Szakértők szerint az irodai feladatok egyharmada könnyen automatizálható, itthon azonban ez az arány ma még alig éri el az 5 százalékot. Emiatt az adminisztratív feladatokra fordított béreknek akár a 13 százaléka is kidobott pénz lehet.

A mérések a workflow menedzsment szükségességét igazolják

Magyarországon ma jellemzően a papír vezérli a cégek életét, de ezért nem a papír a hibás. Ahhoz viszont, hogy kiderüljön, hol felesleges a papírhasználat, jól jöhetnek a folyamattámogató és dokumentumkezelő eszközök. Ezek segítségével számításaink szerint az irodai összköltségek közel egyharmada is megtakarítható – mondja Szederkényi Zsolt, az 1998-ban alakult xFLOWer cégcsoport tulajdonos-ügyvezetője. Hozzáteszi, az ezzel kapcsolatos adatokat rendszeresen mérik az ügyfeleiknél.

A papírfelhasználásra vonatkozó legutóbbi kutatásukat is saját kis- és középvállalati ügyfeleik körében végezték. Ez egyértelműen kimutatta, hogy a vállalkozások 70 százalékának ügyvitele mérhetően gyorsabb és hatékonyabb lehetne workflow használatával. Akik már élnek ezzel a lehetőséggel, arról számoltak be, hogy az irodai papírfelhasználás és a vele járó nyomtatási kiadások az ügyfelek 42 százalékánál csökkentek, 13 százalékuknál pedig a költségmegtakarítás kimondottan jelentős, minimum 50 százalék volt.

Meddig kellenek az irathegyek?

Azok, akik vonakodnak a papírszegény irodai környezettől, arra hivatkoznak, hogy ma még számtalan hivatalos irat fizikai meglétét megkövetelik a törvényi előírások, szerintük komoly fennakadást okozna az ügyvitelt mozgató iratok hiánya. Ők alkották a megkérdezett vállalkozások több mint a felét. Ezt a háromnegyedük viszont csak addig vallotta, amíg be nem vezetett valamiféle munkafolyamat irányító megoldást, utána már nem hiányolták a papír alapú dokumentumkezelést.

"Az egyik ügyfelünk megkérdezte, mi történik, ha teljesen eltűnnek a papírok az irodájából? Modelleztük neki, melyik dokumentum milyen munkafolyamatot igényel, majd ezeket lépésekre bontottuk és nagyrészt automatizáltuk. Így a folyamatkezelő rendszer lett az irányító az elektronikus vagy virtuális formában megjelenő papír helyett. A rendszer bevezetését követően az addig több napot és több munkatársat igénylő iratfeldolgozás mindössze napi 3-5 órára apadt, a hibák pedig szinte teljesen megszűntek" – összegezte az ügyféltapasztalatokat a cégvezető.

Hozzátette még: sok esetben a döntéshozók nem a konkrét problémák megoldására fókuszálnak, hanem a divatos hívószavak - CRM, DMS, digitalizálás, coaching – alapján keresnek megoldást. Pedig a probléma megoldása szerinte nem ebben, hanem az  üzleti folyamatok leképezésében, és azok ésszerű átalakításában rejlik.

Öt év alatt majdnem triplázhat a piac

A workflow menedzsment rendszerek jelentőségének a növekedését jelzik előre a piackutatók is. A Markets and Markets ezzel kapcsolatos januári elemzése szerint öt év alatt jelentősen bővül a folyamatmenedzsment szoftverekre és szolgáltatásokra fordított összeg. Becslésük alapján a 2016-ban mért 3,5 milliárd dolláros költés 2021-re megközelítheti a 10 milliárd dollárt is.

A felhasználói kör is erőteljesen szélesedik, szinte nincs a gazdaságnak olyan ágazata, beleértve az állami szervezeteket is, ahol ez előbb-utóbb ne jelenne meg. Ebben a szegmensben is egyre jelentősebb szerepet kapnak a felhő alapú megoldások, igazából ez lesz a piac egyik fő húzóereje.