így többletmunkát ró a személyzetre, és kiszámíthatatlanná teszi a költségeket.  

4. Nem racionalizált költségek. A fentiekből adódóan a dokumentumkezelést számos gyakran változó, ezáltal kiszámíthatatlan kiadás és egyenetlen költségeloszlás jellemezheti, amit tovább tetézhetnek egyéb extra pénzügyi terhek. Az OKI felmérése szerint a dokumentumokkal végzett munkákból eredő kiadások 47 százalékát rejtett költségek adják. Ez többek között abból fakad, hogy nehéz nyomon követni a dokumentumkezelési szokásokat: melyik kolléga mennyit és milyen típusú dokumentumokat nyomtat, vagy, hogy az adott feladatnak optimálisan van-e beállítva a készülék. Átlagban például a dolgozók csupán 20 százaléka nyomtat kétoldalas alapbeállítással.

5. Elavult géppark. Az idősebb gépek lecserélésének többnyire az a leggyakoribb akadálya, hogy a korszerűsítés egyszerre nagyobb beruházással jár. Emellett sokan úgy gondolják, hogy pazarlás lenne a régi, ám még működő berendezéseket kiselejtezni. Érdemes azonban átgondolni a következőket: vajon megéri-e maradni a sok éves készülékeknél, ha azok már nem képesek az elvárásoknak megfelelő minőséget nyújtani, vagy ha nem gazdaságos a fenntartásuk és működtetésük.

Egy kézben a megoldás

Az úgynevezett menedzselt nyomtatási szolgáltatás (MPS) lényegesen egyszerűbbé és költséghatékonyabbá teszi az irodai dokumentumok kezelését. A megoldás lényege, hogy a vállalat dokumentumkezelési berendezéseit és folyamatait külső szakértő bevonásával optimalizálja, így visszanyeri az ellenőrzést és az átláthatóságot a nyomtatás és annak költségei felett, ami pénzmegtakarítást eredményez, valamint felszabadítja a feleslegesen lekötött kapacitásokat, így a cég alaptevékenységére tud fókuszálni.

Az MPS egyik fő előnye, hogy teljes mértékben személyre szabott. Első lépésként a szolgáltató feltérképezi az adott szervezet dokumentumkezelési szokásait és igényeit, majd elkészíti az optimális átalakításról szóló tervet. Ezután a várható nyomatszám alapján meghatározza a havi lekötött nyomtatási mennyiséget és az ehhez tartozó, egy lapra vetített díjat, amely tartalmazza a kapcsolódó összes egyéb költséget, úgy, mint az üzemeltetést, a hibajavítások elvégzését – beleértve az alkatrészcserét is –, a teljes körű garanciális jótállást, a kellékanyagok utánpótlását, az üres patronok visszajuttatását, valamint tanácsadást és folyamatos riportálást, elemzést.

Az OKI tapasztalatai szerint MPS igénybevételével kis-, közép- és nagyvállalati környezetben a nyomtatásra fordított költségek legalább egynegyedét lehet megtakarítani. Ezt támasztja alá, hogy az OKI ügyfele, az építőanyag-kereskedelemmel foglalkozó Lambda Systeme Kft.-t idézve "az új konstrukcióban közel felére csökkentek a cég nyomtatási kiadásai".

Az MPS szolgáltatásról bővebb információért keresse az OKI szakértőjét, Szabó Zsoltot!

Email: [email protected]
Telefon +36-1-814-8000