A nagyobb vállalatoknál már sor került a menedzselt dokumentumkezelés és nyomtatás bevezetésére. Ennek során alapvetően tisztázták a nyomtatási igényeket. A kkv-k jelentős része még nem esett át ezen a tűzkeresztségen, és sokan vegyes vagy legfeljebb részlegesen egységesített eszközparkkal küzdenek tovább.

Ez általában nem olyan hatékony, mint egy teljesen menedzselt környezet, de meglehet az az előnye, hogy a pillanatnyi igényeknek megfelelően könnyebben variálható (és persze tovább lehet lépni menedzselt nyomtatásra). Számukra érdemes lehet az utóbbi évek trendjeit saját magukra nézve megkérdőjelezni.

Kinek kell A3, és ki fizeti ki?

Ha megkérdezzük a főkönyvelőt, hogy van-e értelme az A/3-as nyomtatásnak, elég, ha kinyitja számunkra legutóbbi táblázatát, és egyből belátjuk, hogy bizony ezt A/4-ben csak igen nehézkesen tudnánk átlátni, és nagyítóval kellene böngészünk az adatokat. Hasonlóképpen érthető a nagy méretű nyomtatás igénye akkor, ha tervrajzokról van szó. A tervdokumentációs nyomatoknál az A/3 gyakorlatilag az alsó méretkategória.

Tervekkel és listákkal általában fekete-fehérben kell dolgoznunk, de ha marketinganyagok miatt akarunk nagyban nyomtatni, akkor jelentkezik az igény az élénk színekre is. Mindezt irodai fronton egy színes A/3-as MFP (multifunkciós) nyomtató természetesen egyben tudja, ugyanakkor – főleg a magas készülékár miatt – nem minden vállalkozás számára ez az univerzális eszköz a legjobb.

Egy kkv esetében az A/3-as nyomatok volumene kiszolgálható lehet egy kisebb és ezért jóval olcsóbb tintasugaras nyomtatóval is, feltéve, hogy ilyen méretben lapolvasásra és másolásra nincs szükség. Ha utóbbiak is szükségesek, akkor egy A/3-as tintasugaras multifunkciós is képes lehet ellátni a feladatot – ez a technológia sokkal kisebb helyigényű és olcsóbb A/3-as készülékek építését teszi lehetővé.

Természetesen a kiegészítő megoldások nem lesznek képesek kezelni az A/4-es nyomtatást, mert az általában túlmutatna terhelhetőségükön. A legtöbb kkv-nál az A/4-es méretű nyomatok és másolatok vannak többségben, és jellemzően a havi 1000-4000 oldalas terheléshez kell készüléket választaniuk. Nem minden A/4-es készüléket készítettek fel egy ilyen szintű feladatra, de számos modell kapható, ami megbízhatóan kezeli ezt a kihívást.

Kiválasztáskor érdemes nem csak a terhelhetőségre és a költségekre figyelni, de arra is, hogy az igényeknek megfelelő opciós kiegészítők álljanak rendelkezésre, a nagy kapacitású tálcák, szortírozó és tűző vagy lyukasztó egység nem minden A/4-es multifunkciós nyomtatóhoz rendelhető, és azt is figyelembe kell venni, hogy ezeknek a kiegészítőknek a terhelhetősége is korlátos lehet. A dokumentumadagoló kapacitása mellett tájékozódjunk annak terhelhetősége és sebessége felől is, ha nem csak alkalmilag szeretnénk másolni. Érdekes módon ugyanis ezek a modulok nem minden készülékben bírják a nyomtatóművel azonos sebességű és volumenű terhelést.

Egy jól megválasztott A/4-es multifunkciós készülékkel nem csak átvitt értelemben lehet kisebb a lábnyomunk, maguk a készülékek harmadakkora területtel megelégszenek, mint A/3-as megfelelőik, és ha a bérelt irodák egy négyzetméterre jutó árát figyelembe vesszük, akkor máris pénzben kifejezhetővé válik a helytakarékosság.

A legszembeötlőbb különbség persze az ár, hiszen körülbelül harmadannyiból megúszhatjuk a beruházást. Emellett nem hanyagolható el az energiafogyasztásban mutatkozó különbség sem.

Fekete-fehérben olcsóbban

Minden nyomtatógyártó előszeretettel hangsúlyozza a színek fontosságát és hatékonyságát az üzleti kommunikációban. Kutatások támasztják alá, hogy ami színes, az vonzóbb, és a színekkel kiemelt ábrák érthetőbbek – ilyen az emberi észlelés.

A gyártók érdeke is egybe esik ezzel, hiszen nem mindegy, hogy hányféle kellékanyagot kell vásárolnunk egy nyomtatóhoz. Ennek persze megvan a költségvonzata is: egy színes dokumentumoldal költsége gyakran négyszerese a monokróménak. Egy színes multifunkciós nyomtató persze képes monokróm nyomatokat készíteni, de közel sem biztos, hogy olyan olcsón, mint ahogy mi azt szeretnénk. Sok színes készülék monokróm módban viszonylag drágán dolgozik.

Ha tehát a cégnél a fekete-fehér nyomatok a meghatározóak, akkor érdemes lehet elgondolkodni egy monokróm készülék üzembe állításán. Ez lehet akár egy egyfunkciós, ám jól bővíthető, terhelhető készülék is. A fekete-fehér készülékeknek jellemzően a helyigénye is szerényebb, kevesebb alkatrészt tartalmaznak, így meghibásodásuk esélye is kisebb. Ezek mind olyan tényezők, melyek tovább csökkentik fenntartásuk költségeit.

Duplex, toner-save és takarékos sablonok

Egyre általánosabb az automatikus kétoldalas nyomtatásra alkalmas készülékek használata – persze az már más kérdés, hogy a dogozók élnek-e ezzel a lehetőséggel. Szabályokat ugyan lehet hozni erre, se sokkal hatékonyabb, ha munkahelyenként meghatározzuk a jellemző nyomtatási feladatokat, és ahol lehet, ott alapértelmezettként beállítjuk az automata duplex használatát. Egy ilyen intézkedéssel jelentős papírmegtakarítás érhető el.

Back-office jellegű munkahelyek esetében a kellékanyagokkal is takarékoskodhatunk az alapértelmezések megváltoztatásával. Nagyon sok készülék kínál toner-save (festékanyag-takarékos) üzemmódokat, sőt egyes készülékeknél meghatározható a takarékosság mértéke is.

Házon belüli oktatóanyagok (jellemzően prezentációk) esetében érdemes lehet bevetni a duplex és N-Up kombinációját. Ez azt jelenti, hogy olyan kétoldalas nyomatokat készítünk, melyek minden oldalára két-két kicsinyített oldal képe kerül. Házon belüli dokumentumokhoz tökéletesen megfelelő lehet egy könnyített festékportartalmú nyomat. Marketinganyagoknál természetesen érdemes standard minőségben dolgozni.

Sok cégnél néhány évente felüti fejét az arculatmegújítás réme: változhatnak a logók, de sokszor az arculati elemek betűtípusai és a különböző céges dokumentumsablonok is. A következő ilyen alkalommal a hagyományos üzleti-kommunikációs és művészeti szempontok mellé érdemes becsempészni a takarékosság alapelvét is. Kellékanyag költség szempontjából nem mindegy ugyanis, hogy hány pontos és mennyire telített betűket alkalmazunk, főleg a címek esetében.

Az Arial Boldhoz képes kevesebbet fogyaszt egy Times New Roman, de sans típusokon belül is találhatunk rengeteg olyat, ahol vékonyabban fogott a tipográfus (ma már virtuális) tustolla. A rekorder ezen a téren talán a Century Gothic. Vannak speciális, kifejezetten a takarékos lézernyomtatáshoz tervezett, "könnyűszerkezetes" fontok is. Az ilyen készleteket úgy alakítják ki, hogy a betűk testében számtalan lyuk van. A legismertebb talán az ecofont. Kis betűméretnél ez semmilyen hatással sincs a tónusra és olvashatóságra, ugyanakkor nyomtatáskor feleannyi festékpor kerül a papírra, így az oldalköltség is jelentősen csökken.